Avec l’essor du télétravail et la nomadisation du lieu de travail, les équipes se retrouvent de plus en plus dispersées géographiquement. Cela impose de revoir les façons de manager à distance et d’organiser des réunions.
La digitalisation des lieux de travail permet de maintenir la collaboration à distance. Pour y arriver, les membres de l’équipe se coordonnent et créent des rendez-vous à distance récurrents.
Vous vous demandez comment gérer une équipe à distance ? Voici 9 idées d’activités à animer facilement avec Beekast !
1. Commencer la journée avec un Daily Meeting
Débutez la journée en réunissant toute l’équipe autour d’une réunion Daily Meeting. Chacun, dans sa colonne, vient indiquer ses tâches du jour. C’est également le moment d’annoncer les éléments de blocages et de poser des questions qui concernent le fonctionnement de l’équipe et l’avancée des projets en cours. Ce point quotidien est essentiel pour maintenir la cohésion d’équipe.
Le Daily Meeting avec Beekast :
- Créez une activité Tableau
- Créez une colonne par participant, une colonne blocages et une colonne questions
- Partagez la session à votre équipe et demandez à tous de remplir les colonnes concernées
- Puis, animez le Daily Meeting en demandant à chacun, à tour de rôle, de présenter ses cartes à l’oral
2. Partager son quotidien pour créer du lien
Pour faire oublier la distance et conserver le lien social entre les membres de l’équipe, proposez à tout le monde de partager une photo de son lieu de télétravail. Cette activité participative est un icebreaker qui donne la sensation à l’équipe de se rapprocher et de briser la distance.
Créer du lien avec le Selfie Wall de Beekast :
- Créez une activité Mur de Selfies
- Partagez la session avec votre équipe et demandez à chacun de télécharger une photo de son lieu de télétravail
3. Sonder l’humeur du jour de l’équipe
Quel est l’état d’esprit de vos collaborateurs aujourd’hui ? Pas facile de s’en rendre compte à distance. Une activité icebreaker permettra facilement de faire participer l’ensemble de l’équipe et de cerner l’humeur générale ! C’est un point de départ pour échanger avec tout le monde.
La météo du jour avec Beekast :
- Créez une activité Nuage de mots
- Demandez à votre équipe d’indiquer son humeur à l’aide d’un emoji
- À la fin de l’activité, une tendance se dégage
- Demandez à l’équipe d’expliquer son état d’esprit à l’oral
4. Gérer les priorités en équipe
Fixez les objectifs de l’équipe en fonction de l’importance et de l’urgence de l’actualité. La matrice Eisenhower permet de s’accorder sur les priorités pour augmenter en productivité et gagner du temps tous ensemble.
Gérer les priorités avec Beekast :
- Créez une activité Matrice
- Intégrez des propositions à évaluer en fonction de l’abscisse urgence et de l’ordonnée importance
- Demandez à votre équipe de classer ensemble les propositions sur la matrice
- Puis, définissez un plan d’action
5. Organiser une rétrospective pour faire le bilan
Faites le bilan sur les derniers projets avec votre équipe à distance, en organisant un speedboat agile. L’objectif ? Améliorer les process de travail de manière continue, pour faire toujours mieux.
Avec l’activité Métaphore de Beekast, réunissez toute votre équipe virtuelle autour d’un atelier speedboat, relevez les forces et les contraintes des projets en cours et atteignez ensemble les résultats attendus.
La rétrospective avec Beekast :
- Créez une activité Métaphore
- Demandez à chaque participants d’envoyer des idées dans la catégories Forces et Contraintes
- Laissez-les justifier leurs idées à l’oral
- Puis, lancez un Vote pour mettre en avant les freins les plus contraignants
- L’animateur retient les freins principaux et les retranscrit dans un Tableau
- Chacun propose des axes d’amélioration dans ce même Tableau
- Le Vote permet à tous de sélectionner les meilleures idées d’amélioration
6. Créer un sondage pour récolter l’avis des collaborateurs
Vous souhaitez considérer l’avis de vos collaborateurs avant de prendre une décision ? Mettre en place un sondage pour récolter l’avis à distance permet de faire participer toute l’équipe, même les plus timides. Le sondage peut d’ailleurs être organisé en mode anonyme. Si le résultat permet d’aboutir sur une prise de décision, n’oubliez pas de l’indiquer dans le fil de la messagerie instantanée grâce à la fonctionnalité Actions / Décisions.
7. Faire des points individuels avec tout le monde
Conservez les liens et maintenez les relations humaines avec chacun de vos collaborateurs, même à distance. Ces moments de rencontres avec vos équipes sont essentiels pour favoriser les échanges individuels et éviter que le salarié ne se sente isolé.
Les one-to-one avec Beekast :
- Créez une session Beekast individuelle pour chaque collaborateur
- Créez une activité Tableau à 4 colonnes : Liked (ce que j’ai aimé), Learned (ce que j’ai appris), Lacked (ce qui m’a manqué), Longed (ce que je désire)
- Le collaborateur remplit les colonnes en amont, puis explique ses cartes lors de l’entretien individuel
- Le Manager utilise la même session Beekast à chaque fois et créé un nouveau Tableau tous les mois. Cela permet d’assurer le suivi des one-to-one.
8. Recueillir du feedback après chaque réunion
De manière générale mais encore plus quand l’équipe travaille à distance, la mise en place d’un ROTI permet de recueillir les retours de l’équipe sur la réunion qui vient de se terminer. L’objectif ? Optimiser les prochaines réunions pour qu’elles soient plus efficaces et qu’elles satisfassent l’ensemble des membres de l’équipe.
Un feedback de qualité pour chaque réunion :
- Créez une activité Formulaire
- Paramétrez l’activité avec une Notation et une question ouverte
- Lancez l’activité et laissez vos participants faire le ROTI et apporter des retours qualitatifs
9. Conserver une trace de chaque échanges
Pour lever le moindre doute sur les décisions prises lors de la réunion et du plan d’action, transmettez le compte rendu de la réunion à tous les participants. Cette trace écrite est essentielle pour le suivi, surtout quand l’équipe est à distance.
Le compte-rendu est automatique avec Beekast
- À la fin de la réunion, cliquez sur télécharger le compte-rendu au format Word puis retrouvez toutes les données de la session
- Transmettez le CR aux participants
Pour terminer, favorisez des règles simples qui permettent de réunir l’équipe rapidement autour d’une conférence téléphonique, d’une visioconférence ou d’autres outils de communication.
Enfin, n’oubliez pas l’essentiel : faire confiance à ses équipes est la base d’une bonne collaboration, en présentiel comme à distance !
Le travail à distance fait désormais partie de notre quotidien, à chacun de s’adapter pour le rendre agréable, efficace et probant !
Besoin d’un outil de travail collaboratif pour manager une équipe à distance ?
