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   Julie
 dans  Conseils
3 minutes

Matrice Eisenhower : un moyen simple pour maximiser sa productivité

La matrice Eisenhower est un incontournable en matière de productivité et de gestion du temps.

Imaginées par Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États Unis, c’est un outil apprécié des chefs de projets.

Son objectif est simple : prioriser vos tâches et activités quotidiennes en fonction de deux variables, l’importance et l’urgence.

Et comme le disait Eisenhower : “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important”.

La matrice Eisenhower, c’est quoi ?

La matrice d’Eisenhower permet d’accorder de l’importance à ce qui est vraiment essentiel. 

Elle permet donc de se défaire des tâches inutiles afin d’optimiser la gestion du temps et la productivité.

 

Découvrez comment réaliser une matrice Eisenhower sur Beekast

Matrice Eisenhower thumbnail

Matrice Eisenhower

Faire gagner du temps en ayant une meilleure gestion des tâches.

Toutes les équipes de travail peuvent utiliser cette matrice car elle est extrêmement simple.

Elle invite l’équipe à séparer les tâches et activités selon deux grandes variables que sont l’importance et l’urgence :

  • L’importance : ce sont les tâches et activités importantes qui donnent la possibilité de progresser dans l’accomplissement des objectifs
  • L’urgence : les activités urgentes sont, en revanche, souvent initiées par d’autres personnes et requièrent une attention immédiate.

Apparaissent alors autour de ces deux axes, les quatre quadrants suivants : 

  • Premier quadrant : ce qui est important et urgent
  • Deuxième quadrant : ce qui important mais non urgent
  • Troisième quadrant : ce qui est urgent mais moins important
  • Quatrième quadrant : ce qui n’est ni urgent ni important

Matrice Eisenhower : Mieux gérer son temps avec cet outil de gestion des priorités

Quatre quadrants pour identifier ce qui est prioritaire

1. Activités urgentes et importantes

Cette première catégorie regroupe toutes les activités à accomplir en priorité.

Exemples :

  • Un dossier important à rendre pour la fin de semaine
  • Certains emails (opportunité d’affaire, offre d’emploi…)

Mais souvent, le caractère urgent aurait pu être évité.

La liste des tâches de cette catégorie peut être aisément réduite en étant proactif dès en amont.

2. Activités importantes mais moins urgentes

Ce quadrant rassemble les tâches qui n’ont pas d’échéance urgente ou qui ne sont pas clairement définies. Cependant, ces activités sont très importantes pour atteindre ses objectifs à long terme.

Exemples :

  • La planification de la stratégie de son département/de l’entreprise
  • La définition et accomplissement des objectifs quotidiens
  • La création et le respect du budget alloué aux différentes actions à mener

Si l’on en croit Eisenhower, il faut consacrer la majorité de son temps à l’accomplissement de ces activités. 

Pourquoi ? Car atteindre nos objectifs à long terme génère le succès.

3. Activités urgentes mais peu importantes

Ces activités requièrent du temps et de l’attention, alors qu’elles ne donnent pas l’opportunité d’atteindre ses objectifs. 

La grande majorité de ces activités sont des demandes qui émanent d’autres personnes. Elles vous contactent car elles ont des tâches à déléguer et souhaitent atteindre leur but selon leurs propres priorités.

Exemples :

  • La grande majorité des mails
  • Les appels téléphoniques
  • Les notifications / SMS…

Ces tâches ne devraient pas être réalisées au détriment des activités importantes mais moins urgentes.

4. Activités ni urgentes ni importantes

Pour faire simple, ces activités ne sont pas utiles à l’atteinte de vos résultats.

Exemples :

  • Consulter ses réseaux sociaux
  • Échanger sur vos messageries instantanées 
  • Réunionite

Vous passez sûrement beaucoup de temps sur ces activités, alors qu’elles n’apportent rien.

Ces activités sont difficiles à supprimer. Mais il faut les réduire au maximum pour se consacrer aux activités importantes.

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Prioriser devient un jeu d’enfant avec Beekast

Avec l’activité Matrice de Beekast, vous avez la possibilité d’animer des ateliers de priorisation de manière interactive et participative. 

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