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   Sébastien
 dans  Conseils
3 minutes

Comment organiser une réunion à distance ?

Le recours au télétravail est incontournable pour toutes les entreprises. L’épidémie du Coronavirus est sans doute l’épisode qui aura changé la vision du télétravail et de la collaboration à distance. 

Qu’il soit imposé ou choisi, le télétravail doit être bien organisé pour assurer la continuité de l’activité et la collaboration entre les équipes. De la préparation de réunions virtuelles jusqu’au choix des outils collaboratifs adaptés, organiser une réunion à distance nécessite de connaître quelques règles basiques mais indispensables.

Réunion en ligne : mode d’emploi 

Par définition la réunion à distance permet de réunir plusieurs personnes, présentes dans plusieurs lieux différents, dans une salle virtuelle pour échanger et collaborer. La démocratisation du télétravail accentue la nécessité de s’organiser pour faciliter et optimiser ce type de réunion.

Établir des règles en amont

Parce que la distance peut vite devenir contraignante, l’organisation d’une réunion de travail à distance nécessite d’établir quelques règles en amont, et de les partager à son entreprise via une charte de télétravail par exemple.

Participer à une réunion virtuelle nécessite :

  • d’avoir le matériel adapté de base : laptop, micro, webcam et téléphone
  • d’occuper une pièce calme, à l’abris des regards indiscrets
  • une bonne connexion internet pour éviter toute coupure intempestive pendant la réunion
  • de faire attention à l’arrière-plan pendant les visioconférences !

Aussi, qu’elle soit en présentiel ou à distance, les règles pour bien préparer une réunion de travail comprend : 

  • l’identification d’un objectif de réunion clair
  • la définition d’un ordre du jour de réunion
  • la distribution de rôles pour chaque participant
  • une planification en amont
  • la préparation des supports

Collaborer à distance efficacement

Pendant les échanges, tout doit être fait pour travailler à distance facilement, pour faire avancer les sujets et prendre des décisions collectives. Pour commencer, chaque participant doit avoir le même degré d’information pour pouvoir être efficace pendant les échanges et apporter toute la valeur ajoutée nécessaire. 

Quelques règles doivent être mises en place pour optimiser ces moments de réunion virtuelle. En début de séance, l’organisateur rappelle les résultats attendus, annonce le programme de la réunion et le rôle de chacun. 

Surtout, il annonce un timing à respecter, pour éviter que les échanges se transforment en réunionite. De ce fait, l’animateur de la réunion doit leader le temps de parole de chacun et ne doit surtout pas monopoliser la parole.

Le maître mot pour un travail collaboratif probant, c’est le respect des autres ! La distance nécessite un effort de concentration supplémentaire (surtout si le matériel est défaillant et que le nombre de participants est supérieur à 10). Il faut veiller à ne pas couper la parole et à laisser le temps à chacun de s’exprimer. 

Enfin, et encore plus en télétravail ou à distance, rappelons qu’être concis est le meilleur moyen d’être efficace en groupe !

Débriefing et suivi de la réunion à distance

Rien de mieux que du feedback pour faire toujours mieux les prochaines fois. À la fin d’une réunion ou d’un workshop, la mise en place d’un ROTI agile permet de récolter des données sur l’efficacité de la réunion. 

Aussi, ne jamais sous-estimer l’importance du compte-rendu de réunion, encore plus quand les équipes sont éclatées. Pour conserver une trace des interactions et des décisions prises, le CR contient le plan d’action défini au cours des différents échanges. 

Choisir les outils collaboratifs adaptés à son équipe

On peut difficilement dissocier la réunion virtuelle de la visioconférence. Mais quel logiciel de visioconférence choisir en fonction de ses besoins ? 

Liste de logiciels de visioconférence 

  • Google Hangouts Meet : très fluide à l’usage pour les abonnés à GSuite, la fonctionnalité appel vidéo de Google s’intègre facilement dans l’environnement de travail de ses utilisateurs
  • Zoom : connu pour sa fonctionnalité de partage d’écrans et pour ses salles de réunion virtuelle, l’outil s’est imposé comme l’outil de visioconférence pour les professionnels du monde entier
  • Skype Enterprise : on ne présente plus Skype qui est utilisé aussi bien dans les sphères professionnelles que privées. 

Cette liste est évidemment non-exhaustive.

Outil de communication 

De nombreux outils collaboratifs se sont développés pour rapprocher les équipes à distance de façon à faciliter la communication via des messageries instantanées, organiser la gestion de projets, améliorer la productivité, stocker les données, partager des fichiers et organiser des réunions à distance…

Beekast fait partie de ces outils et propose une multitude de fonctionnalités et d’activités pour faciliter l’animation de réunion et gérer des équipes, même à distance.

À vous de tester gratuitement pour découvrir toutes les possibilités de Beekast pour les réunions à distance !

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