Le travail en équipe à distance est de plus en plus simple à organiser grâce à des outils qui ont été développés pour faciliter la collaboration. Que les équipes soient réunies dans le même espace, ou si certains sont en télétravail, ces outils révolutionnent notre façon de travailler.
Voici une sélection d’outils pratiques et simples pour faciliter le travail d’équipe, même quand certains sont à distance.
Faciliter le travail collaboratif à distance
Les méthodes de travail contemporaines misent sur l’intelligence collective pour faire avancer les projets et gagner en performance. Pour ce faire, tout doit être organisé pour fluidifier la collaboration et les échanges. Réunir toute une équipe autour d’un projet demande de l’organisation, de la méthode et surtout des moyens pour faciliter l’exercice. Encore plus quand les membres de l’équipe ne sont pas réunis au même endroit.
De nombreux outils permettent d’optimiser le travail collaboratif à distance en répondant aux enjeux suivants :
- Faciliter la communication et la collaboration
- Organiser la gestion de projets et améliorer la productivité
- Stocker des données et le partage de fichiers
- Organiser des réunions à distance
De nombreuses plateformes collaboratives existent sur le marché. Nous avons sélectionné les 8 outils que nous utilisons au quotidien, pour vous inspirer et vous aider à améliorer le travail collaboratif à distance.
Les meilleurs outils collaboratifs
1. Microsoft Teams : la plateforme pour le travail d’équipe
Teams se positionne comme la plateforme dédiée au travail d’équipe de la suite Microsoft Office 365. Son objectif est de faciliter le travail d’équipe en réunissant, en un seul endroit, un panel de fonctionnalités utiles pour la collaboration. Teams intègre notamment PowerPoint, Excel, Word, Skype…
L’outil permet aux équipes de travailler ensemble sur un même projet, peu importe où ils se situent, à partir de groupes de travail. Dans ce dernier, les membres peuvent se partager des fichiers pour les visualiser ou les modifier en temps réel, aux formats de la suite 365. Les équipes communiquent via les fonctionnalités de messagerie, d’audio ou de visioconférence.
La création des canaux de communication par projet permet de se réunir entre collègues pour avancer ensemble dans un espace dédié.
Idéal pour la collaboration, parfait pour travailler à distance, Microsoft a déjà séduit plus de 44 millions d’utilisateurs actifs quotidiens.
En plus, la plateforme offre la possibilité d’ajouter des applications externes pour compléter ses fonctionnalités.
Beekast est disponible sur Microsoft Teams >>>
2. Zoom : animer des réunions en visioconférence
Zoom est l’outil professionnel pour la visioconférence par excellence. Fort d’un succès croissant ces derniers mois, les fonctionnalités de l’outil permettent d’organiser des appels vidéos, d’animer des réunions en visioconférence, d’organiser des Webinaires et d’échanger via la messagerie instantanée. Aussi, Zoom permet aux collaborateurs de se réunir dans une salle de conférence virtuelle afin d’échanger sur un sujet en particulier.
L’interface offre une expérience extrêmement simple et personnalisable. L’équipe peut rejoindre la salle de réunion virtuelle aussi bien à partir d’un ordinateur, que d’une tablette ou encore d’un Smartphone.
Adopté par des centaines de milliers d’entreprises dans le monde, Zoom est l’outil collaboratif à utiliser pour travailler en équipe, jusqu’à 10 000 participants.
3. Google Drive : stocker des données et les partager
Google Drive permet de stocker et de partager des données à toute une organisation, dans le cloud. Accessible à partir d’un compte Google, Drive se synchronique avec tous les outils du moteur de recherche.
Peu importe où se situent les collaborateurs, ils accèdent au Drive de l’entreprise et à l’ensemble des données stockées par les équipes. Chacun peut les consulter, les modifier, en ajouter etc.
Très fluide et collaboratif, Google Drive permet également d’accéder aux outils bureautiques Google Docs, Sheet et Slides, pour créer des présentations ou des documents de travail.
Le partage de documents et les commentaires en temps réel sont alors facilités entre les membres de l’équipe. Surtout, ils peuvent se suggérer des modifications très facilement. Fluide et agile, Google Drive est l’outil collaboratif à posséder dans son organisation.
4. Slack : l’outil de messagerie collaboratif
Slack est sans doute un des outils de messagerie instantanée le plus connu, aussi bien des petites que des grandes entreprises.
À partir d’un ordinateur ou d’un smartphone, Slack offre la possibilité à tous les membres d’une entreprise d’accéder à des espaces de travail collaboratif pour échanger. Public ou privé, les membres de l’équipe se retrouvent autour de chaînes de conversation, hiérarchisées par projets ou sujets. Les équipes se partagent des informations, des fichiers, et des documents, avec pour objectif de réduire l’échange d’email.
Slack permet aussi d’intégrer des applications externes pour compléter les fonctionnalités de l’outil et de réaliser des commandes pour mener des actions.
Plus que collaboratif, Slack est ludique et permet aussi de fédérer l’équipe en interne.
5. Jira : la gestion de projet en mode agile
Jira s’impose comme l’un des outils de gestion de projet pour la méthode agile.
En fonction de la nature des projets menés par l’équipe, le Manager choisit la méthodologie et les fonctionnalités les plus adaptées : tableaux scrum, tableau kanban…
L’interface a été pensée pour gérer des projets efficacement, avec un système de tâches que l’on peut trier par projet et attribuer aux membres de son équipe. Pour suivre l’état d’avancement, il est possible de personnaliser un workflow. Une fonctionnalité de reporting accompagne le suivi des projets en temps réel.
Accessible par tous de n’importe où, l’outil réunit toutes les données qu’il faut connaître au sujet d’un projet en cours.
6. Monday : gérer simplement des projets en équipe
Tableau de bord ultra-performant, Monday réunit toutes les fonctionnalités pour gérer des projets en équipe, même en télétravail.
Cet outil de gestion de projet est centré autour de la gestion et du suivi des tâches quotidiennes.
Son atout ? L’automatisation des flux de travail qui fluidifie l’information et fait gagner du temps. Monday apporte une vision globale de l’avancement de l’ensemble des projets, structurés par équipe.
Simple d’utilisation, Monday s’adresse à toutes les équipes, du développement de logiciel aux équipes marketing et commerciales, en passant par les ressources humaines notamment.
7. Trello : la gestion de tâches pour tous
Trello est un outil qui s’utilise pour gérer des projets de tout type.
Avec ses fonctionnalités qui permettent d’organiser des tableaux, des listes et des cartes, l’outil peut s’utiliser par toutes les organisations.
Publics ou privés, l’accès aux tableaux est paramétrable. Trello se référence comme un outil de gestion de tâches très facile à prendre en main. Si bien qu’il peut être utilisé même en famille ou entre amis !
8. Beekast : l’outil pour animer des réunions collaboratives à distance
Beekast favorise l’animation de réunions efficaces, impactantes et engageantes, même à distance.
Que ce soit pour des réunions de projets, des brainstorming, des formations et même des événements, la plateforme est accessible de n’importe où. D’ailleurs, la plateforme s’intègre à un écosystème d’outils collaboratifs dont Microsoft Teams.
Avec la configuration d’activités interactives comme le QCM, le nuage de mots ou le challenge, l’animateur rend les réunions plus participatives et favorise l’intelligence collective. Aussi, la prise de décisions pendant les réunions est simplifiée avec des fonctionnalités comme Actions / Décisions et le compte-rendu automatique.
Très simple à prendre en main et à déployer, ce ne sont pas les utilisateurs qui s’adapte à l’outil, mais c’est Beekast qui s’adapte à tous les usages qu’ils peuvent avoir au quotidien.
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