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3 façons d’adopter le management agile dans vos réunions au quotidien (et les rendre plus ludiques !)

Face aux mutations qui impactent le monde professionnel, les organisations doivent se transformer pour devenir plus productives et plus créatives. Pour cela, les réunions jouent un rôle primordial et les aborder en mode agile devient primordiale. Vous avez sûrement déjà entendu parler des méthodes agiles, mais en clair, en quoi ça consiste ? Ce concept tendance n’a cessé de se développer ces dernières années et pourtant, il ne date pas d’hier. Mises en place au début des années 90, ces nouvelles méthodes de travail visent à repenser la gestion de projet et le travail en équipe. Elles privilégient le dialogue entre toutes les parties prenantes du projet.

Après avoir abordé le daily meeting dans notre précédent article, nous vous proposons aujourd’hui trois méthodes pour organiser une rétrospective avec vos équipes.

Zoom sur la rétrospective

Dans le cadre de la méthode agile, les projets sont organisés en cycle. Chaque début de projet donne lieu à une réunion préparatoire de sprint afin de se mettre d’accord sur un planning et sur des objectifs. Ensuite, des daily meetings – réunions de courtes durées – sont organisées quotidiennement pour s’assurer du bon déroulé du projet. Enfin, à l’issue du sprint, une rétrospective agile est proposée. Chacun s’exprime sur ce qui s’est bien passé et ce moins bien passé durant le sprint. Cette dernière étape est un principe clé du processus d’amélioration continue. Elle permet aux équipes de corriger les éventuels problèmes rencontrés ou de renforcer les actions qui se sont bien déroulées.

Pour animer vos rétrospectives et casser la routine, plusieurs activités peuvent être mises en place :

Une activité “feedback”

En introduction de votre rétrospective, vous pouvez demander à chacun des participants de se positionner sur deux axes d’une matrice, tels que “complexité du projet” et “réussite du projet”. Les participants attribuent alors une note à chacun des deux axes et apparaissent sur la matrice. Cela vous permettra d’avoir une première idée du ressenti des membres de l’équipe : si la majorité des membres apparaît en bas à gauche de la matrice, cela voudra dire que le projet ne s’est pas bien déroulé, malgré qu’il ne soit pas très complexe.

Une activité “positivisme”

À l’aide de l’activité tableau sur Beekast, vous créez plusieurs rubriques comme, par exemple :

“Arrêter de” qui regroupe tous les éléments qui n’ont pas apporté de plus-value au projet. “Moins de” qui met en avant tout ce qui n’apporte pas suffisamment de valeur ajoutée dans le projet. “Commencer à” qui permet de soumettre tous les outils ou toutes les expériences à mettre en place ou à tester dans un projet futur. “Continuer à” qui met en exergue tout ce qui s’est bien passé et qu’il faudra reconduire.

Ensuite, chaque membre de l’équipe ajoute une ou plusieurs idées pour chacune des catégories. Cela permettra d’avoir une vision claire de ce que les membres de l’équipe pensent, de pouvoir mettre en évidence les problèmes les plus récurrents pour enfin conclure par les éléments positifs du projet à privilégier.

Une activité “résolution de problème”

Après avoir mit en évidence les éléments bloquants de votre projet, vous pouvez réaliser un top 5 des éléments à améliorer en priorité. Pour cela vous pouvez utiliser l’activité “priorisation”. Après avoir co-construit ce classement et priorisez les actions, vous pouvez alors échanger sur les solutions à adopter ou à tester pour résoudre ces problèmes.

Enfin, pour clôturer votre rétrospective, vous pouvez également réaliser un R.O.T.I (Return On Time Invested) à l’aide de l’activité notation. Cela vous permettra d’évaluer la réussite de ce projet. En gestion de projet, organiser une rétrospective est essentiel pour obtenir de véritables solutions, échanger en équipe sans avoir peur du jugement d’autrui, favoriser le collaboratif et pouvoir, à l’issue de la réunion, fixer des [objectifs SMART] pour un projet futur. Pour savoir quel type de réunion correspond à vos problématiques ou à vos objectifs, n’hésitez pas à réaliser notre test gratuit et à tester ensuite directement sur Beekast !

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