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Et si vous entamiez votre journée en mode agile ?

Quoi de plus structurant pour une équipe que d’avoir les idées claires sur les tâches à faire, leur état d’avancement et qui fait quoi ? Et, que l’on ait adopté ou pas les concepts d’entreprise libérée, d’holocratie n’y change rien. Comment s’assurer d’un bon équilibre entre la coordination de chacun et la prise en compte de nouveaux éléments dans un environnement qui vit le changement au quotidien ? Le daily meeting est peut-être la solution !

Qu’est-ce qu’un daily meeting va vous apporter ?

Le daily meeting consiste à monter un point quotidien avec l’équipe sur un temps très court. Il s’agit de partager l’information, et passer en revue l’ensemble des sujets en cours et à traiter.

Vous vous dîtes peut-être que l’équipe à laquelle vous appartenez a déjà une bonne compréhension de son plan d’action et qu’ajouter une réunion de plus à un agenda déjà chargé n’est pas très efficace… Et s’il n’en était rien ! La pratique a montré que le daily meeting évite à l’équipe de perdre du temps ou de gaspiller de l’énergie : vous identifiez tous ensemble les points bloquants et pouvez donc y remédier et intégrer des actions préventives plus vite dans votre plan d’action.

Le propre du daily meeting c’est son caractère interactif et sa dynamique d’équipe, ce qui le rend d’autant plus efficace.

Comment se déroule un daily meeting ?

Le daily meeting rentre dans le cadre de la gestion de projet en mode agile ; il repose donc sur une méthode itérative et collaborative. Grâce à quoi l’équipe dispose d’une bien meilleure visibilité sur la gestion des tâches qu’en travaillant selon une méthode plus classique. Souvent limitée à 15 minutes, ce point quotidien vise à communiquer les informations essentielles aux membres de l’équipe, veiller à une répartition des tâches et s’assurer du bon déroulé du projet en prenant en compte le besoin initial mais également des évolutions inhérentes.

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Se préparer en amont pour s’assurer de la fluidité

Un daily meeting ne doit pas demander beaucoup d’effort en terme de préparation pour ne pas être trop contraignant. Les participants peuvent se poser quelques questions en amont pour s’assurer que la réunion sera fluide le moment venu. Voici quelques exemples de questions à intégrer à votre quotidien :

  • Sur quel(s) sujet(s) ai-je prévu de travailler aujourd’hui ?
  • Ai-je rencontré des obstacles hier? Si oui, lesquels ont un impact sur les tâches du jour?
  • Quelles actions prendre aujourd’hui pour intégrer ces nouvelles données?
  • Ai-je besoin d’aide ?

Choisir une posture adaptée

Le daily meeting se déroule bien souvent debout ; cela apporte du dynamisme à votre réunion et permet également de s’assurer qu’on ne va pas s’éterniser. Pour savoir quel type de réunion est le plus adapté à votre problématique, vous pouvez réaliser notre test gratuit.

Changer régulièrement d’animateur

Pour chaque daily meeting, une personne doit être désignée en tant qu’animateur. Son rôle sera de s’assurer du bon déroulé de la réunion et du respect du timing. Les infos partagées durant le point quotidien doivent être synthétiques ; aussi dès lors que l’animateur remarque une dérive, il doit intervenir. Chaque membre du groupe devrait tenir ce rôle d’animateur à tour de rôle afin de s’initier et s’acculturer à cette pratique, même les plus réticents.

S’appuyer sur un support digital

Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser une solution d’Intelligence Collective comme Beekast. Les participants se connectent à une session et grâce à l’activité tableau, vous répartissez la liste des actions dans différentes colonnes définies au préalable (comme, par exemple, la liste des sujets, les sujets à traiter, les sujets en cours et les sujets réalisés). Ce tableau de bord digitalisé permettra d’avoir une vision commune du déroulé du projet et de l’actualiser en direct, de manière collaborative.

Avoir une vision à jour au terme du daily meeting

Pour clôturer un daily meeting et avoir une vision claire du déroulé du projet, vous pouvez utiliser l’activité matrice. Vous choisissez 2 axes et les participants se positionnent ensuite sur chacun des axes. Cela vous permet de voir d’un simple coup d’oeil s’il y a des éléments bloquants ou perturbants le bon déroulé de votre projet.

Beekast est une solution digitale qui vous permet de conduire efficacement et de manière collaborative tous types de meetings. Vous n’avez pas encore testé Beekast ? Découvrez notre solution en vous créant un compte gratuitement.

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