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Pour quel type de réunion êtes-vous fait ?

On ne cesse de l’entendre, les réunions sont trop nombreuses, trop coûteuses et, la plupart du temps, n’intéressent pas vraiment les collaborateurs… Pour organiser une réunion pertinente, il est nécessaire de réfléchir en amont au type de réunion adapté à vos problématiques. Réalisez ce test pour comprendre pour quel type de réunion vous êtes fait :

La raison principale de ma réunion consiste à :

  • A. Manager une équipe, un service, une direction etc.
  • B. Communiquer avec des collègues et/ou des collaborateurs
  • C. Coordonner des projets
  • D. Décider des actions à entreprendre

La population que je vise est plutôt :

  • A. Collaborateurs / Membres de mon équipe
  • B. Managers
  • C. Direction
  • D. Clients

Le format que j’envisage est plutôt :

  • A. Réunion d’informations : cette réunion peut également s’appeler revue de projet ou revue de sprint. Cela consiste à faire réunir toutes les parties prenantes d’un projet et de faire un état des lieux de l’activité afin de suivre les différentes étapes du projet.
  • B. Réunion d’échanges : l’interaction est au coeur de cette réunion. L’objectif est d’échanger sur des sujets précis et définis en amont pour pouvoir impliquer les participants dans une prise de décision.
  • C. Réunion de résolution de problèmes : lorsqu’un problème est rencontré, il est indispensable d’envisager une solution. Ce type de réunion permet alors de régler un point bloquant d’un projet, d’une stratégie ou de la vie de l’entreprise par exemple.
  • D. Réunion de brainstorming : qu’elle soit prévue ou improvisée, cette réunion créative a pour objectif de produire des idées sur un sujet donné. Lors de cette réunion, un animateur propose une thématique aux participants qui vont ensuite énoncer le plus d’idées possible. L’objectif est d’acter pour la meilleure idée à l’issue de cette réunion.

Le temps envisagé est de :

  • A. 15 minutes
  • B. Moins d’une heure
  • C. Une à deux heures
  • D. Une demi-journée voir une journée complète

Le budget prévu est de :

  • A. Peu d’investissement mais du matériel à disposition
  • B. Peu d’investissement et peu de matériel à disposition
  • C. De l’investissement mais peu de matériel
  • D. De l’investissement et beaucoup de matériel

Pour une majorité de réponses A : la réunion “stand-up meeting”

Le stand-up meeting (ou en français “réunion debout) semble être fait pour vous ! Ce format de réunion permet de réduire considérablement la durée des réunions. Lors de cette réunion, les participants se tiennent debout face à un animateur de réunion qui s’assure du respect du timing et du bon déroulé. Chaque participant est actif et doit expliquer en quelques minutes ses tâches en cours : où il en est, ce qu’il lui reste à faire, difficultés rencontrées, solutions envisagées… La position debout fait que l’on a moins envie de s’étendre sur des sujets qui ne sont pas prioritaires. De plus, cette réunion est rapide et permet l’échange et la participation de chacun.

Notre conseil : consacrez 3 minutes par participant maximum pour que la réunion ne s’éternise pas. De plus, pour mettre vos participants à l’aise dès le début de la réunion et s’assurer que celle-ci soit efficace, vous pouvez utiliser Beekast comme ice-breaker en proposant la météo du jour par exemple. Grâce à cela, vous pourrez sonder les participants sur leur état d’esprit et mettre tout le monde à l’aise, dès le début de la réunion.

Pour une majorité de réponses B : la réunion “walking meeting“

Selon vos réponses, un format de réunion plus original comme le “walking meeting” semble plus adapté ! C’est un fait, nous passons beaucoup de temps derrière notre ordinateur ce qui n’est pas très bon pour notre santé. Selon certains chercheurs, “sitting is the new smoking” (rester assis est le nouveau tabagisme). Avec le walking meeting, le principe est simple : utilisez les temps de réunion pour lutter contre la sédentarité et pour engager vos collaborateurs. Aussi, ce format de réunion n’est pas uniquement bon pour la santé, cela permet également de briser les formalismes d’une réunion. Par groupes de 3 ou 4 maximum, vous vous promenez tout en effectuant votre réunion. Grâce à cela : pas de barrière (bureau qui vous sépare etc.) et cela favorise l’engagement de vos collaborateurs. De plus, le fait de se retrouver dans la nature minimise également les distractions. Les réunions deviennent donc plus productives et améliorent l’esprit d’équipe.

Notre conseil : pensez à aviser par avance vos collègues pour ne pas les prendre au dépourvu ! Au point d’arrivée de votre balade, vous pouvez ressortir votre smartphone de votre poche et proposer une activité de notation comme le ROTI pour voir si ce nouveau format a séduit vos participants. Cela vous permet d’obtenir un feedback en direct et de voir si ce type de format peut être reconduit !

Pour une majorité de réponses C : la réunion collaborative en présentiel… ou à distance !

Pour ce type de réunion, la réunion collaborative s’adapte parfaitement ! Lors de cette réunion, un animateur est désigné pour respecter le timing et l’ordre du jour établi en amont. Pour favoriser son efficacité, il est nécessaire de proposer de l’interaction et de dynamiser vos réunions en mettant en place des activités comme le sondage par exemple, qui permettra à chacun de donner son avis sur une problématique ciblée. Ensuite, vous pouvez également attribuer des tâches à chacun et prioriser grâce à l’activité priorisation. À l’issue de la réunion, vous pourrez également générer un compte rendu regroupant toutes les informations de votre session et entièrement personnalisable.

Notre conseil : pour faciliter votre logistique, vous pouvez organiser votre réunion en présentiel ou à distance en utilisant une solution collaborative comme Beekast qui propose un module de visioconférence.

Pour une majorité de réponses D : la réunion “forum ouvert”

Les réunions “forum ouvert” semblent totalement s’adapter à vos objectifs ! Ce type de réunion réunit une assemblée autour d’un thème général ou d’un sujet stratégique. L’objectif ensuite est que les participants eux-mêmes co-construisent l’ordre du jour et proposent des thèmes à aborder lors de la session de travail. Pour cela, vous pouvez utiliser le brainstorming de Beekast : les participants proposent des thèmes à aborder. Ensuite, l’assemblée vote pour les meilleures propositions et vous pouvez alors lancer la réunion. Grâce à ce processus créatif, chaque personne présente est engagée et se sent concernée. A l’issue de la session de travail, vous pouvez proposer une activité notation à vos participants pour recueillir leur ressenti.

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