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   Julie
 dans  Conseils
6 minutes

Visioconférence : outils et conseils pour vos réunions

Les services de visioconférence n’ont jamais eu autant le vent en poupe. En témoigne la projection de chiffre d’affaire de Zoom pour cette année 2020 : 1,80 milliard de dollars.

Comme beaucoup de professionnels partout dans le monde, vous êtes sûrement devenu un utilisateur très régulier d’au moins un outil de visioconférence, le Covid-19 incitant les organisations à s’adapter pour maintenir leur activité.

Après une période d’adaptation plus ou moins longue, surtout pour les entreprises sans expérience concrète du télétravail, les professionnels ont finalement réussi à faire des réunions à distance le socle de la collaboration.

Seulement, si les solutions de visioconférence permettent de maintenir les liens et la collaboration à distance, il s’est avéré que les réunions virtuelles peuvent vite se transformer en réunionite aiguë. 

Maintenant que la visioconférence est bien intégrée dans votre entreprise, il faut rendre ces réunions dynamiques et productives. Dans cet article, nous avons réuni les meilleurs conseils et astuces pour faire de la visioconférence de manière efficace !

Quel logiciel de visioconférence choisir pour vos réunions à distance ?

Toutes les équipes ont des besoins différents. Il existe autant de solutions de visio que de besoins sur le marché. Alors si vous n’avez pas encore trouvé la vôtre, voici une liste non exhaustive d’outils. 

1. Jitsi

jitsi

Jitsi est une solution de visioconférence gratuite, libre et multiplateforme.

Il suffit de créer une salle de réunion sécurisée puis de partager son URL aux participants pour les inviter à vous rejoindre. Pas besoin de télécharger quoi que ce soit sur desktop, la solution est accessible à partir d’un navigateur (ou d’une application mobile). 

Les avantages de Jitsi pour vos réunions : facile, accessible et open source, tout le monde peut utiliser cet outil de visioconférence gratuit qui contient toutes les fonctionnalités de base attendues pour ce genre de solution.

Découvrez comment animer des réunions en visioconférence avec Jitsi et Beekast

2. Zoom 

Zoom

De nombreuses organisations se sont équipées de cette solution pour profiter de ses fonctionnalités : réunion, webinaire, salles de conférence, conversation…

Zoom peut convenir à tout type d’entreprise qui collabore à distance. En fonction de ses besoins, il est possible d’upgrader via un abonnement payant.

Les avantages de la réunion Zoom : en utilisant sa version application sur son ordinateur, profitez d’échanges en vidéo haute définition.

Dans la version gratuite : les réunions en one-to-one sont illimitées, quand les réunions de groupes sont limitées à 40 minutes. Si vous avez besoin de fonctionnalités basiques, la version Free vous suffira. Au-delà, il faudra s’abonner.

Découvrez comment animer des réunions en visioconférence avec Zoom et Beekast

3. Teams

L’outil qu’il vous faut pour travailler de manière collaborative.

Microsoft Teams

En mettant tous les outils de Microsoft en un seul endroit, les équipes sont réunies pour collaborer et co-construire. Sur Teams vous pouvez converser, faire des appels vidéo, faire du partage de documents, bref : collaborer en équipe pour fluidifier les échanges.

Les avantages de Teams : beaucoup d’organisations utilisent déjà les outils de l’écosystème Microsoft 365. Ne manquait que Teams pour favoriser la collaboration.

beekast sur teams

4. Google Meet

Google Meet est l’outil de vidéoconférence des utilisateurs de la suite Google.

google meet

Partages d’écrans en temps réel, appel audio et vidéo, messagerie Google Hangouts… cette solution a tout pour séduire les professionnels !

Les avantages de la réunion Google Meet : fonctionne aussi bien pour des réunions en face à face ou de groupes. Si vous êtes en mobilité, vous pouvez vous connecter à la réunion à partir d’un appel téléphonique.

La version gratuite n’est accessible que jusqu’à 10 personnes. 

5. Webex 

Outil développé par Cisco, Webex permet d’organiser et d’animer des réunions en visio facilement. 

webex

Les avantages de Webex : fluide et facile d’utilisation, l’outil permet d’animer des réunions à distance, mais aussi des événements en ligne ou des formations. En plus, sa fonctionnalité tableau blanc permet de partager ses idées rapidement.

La version gratuite peut réunir jusqu’à 100 participants pendant 50 minutes.

 

D’autres solutions encore existent sur le marché, comme Skype qu’on ne présente plus, Whereby, Livestorm, GoToMeeting. Autant de possibilités que d’usages et de préférences !

Comment faire une visioconférence efficace ?

Par définition, la visioconférence, ou vidéoconférence, consiste à la mise en place d’une conférence visuelle entre plusieurs individus, lorsqu’ils sont à distance, pour permettre les échanges. Des outils de télécommunication numériques permettent d’assurer la transmission. 

Les pré-requis

Toute réunion doit se préparer en amont. Encore plus quand elle est à distance.

Au delà d’un matériel au bon état de fonctionnement, assurez-vous d’avoir un outil de visioconférence adapté à votre usage et à votre objectif de réunion. 

Enfin, prenez garde à la qualité de votre connexion pour éviter des images saccadées ou pixelisées.

Aussi, une charte de visioconférence ou de télétravail vous permettra de diffuser des règles nécessaires au bon déroulement d’une réunion virtuelle, comme par exemple :

  • Avant de convoquer vos participants : limitez la réunion à 10 personnes et privilégiez même les petits groupes (5-6 personnes). Définissez un rôle à chaque participant : animateur, time keeper, distributeur de parole, preneur de notes…
  • Préparez le déroulé de la réunion : annoncez un ordre du jour, une durée (ne pas dépasser 45 minutes à distance), indiquez un temps de parole à chacun, prévoir des temps d’échange. Et surtout : respectez les horaires !
  • Partagez les supports et les accès vers les outils collaboratifs en amont

réunion à distance

 

Des astuces pour animer efficacement

Participer à des réunions en ligne peut vite devenir épuisant, surtout quand tout le monde parle en même temps et que les connexions web ne sont pas performantes.

Surtout, pour faire abstraction de la distance et embarquer tout le monde avec vous, il faut faire preuve de dynamisme et de beaucoup d’imagination.

  • Partagez les règles de politesse : couper le micro quand on ne parle pas, profiter de la visio pour demander la parole (en levant la main), pour acquiescer ou s’opposer. 
  • Maîtrisez le temps de parole : pour que chacun puisse intervenir sans se faire couper la parole, chacun connaît son temps de parole en amont. Au maître du temps d’assurer le respect du chronomètre.
  • Ne coupez pas la parole : la majorité des outils de visioconférence possède un chat associé. Chacun peut donc poser ses questions dans le chat, l’intervenant y répondra une fois son argumentaire terminé.
  • Restez focus sur le sujet de la réunion pour ne pas vous disperser (en regardant vos email ou en avançant sur un sujet en parallèle par exemple).
  • Notez les décisions et les actions : le temps d’attention baisse à distance. Il ne faudrait pas oublier tout ce qui se dit trop vite pendant la réunion. Notez chaque décision prise avant de partager un compte rendu.
  • Et si vous avez des problèmes de connexion internet ? À distance, la vidéoconférence ne doit pas être systématique. Des outils de réunion comme Beekast intègrent des espaces de discussion et des activités interactives qui permettent de s’émanciper de la visioconférence.

Les types de réunions

Vous pouvez organiser n’importe quel type de réunion en vidéoconférence, si elles sont bien structurées :

  • réunion d’information
  • réunion d’équipe
  • brainstorming
  • réunion de projet
  • formation
  • séminaire…

Beekast et la visioconférence pour des réunions à distance efficaces

visioconférence Jitsi dans BeekastFaire appel à des systèmes de visioconférence pour animer des réunions à distance efficaces et productives n’est pas suffisant. 

Pendant vos réunions à distance, vous avez besoin de provoquer des échanges, d’inciter à la participation, de structurer la réunion, de prendre des décisions et de garder une trace de toutes les discussions.

Pour ce faire, Beekast est un outil complémentaire à la visioconférence, qui vous permet d’animer des réunions collaboratives efficaces à distance ! 

Comme des millions d’utilisateurs dans le monde, animez vos réunions à distance avec Beekast dès maintenant, c’est gratuit !

Vous préférez une démonstration ? Call to action

 

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