Organiser un événement peut s’avérer coûteux et long à mettre en place. Rares sont les professionnels qui pensent à transformer des événements physiques en événements virtuels, en rassemblant leur audience autour d’un moment de partage sans contrainte d’espace.
Rendre un événement virtuel
Évidemment, tout dépend de l’objectif et du format d’événements concernés. De nos jours, de nombreux types d’événements virtuels tirent leur épingle du jeu pour réunir une audience : salon virtuel, webinaire, workshop à distance, web conférence ou réunion à distance par exemple.
Privilégier l’événement virtuel peut avoir de nombreux avantages comme :
- pallier à une impossibilité de se réunir dans un espace physique
- éviter les problèmes de logistique
- briser les frontières physiques et réunir une audience plus large
Comment animer un événement virtuel avec Beekast ?
1. Activer la visioconférence
Utilisez votre solution de visioconférence préférée pour animer la réunion virtuelle et l’incarner.
En fonction du type d’événement, plusieurs solutions sont disponibles et sont complémentaires à Beekast, comme Zoom, Teams, Jitsi, Google Meet… Ainsi, Beekast s’adapte au logiciel de visioconférence que vous préférez utiliser quotidiennement.
→ Comment utiliser Zoom avec Beekast ?
2. Utiliser le mur de discussion pour créer de l’interaction
Le Mur de discussion de Beekast a été créé pour rendre des événements participatifs et rompre avec des prises de paroles verticales. C’est une fonctionnalité qui révolutionne les événements, qu’ils soient en présentiel, comme à distance.
Il permet d’organiser des séances de Q&A et de favoriser l’interactivité en live pendant un événement. Les participants sont invités à poser leurs questions dans le mur de discussion.
En tant qu’animateur, vous avez alors plusieurs possibilités pour modérer les questions du public :
- reprendre les questions pendant le live pour y répondre et en faire profiter toute l’audience
- se faire accompagner d’un collaborateur qui répond à l’écrit directement dans le mur de discussion en temps réel (surtout quand l’audience est importante)
- prendre un temps quand l’événement est terminé pour répondre à chaque question de manière détaillée, par écrit, dans le cas d’une session asynchrone.
→ Consulter l’aide pour utiliser le mur de discussion
3. Partager son support sans partage d’écran
En pleine réunion à distance ou pendant un séminaire en ligne par exemple, vous devez parfois partager des contenus ou des slides de présentation à votre auditoire pour enrichir la prise de parole de chiffres, d’informations, d’images…
Certains activent alors la fonctionnalité partage d’écran de leur logiciel de visioconférence, mais font face à des problèmes de bande passante ou de confidentialité : tout le monde peut voir l’écran de l’animateur … si la connexion Internet le permet.
En animant vos événements à distance avec Beekast, inutile de partager son écran : chacun accède au support en temps réel à partir d’un code de session et participe aux activités interactives pour dynamiser cette réunion.
→ Consulter l’aide pour savoir comment rejoindre une session Beekast
4. Enrichir sa présentation de ressources externes
Pendant un événement, vous avez parfois besoin de donner accès à des ressources complémentaires comme des sites internet, des documents PDF, un agenda ou toute autre information essentielle à vos participants.
Beekast offre la possibilité, grâce aux rubriques, de partager des ressources au fur et à mesure de l’événement : ni trop tôt, ni trop tard pendant la présentation, pour les afficher aux moments les plus opportuns !
→ Consulter l’aide pour en savoir plus sur la rubrique
5. Briser la glace pour humaniser
Rien de tel que de créer du lien entre les participants pour les fédérer autour de l’événement et marquer les esprits.
Pour ce faire, organisez un icebreaker et brisez la distance, avant de commencer un événement et une fois l’avoir terminé.
Différents types de icebreakers existent. Dans le cadre d’un événement virtuel, nous vous recommandons :
- avant de commencer : un nuage de mots pour poser une question en lien avec l’événement
- à la fin : une activité Selfie Wall pour garder une trace de l’événement
6. Engager les participants et les faire participer
Rien de mieux qu’une présentation collaborative pour engager et favoriser les échanges ! Pour ce faire, nous avons quelques idées pour vous aider à fédérer les participants de votre événement :
- sondez l’avis des participants sur les idées avancées pendant la prise de parole grâce à l’activité Sondage
- activez les fonctionnalités de Vote pour récolter les opinions
- bonus avant le jour J : grâce au mode asynchrone, donnez la possibilité en amont à votre audience de participer à l’ordre du jour de la réunion virtuelle, avec l’activité Tableau
7. Mesurer le ROI de l’événement
Votre événement a-t-il été apprécié et a-t-il convaincu ? Avant de le clôturer, demandez un feedback à vos participants, via le Formulaire ou via un ROTI agile.
Puis, exportez le compte rendu de réunion afin de mesurer dans quelle mesure les participants ont été engagés. Différentes metrics vous permettront de mesurer le ROI et d’améliorer le prochain événement, à partir du feedback récolté.
Pour les professionnels de la communication et de l’événementiel et pour toutes les équipes de travail, organiser un événement virtuel avec Beekast est simple et fédérateur !
