Pour que les réunions de travail soient productives et que les participants restent concentrés, il est indispensable de limiter sa durée. Des réunions prolongées peuvent entraîner une perte de temps et une réduction de l’efficacité.
En organisant des réunions courtes, vos participants seront plus concentrés. Ce sera également du temps gagné pour d’autres projets ou tâches à gérer.
Beekast pour des réunions plus courtes et efficaces !
Pour organiser une réunion efficace, il faut toujours prévoir un ordre du jour clair et concis, pour que les participants puissent se préparer en amont et maximiser leur contribution et efficacité.
Dans ce sens, nous vous proposons de partager une session asynchrone en amont de votre réunion. Vous pourrez, par exemple, dans celle-ci : partager des informations, sonder vos participants ou encore aborder toutes questions qui pourraient contribuer à une meilleure efficacité de la prochaine réunion qui se jouera en synchrone.
Pour vous permettre de créer des réunions efficaces en quelques clics, Beekast met à votre disposition des modèles d’activités interactives prêts à l’emploi pour chaque contexte et besoin de réunion. L’interactivité permet de garder vos participants concentrés sans qu’ils soient distraits par d’autres sujets moins importants.
Afin d’encourager l’interaction et créer une atmosphère détendue pour votre réunion, utilisez un icebreaker, nous vous proposons le modèle “bulletin météo” qui est assez court et qui vous permettra d’engager vos participants.
Pour stimuler la réflexion de vos participants, utilisez le modèle brainstorming qui vous sera très utile pour trouver des idées créatives. Les participants pourront donc remplir en amont leurs contributions, et vous pourrez discuter toutes les idées lors de votre réunion. Pour gagner en efficacité, regroupez les idées, puis procédez directement à une session de vote dans la plateforme pour les prioriser.
Vous disposez également d’un modèle pour résoudre une problématique, il s’agit du modèle “chapeaux de bono” disponible en tableau et en canvas. Chacun de vos participants va générer des idées autour de cette problématique en endossant à chaque fois un “chapeau” (mode de pensée) différent.
Si vous avez l’habitude d’utiliser un tableau blanc pour animer vos réunions, vous aurez la chance de retrouver celui-ci sous sa forme numérique dans Beekast, le canvas. Lui aussi vient avec son lot de modèles, ce qui sera un véritable gain de temps pour la mise en place de vos ateliers et vous pourrez conserver en mode hybride, la même efficacité, voire meilleure, que si vous étiez en présentiel.
Autre avantage certain de cette activité, si vous souhaitez réutiliser certaines idées afin de faire un focus et de les développer, vous pourrez facilement les dupliquer pour travailler dans une nouvelle activité canvas pour gagner du temps.
Et si vous désirez faire un bilan sur une période écoulée, sachez que vous pouvez vous servir du modèle speedboat, qui vous sera particulièrement bénéfique si vous êtes dans un process d’amélioration continu. Ce modèle favorisera les échanges et vous donnera une vue d’ensemble sur un projet.
À la fin, pour avoir un récapitulatif de votre réunion, sachez que vous pouvez générer un compte rendu rapidement et en un clic. Pour vous simplifier la vie, celui-ci est éditable.. Ainsi, vous pouvez envoyer le compte rendu à vos participants enrichi de vos commentaires.
En résumé, Beekast est la solution idéale pour les entreprises qui cherchent à optimiser le temps passé en réunion et à améliorer leur productivité. En préparant vos réunions et en encourageant la participation active de tous vos participants, Beekast permettra de mieux comprendre les objectifs de la réunion et de favoriser la prise de décision collective.
Avec la fonctionnalité de compte-rendu, vous pourrez facilement documenter les résultats et les actions à prendre, ce qui vous permettra de maximiser l’impact de vos réunions. En utilisant Beekast, vous vous assurez que vos réunions sont des moments productifs et utiles pour votre entreprise. Vous gagnez du temps et maximisez votre efficacité.
