Les réunions en mode asynchrone sont des réunions où les participants se connectent quand ils le souhaitent pour y assister. Chacun d’entre eux participe à son propre rythme et selon son emploi du temps.
Elles sont particulièrement utiles pour les équipes qui pratiquent le travail hybride ou lorsque les équipes ou leurs membres sont localisés sur différents fuseaux horaires. De plus, cette manière asynchrone offre aux participants la possibilité de prendre le temps de réfléchir et de formuler des idées plus claires et plus précises avant de les partager avec les autres.
La plateforme Beekast propose justement ce mode d’animation pour réaliser une meilleure collaboration asynchrone. Alors comment réussir vos réunions asynchrones avec Beekast ?
6 étapes pour réussir une réunion asynchrone avec Beekast :
Afin de favoriser la communication asynchrone entre vos collaborateurs, beekast vous propose quelques étapes à suivre pour réussir ce type de réunion :
- Partager l’objectif de la réunion : en définissant à l’amont l’objectif de la réunion, vous pouvez mieux planifier la structure de la réunion, et vous permettez aux participants de comprendre clairement ce qui est attendu d’eux.
Ainsi, en partageant clairement cet objectif, les participants seront mieux préparés pour contribuer de manière significative et productive. Cela évitera les malentendus ou les confusions pouvant nuire à l’efficacité de la réunion.
Utilisez l’activité “Tableau” pour préciser les objectifs de votre session qui seront affichés comme des post-its virtuels, de cette manière vos collaborateurs pourront les consulter quand ils le désirent, et pourront collaborer ensemble pour atteindre un objectif commun.
- Donner du contexte : étant donné que les participants ne sont pas en mesure de communiquer en temps réel, cela peut entraîner une confusion et une perte de temps si les informations ne sont pas clairement transmises.
Raison pour laquelle il est indispensable de fournir suffisamment de contexte pour que les participants puissent comprendre les sujets qui seront abordés et y contribuer de manière pertinente.
La fonctionnalité “Rubriques” de Beekast vous permet de partager une librairie d’informations utiles, ce qui peut aider à orienter les discussions dans une direction productive. Vous serez donc sûrs que les collaborateurs sont alignés et qu’ils partagent une meilleure compréhension du sujet de la réunion.
- Positionner des deadlines : il est toujours important de fixer une date limite pour prendre des décisions ou accomplir des tâches. En fixant donc des échéances claires, les membres de l’équipe sont plus susceptibles de se concentrer sur leurs tâches et de travailler efficacement pour atteindre les objectifs de la réunion.
Les deadlines sont également utiles pour maintenir un rythme et suivre les avancées dans un projet.
Dans Beekast, vous disposez de la fonctionnalité “Actions et Décisions” où vous pouvez notifier les participants de leurs missions à réaliser et fixer des dates limites qu’ils devront respecter. Vous pouvez également générer un plan d’actions qui sera automatiquement partagé par mail.
- Inviter les participants : en envoyant une invitation de la réunion aux participants, ils seront informés des modalités de participation (sujet, ordre du jour, dates limites) et pourront contribuer à la session.
N’oubliez pas d’ajouter des instructions spécifiques pour le bon déroulement de chaque activité interactive ajoutée à votre session. Ainsi, vous vous assurez du bon déroulement de votre réunion. Cela n’exclut pas la possibilité de partager d’autres instructions plus larges via d’autres outils de communication.
- Préparer les activités : veillez à prévoir des activités Beekast qui servent au mieux l’objectif de la réunion. Par exemple, si votre réunion concerne la mise en place d’une nouvelle stratégie Marketing, optez pour le modèle d’inspiration “Matrice Ansoff” pour explorer et réfléchir ensemble.
Ou encore, si vous désirez planifier la réalisation d’un projet, l’activité “Métaphore” vous sera très utile pour favoriser les échanges et générer les idées au sein de votre équipe. Vous disposez de plusieurs modèles d’inspiration comme la fusée ou la montgoflière qui vous aideront à animer un brainstorming créatif.
N’oubliez pas de donner des instructions très claires sur la bonne réalisation des activités. N’hésitez pas à ajouter quelques réponses aux activités à titre d’exemple afin que les premiers participants aient une meilleure compréhension du type de contenu et du format attendu.
- Assurer un suivi régulier : ce type de réunion nécessite un suivi régulier car les participants ne sont pas tous présents en même temps, la communication peut être difficile entre les participants car ils ne peuvent pas fournir des réponses immédiates en cas des questions posées par d’autres participants.
Utilisez la fonctionnalité parcours de Beekast, qui vous permet de suivre la progression de vos participants.
Si un participant n’a pas fini ses contributions ou n’a pas encore participé à la session, vous serez en mesure de le relancer, ou de prévoir une conversation en face en face pour comprendre les raisons de son retard ou de son abstention.
Dans le monde du travail actuel, les réunions asynchrones demeurent donc une solution efficace pour gagner du temps et de l’efficacité en entreprise Elles permettent de gagner du temps en évitant des réunions physiques trop longues et improductives.
Grâce à Beekast, vous allez pouvoir organiser des réunions en asynchrone d’une manière efficace, offrir à vos collaborateurs une meilleure flexibilité, et les aider à mieux optimiser leur temps de travail.
