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   Julie
 dans  Utiliser Beekast
5 minutes

Conseils pratiques pour les animateurs de réunions Beekast

Vous venez d’adopter Beekast et souhaitez faire une bonne première impression auprès de l’audience de votre réunion ? 

Vous animez avec Beekast depuis longtemps mais souhaitez optimiser votre expérience d’animation ? 

Parcourez ces conseils pour embarquer votre audience et animer une réunion inoubliable.

 

1. Présenter Beekast à votre audience

2. Les pré-requis techniques avant d’animer avec Beekast

3. Les tips pour l’animateur de Beekast

 

1. Présenter Beekast à votre audience

Première étape pour engager et fédérer les participants de votre réunion Beekast : présenter la plateforme et ses nombreux avantages. 

Voici quelques lignes pour vous aider à l’introduire :

Beekast est une plateforme collaborative que nous avons adoptée pour faciliter les échanges et favoriser l’interactivité lors de réunions. 

Après cette première réunion, vous percevrez déjà les nombreux avantages de Beekast. Les activités interactives nous permettront de collaborer plus facilement et de faire de nos réunions des moments de performance collective.

Pendant cette réunion vous allez pouvoir poser des questions facilement, donner votre avis et participer à des activités interactives. Vous allez prendre part aux décisions collectives !

Laissez-vous guider par l’outil en commençant par vous connecter.”

Il y a quatre solutions pour inviter vos participants à rejoindre à une session Beekast :

  • À partir de l’URL beekast.live : le participant indique le code d’import à 6 caractères fourni par l’animateur 
  • En partageant l’URL directe de session www.beekast.live/xxxx 
  • En projetant le QR Code sur un écran, que le participant photographiera avec son mobile
  • En invitant vos participants depuis Beekast en saisissant leurs adresses emails.

rejoindre une session Beekast

2. Les pré-requis techniques avant d’animer avec Beekast

Avant d’animer une réunion avec Beekast, mieux vaut prévenir que guérir un problème de connexion. 

Vérifier cette liste de pré-requis, c’est s’assurer une expérience d’animation à succès. 

Se connecter à Beekast

Pour utiliser Beekast, inutile de télécharger quoi que ce soit : vous accédez aux fonctionnalités directement via une URL. 

Seul pré-requis : avoir une bonne connexion internet. 

Il est donc primordial de vérifier si vous et vos participants avez accès à internet, via une connexion wifi, ou via le réseau téléphonique 4G pour une utilisation sur Smartphone.

Utiliser Beekast de manière optimale

Quelques conditions techniques simples à connaître et à communiquer à vos participants pour un usage optimal de Beekast :

  • Navigateurs internet à jour (Safari, Chrome, Firefox)
  • Internet Explorer à éviter
  • Autorisation des cookies
  • Autorisation du local storage

Projeter une session 

Le mode projection vous apporte des fonctionnalités utiles en tant que présentateur : pointeur, zoom, mur de discussion…

projeter une session beekast

Si vous souhaitez présenter avec Beekast, assurez-vous d’avoir tout le matériel nécessaire pour projeter vos slides Beekast sur un écran de diffusion : vidéoprojecteur, câbles de connexion… 

Si vous rencontrez des problèmes techniques, notre équipe Support est disponible du lundi au vendredi de 8h à 19h par live chat. Envoyez un message et l’équipe répond dans les minutes qui suivent. 

Consultez l’ensemble des pré-requis techniques à connaître

3. Les tips de l’animateur Beekast

Maintenant que l’aspect technique est abordé, voyons comment devenir un animateur de réunion hors-pair.

Avant d’animer en public

Avant de vous lancer dans le grand bain de l’animation de réunion collaborative, voici un  premier conseil si vous n’avez jamais utilisé Beekast en public : commencez par tester une première session dans les conditions réelles, mais sans public. 

Vous vous éviterez ainsi de nombreuses mauvaises surprises où l’improvisation peut vous jouer de mauvais tours.

Conseil : inspirez-vous avec nos modèles de session, ou testez des modèles adaptés à l’usage que vous souhaitez faire de Beekast : télétravail, réunion, atelier, événement, formation.

Le grand oral

Quand vient l’heure du grand oral, n’oubliez pas d’introduire Beekast et de dédramatiser la situation. 

Quand les outils digitaux sont peut-être une évidence pour vous, certains de vos collaborateurs peuvent avoir besoin de temps pour se plonger dans ce nouvel environnement. Et c’est normal, même si Beekast a été conçu avec une interface extrêmement simple d’utilisation.

Rassurez vos participants, dites-leur qu’ils ont tout le temps nécessaire pour répondre aux activités et que vous êtes là pour les accompagner dans l’usage. 

Certains ont des problèmes de connexion ou d’utilisation ? Rappelez l’esprit collaboratif de l’exercice et qu’il ne faut surtout pas hésiter à demander de l’aide à son voisin. 

Humaniser avec les activités interactives

Entrez dans le vif du sujet en commençant par briser la glace, avec une activité simple : le nuage de mots

Avec cette première activité participative, vos participants entreront d’emblée dans le sujet et dans l’expérience interactive de l’outil de réunion.

ice breaker

Découvrez d’autres exemples d’icebreakers à réaliser avec Beekast

Demandez à vos collaborateurs de commenter leurs réponses, analysez les résultats avant de les féliciter pour cette première activité à succès. 

Passez ensuite aux activités plus stratégiques, comme le Sondage ou le Tableau pour générer des idées, co-créer et favoriser l’intelligence collective de votre groupe !

Aussi, n’oubliez pas de réfléchir à l’objectif de chacune de vos activités.

C’est vous qui animez et qui êtes le plus à même de créer du lien avec et entre les collaborateurs pour les amener là où vous le souhaitez.

Osez les interpeller quand cela vous semble pertinent, poussez l’interactivité aussi loin que possible, mais avec tout le tact nécessaire pour éviter de brusquer. 

Terminer votre réunion

Une fois votre présentation terminée, n’oubliez pas de finir en beauté ! 

La fin de la réunion est le timing parfait pour sonder l’état d’esprit des participants après cette première expérience avec Beekast.

Pour cela, récoltez facilement le feedback de la réunion à partir de l’activité Notation, pour évaluer et avoir un retour qualitatif. 

ROTI

Pour aller plus loin et récolter toujours plus de données collectives, réalisez une feedback door avec l’activité Formulaire. 

feedback door

Vous souhaitez encore plus d’aide pour animer avec Beekast ? Visitez notre centre d’aide. Vous y trouverez sûrement la réponse à votre question.

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