27 jours par an.
C’est le temps que vous passez en réunion selon cette étude de l’IFOP. Un chiffre qui peut augmenter sensiblement si vous êtes un cadre. Et parmi toutes ces réunions, à peine plus d’une sur deux (52 %) est jugée comme productive.
En tant que DRH, DSI, directeur marketing, manager ou même employé, vous n’avez probablement pas envie d’augmenter ces statistiques !
Rassurez-vous, vous êtes au bon endroit, voici nos conseils pour une réunion d’équipe performante et dynamique.
Le syndrome de la “réunionite”, ne sera plus qu’un mauvais souvenir.
Une préparation méthodique comme base indispensable
Vous le savez, en tant qu’animateur, la première étape pour une réunion efficace est la préparation. Pour vous aider dans cette démarche, voici quelques éléments importants à prendre en compte.
Alors, assurez-vous d’avoir une réponse à ces différents points avant de vous lancer.
- Quel est l’objectif de la réunion ?
- Quel type de réunion : informative, prise de décisions, créative ?
- Quelles sont les bonnes personnes à inclure ?
- Quels sont les supports à intégrer ?
- Quel est le moment idéal, et pour quelle durée ?
- Dernier point, qui a son importance : comment allez-vous briser la glace ?
Le début de réunion est souvent crucial, c’est pourquoi la préparation du déroulé est si importante.
Le déroulé de la réunion d’équipe
Quel est l’ordre du jour ?
Pas besoin d’être exhaustif, concentrez-vous sur les sujets les plus importants. Afin d’impliquer les participants, vous pouvez leur demander leur avis sur les thématiques à aborder. Préparez vos questions et soyez ingénieux dans la mise en scène de ce moment d’ouverture.
Comment éviter la routine ?
Vous avez sans doute déjà vécu cette réunion hebdomadaire, à 9 h tous les lundis matin, avec vos collègues. Même endroit, même heure, même durée, mêmes personnes, mêmes rituels…
Routine et productivité sont antinomiques, voici nos conseils pour lutter contre l’apathie de vos collaborateurs. S’il faut bien évidemment suivre certaines étapes pour animer une réunion de travail, il est important d’entretenir un certain dynamisme et de la nouveauté afin que vos participants soient continuellement embarqués.
Casser cette routine est simple. Voici quelques idées :
- Idée 1 : changer de salle de réunion ou choisir un lieu insolite : parc, salle de pause, cafétéria, etc.
- Idée 2 : donner un horaire précis de début de réunion (9 h 12 par exemple) et non plus des quarts d’heures fixes. C’est une méthode qui agit directement sur le subconscient des participants et leur indique que cette fois-ci, c’est différent. Cette réunion est importante, intéressante.
- Idée 3 : faire varier le format de la réunion. Tout le monde debout, un animateur différent à chaque fois, une prise de parole limitée à un court temps (30 s).
Ces quelques pistes vous aideront à animer des réunions interactives et participatives. Et c’est peut-être là que se trouve la clé de la performance.
Collaboration et interaction : les clés d’une réunion productive
Préparer votre réunion, établir un ordre du jour, éviter la routine… C’est bien, mais ne perdons pas de vue l’essentiel : faire que ce moment soit productif.
C’est au travers d’interactions et de collaborations positives qu’une réunion d’équipe sera performante. Mais comment réussir à doper la participation de vos collaborateurs ?
Quelques idées qui sortent de l’ordinaire :
- Commencez votre session par un icebreaker, ces activités courtes qui favorisent l’échange.
- Favorisez la participation de tout le monde en les interpellant selon les sujets.
- Donnez un rôle aux participants : animateur, présentateur, maître du temps.
- Invitez une personne externe à s’exprimer.
- Collectez les feedbacks des participants.
- Disposez l’espace de réunion en cercle pour que tout le monde puisse échanger facilement.
Bien évidemment, le rôle de l’animateur est primordial. Souvent joué par le manager, il devra être honnête, ouvert et direct dans ses prises de parole. C’est lui qui aura la charge de clôturer la réunion en réalisant un bilan et un compte rendu. Ils seront utiles à l’équipe à titre d’archives et permettront de mettre en place un futur plan d’actions.
Beekast, l’outil idéal de vos réunions de travail
Pour organiser, animer et faire le suivi de vos réunions d’équipe, rien de mieux que d’utiliser un outil collaboratif. Notre plateforme web Beekast vous aidera dans toutes ces étapes pour rendre votre réunion interactive et productive.
Que vous et votre équipe soyez sur place ou en ligne, nos fonctionnalités vous simplifieront la vie :
- Préparation : vous pouvez importer votre présentation et ajouter des activités pour briser la glace en début de réunion.
- Animation : nos activités interactives engagent vos participants qui débattent et créent de la valeur ! Vous pouvez d’ailleurs prendre des décisions collectives avec la fonctionnalité action/décision.
- Suivi : un compte rendu de réunion est généré automatiquement.
Avec Beekast vous optimisez votre temps, vos participants gagnent en bien-être et la productivité est décuplée.
