Introduction
Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, il peut s’avérer difficile de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Les départements, les équipes et les individus sont souvent absorbés par leurs tâches individuelles, ce qui peut les amener à perdre de vue les objectifs généraux de l’entreprise – un défi que la « réunion All-Hands » vise à relever.
Imaginez que tous les membres de votre entreprise, quel que soit leur rôle, puissent se réunir régulièrement. C’est ce que fait une réunion all-hands. Il s’agit d’un moment privilégié où des personnes de tous les niveaux et de tous les services se rencontrent pour échanger des informations, relever des défis et rester en contact avec les objectifs généraux de l’entreprise.
Certains pourraient penser que le fait de réunir tout le monde en même temps serait trop encombrant ou déroutant. Mais en réalité, ces réunions peuvent faire naître de grandes idées et donner à chacun l’envie de travailler ensemble. Voyons comment tirer le meilleur parti de cette réunion.
Avant la réunion
La préparation est essentielle pour garantir le succès de vos réunions all-hands. Suivez ces étapes cruciales pour vous assurer que vous ne raterez rien pendant la réunion.
1. Choisir une fréquence
La régularité est essentielle. En choisissant une fréquence, les réunions all-hands font partie de la routine de chacun. Les participants savent ainsi à quel moment ils doivent s’attendre à la prochaine réunion, et chacun peut adapter son agenda en conséquence.
Pour s’assurer que tout le monde est au courant des dernières actualités, il est recommandé d’organiser des réunions all-hands une fois par semaine ou toutes les deux semaines.
2. Définir l’ordre du jour de la réunion
Les ordres du jour sont des outils essentiels pour maximiser la productivité des réunions. Ils permettent de centrer les discussions, de couvrir tous les sujets en temps voulu, de préparer les participants, de favoriser leur engagement et de fournir un plan documenté pour les actions de suivi.
Un ordre du jour efficace est bien structuré, clair et toujours communiqué à l’avance. Il doit avoir un but précis, des objectifs clairs, des sujets clés et des durées de temps afin de garantir une réunion productive et ciblée.
Si vous souhaitez créer un ordre du jour de réunion efficace, nous avons déjà un article détaillant toutes les étapes nécessaires !
L’activité Tableau de Beekast est parfaite pour cela. Par exemple, demandez : « Pour la réunion de lundi, y a-t-il des sujets que vous aimeriez particulièrement aborder ou présenter ? » Pour rester organisé, créez une catégorie pour chaque département.
Durant la réunion
Sans organisation, les réunions de travail sont vouées à être une perte de temps. Voici quelques conseils pour gérer le déroulement de la réunion.
1. Commencer avec un icebreaker
Commencez votre réunion par des icebreakers afin d’évaluer l’état d’esprit et de créer une atmosphère accueillante. C’est un excellent moyen de faire participer tout le monde et de mettre chacun à l’aise dès le début.
Le modèle Baromètre Emoji de Beekast est idéal pour évaluer l’état d’esprit général du groupe avant de commencer. Chaque participant exprime son humeur en choisissant un emoji correspondant. Vous pouvez ainsi voir si l’état d’esprit du groupe est majoritairement négatif et identifier rapidement la source du problème.
N’oubliez pas de prévoir un créneau pour les annonces de la direction. Les RH et les cadres supérieurs peuvent y partager des actualités importantes, notamment la présentation de nouveaux employés et les commentaires du PDG sur des projets clés.
Enfin, vous devez prendre le temps de souligner les réalisations notables de l’entreprise, qu’elles soient grandes ou petites. Utilisez l’activité Canvas de Beekast pour célébrer et reconnaître les membres de l’équipe, renforçant ainsi une culture de l’appréciation.
2. Laisser les autres s’exprimer
Intégrez à l’ordre du jour de la réunion un segment de type « town hall » au cours duquel les responsables de département peuvent partager des mises à jour dans un format structuré. Cela permet de s’assurer que tous les participants sont au courant des derniers développements dans les différents domaines de l’entreprise.
3. Organiser des sessions AMA
Incorporez un segment « Ask Me Anything » (« Posez-moi toutes vos questions ») avec les cadres supérieurs pour promouvoir une communication ouverte et répondre aux questions des employés. Les sessions AMA sont un excellent moyen de favoriser la transparence et la confiance au sein de votre organisation.
Terminez toujours votre réunion en vous assurant que tous les participants ont obtenu des réponses à leurs questions et que leurs préoccupations ont été prises en compte.
Après la réunion
Une fois la réunion all-hands terminée, vous ne devez pas oublier certaines étapes clés. En les suivant, vous serez déjà en train de préparer la prochaine réunion.
1. Demander du feedback
Le feedback après une réunion est crucial pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, il permet d’évaluer l’efficacité de la réunion, en soulignant ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les sessions futures. Il fournit également des informations précieuses sur le point de vue des participants, ce qui permet de mieux comprendre leurs besoins et leurs préoccupations.
Beekast propose plusieurs activités et modèles permettant de recueillir rapidement et efficacement le feedback. L’un d’entre eux est le modèle Plus & Delta, dans lequel les participants sont confrontés à deux catégories :
- Plus : qu’est-ce qui a apporté de la valeur et comment le répéter à l’avenir ?
- Delta : qu’est-ce que l’équipe peut changer ou ajouter pour apporter plus de valeur ? Comment l’équipe peut-elle faire mieux ?
Les questions de cette activité favorisent l’amélioration, car les participants sont encouragés à utiliser un langage « d’amélioration » plutôt qu’un langage jugé trop négatif par certains.
2. Partager un résumé de réunion
Une fois la réunion terminée, il vous reste une dernière chose à faire : partager le résumé de la réunion. Il s’agit d’un rapport qui résume la réunion à tous les employés, ce qui permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, en particulier ceux qui n’ont pas pu participer à la réunion en personne. Il est également utile pour les employés qui souhaitent revoir le contenu discuté lors de la réunion précédente avant la prochaine.
Pour vous aider à être plus efficace et productif, Beekast a conçu une fonctionnalité qui vous permet de générer des notes de réunion dans un document Word, ainsi que d’exporter les résultats dans une feuille de calcul Excel. En générant ces rapports en un seul clic, vous pouvez rapidement identifier les points à améliorer et optimiser vos présentations pour obtenir de meilleurs résultats.
3. Suivi
Pour progresser, il est essentiel de transformer les décisions prises lors des réunions en actions concrètes. Définissez les tâches, attribuez les responsabilités et fixez des délais pour garantir la responsabilité et faire en sorte que tout le monde se concentre sur la réalisation des résultats. En transformant les décisions en actions tangibles, les équipes peuvent efficacement faire avancer les projets et atteindre leurs objectifs.
Le RIDA projet (Relevé d’Information Décision Action) est parfait pour les suivis, car il aide toutes les parties prenantes du projet à suivre les actions créées et les décisions prises au cours d’une réunion.
Il se présente généralement sous la forme d’un tableau et contient les éléments suivants :
- Information : l’élément factuel, diffusé à toute l’équipe, qui constitue le point de départ des réflexions
- Décision : les décisions prises pour faire avancer le projet
- Action : les tâches à réaliser pour parvenir à un résultat
Avec Beekast, utilisez la fonctionnalité Actions/Décisions pour vos suivis, vous pouvez enregistrer vos décisions et actions en un seul clic dans le fil de discussion Beekast et les assigner aux membres de votre équipe.
Conclusion: L’intérêt des réunions all-hands
Les réunions all-hands synchronisent l’ensemble du personnel, garantissant que tout le monde est informé et aligné sur les nouvelles et les réalisations de l’entreprise. Elles constituent également une opportunité unique pour les employés à tous les niveaux de communiquer avec la direction et de contribuer à une culture d’entreprise dynamique en mêlant les affaires à des activités agréables, en stimulant le moral général et en favorisant les liens entre les membres de l’équipe.
L’une des étapes les plus importantes des réunions all-hands consiste à suivre régulièrement les indicateurs afin d’évaluer leur efficacité. Discutez des indicateurs de performance clés et des mesures pour visualiser les progrès et les domaines nécessitant une attention particulière. Ne le faites pas à chaque fois, mais peut-être tous les trimestres ou tous les mois, en fonction de la fréquence de vos réunions.
Réunions all-hands FAQs
Trouvez les réponses aux questions les plus courantes sur l’organisation de réunions all-hands.
1. Qu’est-ce qu’une réunion all-hands ?
Une réunion all-hands est une réunion qui rassemble tous les employés de l’entreprise afin de partager les dernières actualités, de relever les défis et de rester en contact avec les objectifs globaux de l’entreprise.
2. Quels sont les avantages des réunions all-hands ?
Les réunions all-hands permettent à chacun d’être informé des actualités et des succès de l’entreprise, offrent aux employés une occasion unique d’échanger avec les dirigeants et contribuent à une culture d’entreprise dynamique.