Une réunion devient rapidement un gouffre pour la productivité lorsqu’il n’y a pas d’ordre du jour clair.
Un ordre du jour efficace est bien structuré, clair et toujours communiqué à l’avance. Il contient un but précis, des objectifs clairs, des sujets clés et des durées qui garantissent une réunion productive et ciblée.
On sait ce que vous pensez : établir un ordre du jour efficace est souvent plus facile à dire qu’à faire. Heureusement, Beekast est là pour vous aider ! Découvrez quelques conseils faciles à mettre en œuvre pour ne plus jamais entendre la phrase « Cette réunion aurait pu être un e-mail ».
Comment définir un ordre du jour efficace pour une réunion avec Beekast
À quoi ressemble un ordre du jour efficace ?
Tout dépend du type de réunion que vous organisez. Un « one-on-one » n’aura pas le même ordre du jour qu’une « réunion d’équipe quotidienne », car il s’agit de formats de réunion assez différents !
Cependant, quel que soit le type de réunion choisi, il y a cinq éléments que l’on retrouve dans tous les ordres du jour de qualité :
But de la réunion 🎯
Avant toute chose, identifiez le but de la réunion. Que ce soit pour la prise de décision, la résolution de problèmes ou du brainstorming, définir un but vous aidera à planifier les prochaines étapes de votre ordre du jour.
Le but est la raison principale de la réunion, comme le lancement d’un nouveau projet ou le partage des dernières nouveautés de l’entreprise.
Il y a ensuite les objectifs, qui sont les cibles concrètes que vous voulez atteindre pendant la réunion, comme la répartition des rôles pour un projet ou la fixation d’une date de lancement. Le but est le « pourquoi » et les objectifs sont le « quoi » que nous devons faire.
Avant d’envoyer l’invitation, fixez le but de votre réunion en une phrase simple. Pour cela, posez-vous les trois questions suivantes :
- Quel est le but principal que je souhaite atteindre avec cette réunion ?
- Qui doit participer à cette discussion pour qu’elle soit fructueuse ?
- Quel serait le résultat souhaité à la fin de cette réunion ?
Définir un objectif pour votre réunion vous permet également de vous assurer que vous invitez les bonnes personnes à y participer !
Thèmes clés 📋
Maintenant que tout le monde sait pourquoi il est présent, dressez la liste des points ou sujets importants qui doivent être discutés pour atteindre cet objectif.
Pour rester concentré et assurer la productivité d’une réunion, il est souvent utile de limiter le nombre de sujets clés. Une bonne règle empirique consiste à prévoir entre trois et cinq points principaux. Cela permet d’avoir suffisamment de temps pour approfondir chaque sujet de manière significative sans pour autant submerger les participants avec trop d’informations.
Astuce : Pour des réunions plus courtes, priorisez le(s) sujet(s) le(s) plus important(s) afin de vous assurer qu’il y a suffisamment de temps pour une discussion approfondie et des conclusions exploitables !
Afin d’impliquer réellement les participants, envisagez d’identifier ces sujets clés en collaboration avant la réunion. Comment ? Utilisez le modèle de matrice d’Eisenhower dans Beekast et invitez les participants à le rejoindre et à classer les sujets en fonction de leur urgence et de leur importance.
En partageant l’ordre du jour avec les membres de votre équipe avant la réunion, vous leur permettez d’arriver préparés, avec éventuellement des sujets de discussion intéressants !
Durée de la réunion ⏳
Rappelez-vous la règle d’or de toute réunion productive : « Nous commençons à l’heure, et nous finissons à l’heure« .
Pour cela, communiquez la durée de la réunion aux participants et accordez un temps spécifique à chaque sujet de la réunion. Le minuteur intégré de Beekast vous permet de fixer des limites de temps spécifiques pour chaque sujet de l’ordre du jour, garantissant ainsi qu’aucun sujet ne prenne trop de temps sur votre réunion.
- Ajoutez un chronomètre à votre activité pour mesurer le temps que vous consacrez à cette tâche.
- Ajoutez un minuteur à vos activités afin d’en définir la durée. Une fois le minuteur écoulé, l’activité se fermera automatiquement. Un moyen simple et efficace de ne jamais dépasser le temps imparti !
Ressources 🗂️
L’ajout de fichiers importants directement à votre ordre du jour permet de tout organiser et d’y accéder facilement, vous faisant gagner un temps précieux pendant la réunion. Les participants à la réunion peuvent consulter les documents à leur rythme avant le début de la réunion, ce qui permet à chacun de contribuer de manière plus significative.
Beekast dispose d’une fonction « rubriques » qui vous permet de partager des documents et des informations avec vos participants avant, pendant, et après vos réunions.
N’oubliez pas qu’il est essentiel de ne partager que les informations les plus pertinentes afin d’éviter une surcharge d’informations. En choisissant judicieusement les sujets à inclure, vous assurez que vos réunions restent sur la bonne voie et que tout le monde reste impliqué !
Recueillir du Feedback 🗓️
Ne partez pas tout de suite ! L’ordre du jour de votre réunion doit toujours prévoir quelques minutes pour obtenir du feedback afin d’évaluer l’efficacité de votre réunion.
Utilisez notre modèle Plus/Delta pour y arriver rapidement. Cette activité vous permettra de vous assurer que le temps de chacun a été bien utilisé et de recueillir des idées sur ce que vous pouvez faire pour améliorer la prochaine réunion.
Créer un rapport de réunion 📄
Une fois la réunion terminée, téléchargez automatiquement le compte-rendu sur Beekast. C’est le moyen idéal pour enregistrer vos notes et vos actions au fur et à mesure. Prenez quelques minutes pour relire le compte-rendu, ajouter des détails si nécessaire, puis envoyez le rapport aux participants à la réunion !
Assurez-vous que votre rapport fournit des détails sur la date de la prochaine réunion, son objectif, et qui doit accomplir quoi avant cette réunion.
Beekast : Transformez vos réunions en sessions productives
Beekast veille à ce que votre réunion ne soit pas un simple événement sur le calendrier, mais une session bien planifiée, interactive et fructueuse pour tous les participants. Ne nous croyez pas sur parole, essayez Beekast gratuitement dès aujourd’hui !
FAQ sur l’ordre du jour d’une réunion efficace
Trouvez les réponses aux questions les plus courantes sur la définition de l’ordre du jour des réunions.
1. Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour est un plan structuré des sujets et activités qu’il est prévu d’aborder lors d’une réunion. Il est essentiel pour guider la conversation et couvrir tous les points clés de manière efficace.
2. Quel est le meilleur format pour un ordre du jour ?
Un ordre du jour parfait est direct, avec une heure de début, des titres de sujets, des répartitions de temps, des noms de présentateurs et une heure de fin précise. Il peut être adapté à différents types de réunions et est facilement partageable et modifiable dans les logiciels de réunion.
3. Quels sont les avantages d’un ordre du jour ?
Les ordres du jour maximisent la productivité des réunions en maintenant les discussions ciblées, en garantissant que tous les sujets soient traités en temps voulu, en permettant aux participants de se préparer, en favorisant leur engagement et en fournissant un plan documenté pour les actions de suivi.