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   Hugo NKeba-Dounot
 dans  Conseils
3 minutes

Le weekly : la réunion hebdomadaire pour engager son équipe

À l’image du daily meeting, le weekly permet de créer un rendez-vous régulier avec son équipe. Qu’il soit organisé de manière réelle ou virtuelle, il permet au manager et à l’ensemble des collaborateurs de suivre les projets et de garantir l’engagement de chacun. 

Ainsi, chaque membre de l’équipe peut être tenu au courant des objectifs de l’entreprise et des projets en cours.

 

En quoi consiste le weekly meeting ? 

Le weekly meeting est un point d’équipe hebdomadaire qui peut s’effectuer au bureau comme à distance. Retraçant les avancées des projets d’une semaine à l’autre, il permet de faire un point plus global que le daily meeting. Chaque participant de cette réunion dresse un bilan de sa semaine écoulée et aborde les points majeurs de la semaine qui arrive. 

Plus complet que le daily, ce point hebdo dure en moyenne 30 minutes. On peut y évoquer les enjeux communs de la semaine, les difficultés rencontrées et les projets terminés. 

 

Quels sont les avantages de cette réunion ? 

Les bénéfices d’un rendez-vous régulier avec les membres de son équipe ne sont plus à prouver. Véritable pilier de l’engagement de ses collaborateurs, il joue un rôle fondamental dans la motivation des salariés. 

En effet, que l’on se retrouve en présentiel ou en distanciel, le weekly permet de garder du lien et favorise la cohésion d’équipe. Cela permet notamment de maintenir la motivation de chacun en se projetant collectivement sur une semaine entière. 

 

Visuel Illustrant la collaboration

 

Cette réunion permet également de coordonner les actions en cours et d’avancer collectivement sur les projets. Il est plus facile de se fixer des objectifs concrets et de mener des plans d’action efficaces lorsque l’on fonctionne en équipe. On prend par ailleurs conscience de l’avancée des projets sur une semaine entière, ce qui permet de prendre davantage de hauteur ​​qu’au cours d’un daily.

Grâce au weekly meeting, on se donne la possibilité de réfléchir en équipe et ainsi de stimuler la créativité de chacun. Tout le monde se retrouve au même niveau d’information et on peut ainsi répartir certaines tâches entre différentes personnes ou adapter le planning des projets en cours. 

 

Conseils pour un weekly meeting efficace 

 

  • Choisir une date et un horaire stratégiques

Démarrer directement le lundi matin après le week-end n’est sans doute pas la meilleure idée pour organiser ce genre de réunion. Il est d’ailleurs reconnu que l’acuité cognitive est à son maximum le mardi entre 10 heures et 15 heures !

  • Se préparer en amont du weekly

Préparer ses tâches à l’avance pour gagner au maximum en efficacité est essentiel. Cela évite de perdre du temps au cours de la réunion en cherchant des tâches qui ont été effectuées une semaine auparavant.

Un compte rendu est également le bienvenu pour garder une trace semaine après semaine des tâches accomplies. 

 

  • Une réunion de 30 minutes

Ce n’est plus un secret : une réunion qui dure est une réunion qui perd en efficacité et en intérêt. L’idée de devoir respecter un timing précis permet à chacun des participants de ne pas s’éterniser sur des sujets qui n’ont pas leur place au sein d’une réunion d’équipe.

 

Visuel pour illustrer une réunion de 30mins

 

  • Pas d’introduction ni conclusion, pour éviter la perte de temps

On comprend rapidement l’utilité du weekly. Pas besoin de préparer une introduction pour expliquer à chacun son fonctionnement ni de conclure sur son efficacité. Mieux vaut être direct pour garantir l’efficacité du meeting.

Si vous souhaitez un compte rendu sans perdre de temps, vous pouvez utiliser Beekast : cet outil génère des comptes rendus de réunion automatiquement. Cela permet d’assurer un vrai un suivi des weekly au cours du temps. 

 

  • Utiliser des outils collaboratifs

Grâce à des outils comme Beekast, introduisez des activités pour rendre la participation de chacun plus ludique et les échanges plus motivants. En favorisant l’engagement de chacun, vous allez pouvoir gagner en efficacité et en productivité au cours de vos réunions. Elles dureront moins longtemps et plus de notions en ressortiront.

Le weekly est un véritable moyen d’engagement des collaborateurs. En boostant l’engagement et la motivation, chacun gagnera en efficacité, en agilité et en productivité ! N’hésitez pas à vous aider des outils collaboratifs : grâce à Beekast, faites vivre à vos collaborateurs un véritable moment de partage en équipe !

 

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