Vous avez sans doute entendu parler d’Elon Musk. Directeur Général de Tesla, il est une icône dans le monde de l’entrepreneuriat. Également fondateur de SpaceX, la célèbre station spatiale internationale, et de The Boring Company, c’est un touche-à-tout.
S’il a réussi dans beaucoup de domaines, il organise des réunions productives et qui ne manquent pas d’efficacité. Vous souhaitez savoir comment ce chef du progrès technique organise et anime ses meetings ? Voici les 6 tips d’Elon Musk pour être efficace en réunion !
Privilégier une communication claire
La communication est souvent la solution clé pour résoudre un problème et avancer efficacement en équipe. En s’adressant de manière simple à ses collaborateurs, on limite l’autocensure et on favorise la concentration et l’implication de chacun.
On évite ainsi des discussions parfois trop longues pour aborder des sujets qui peuvent être réglés en un tour de table.
Elon Musk est plutôt du genre “straight to the point” : aller droit au but pour mettre en œuvre de véritables plans d’actions, sans perdre de temps. La gestion de projet devient bien plus efficace et facilite l’engagement des équipes.
Adopter un format de réunions courtes
L’objectif de cet entrepreneur hors pair : être court et efficace. Elon Musk est en recherche constante de productivité et d’efficacité : en réalisant des réunions courtes, on ne se laisse pas le temps d’être déconcentré et d’aborder des sujets qui ne font pas partie de l’ordre du jour.
Les réunions à rallonge ont souvent tendance à faire perdre du temps aux participants qui se désengagent des sujets abordés à mesure que la réunion dure. En réalisant des réunions plus courtes, chacun des collaborateurs peut rapidement retourner à ses tâches.
De plus, si tout le monde s’est préparé de façon optimale à la réunion, ces dernières auront davantage tendance à être courtes et efficaces. Elles représenteront un véritable gain de productivité.
Préparer les réunions en amont
Espérer entamer une réunion avec Elon Musk sans objectif précis, c’est prendre le risque d’en repartir aussitôt. Pour lui, une réunion sans finalité prédéfinie est une perte de temps. Une réunion doit servir à prendre des décisions claires, importantes, ou alors d’informer ses collaborateurs de l’avancée des projets et développements de l’entreprise. Pour se dérouler au mieux, il faut avoir préparé ses interventions à l’avance.
Une réunion bien préparée permettra de gagner en fluidité et limitera la perte et les oublis d’informations qui peuvent nuire à l’efficacité d’un meeting.
Quitter la réunion si vous ne vous sentez plus utile
D’après Elon Musk n’y a rien de pire que le présentéisme. Pour lui, si l’on n’a plus rien à ajouter à la réunion, il faut la quitter sans attendre. Se rendre utile à d’autres tâches et laisser les personnes réellement impliquées dans le sujet la continuer.
Chaque personne doit pouvoir apporter une réelle contribution à la réunion. Ainsi, il est important que chaque participant intervienne activement dans les discussions.
Pour Elon Musk une réunion avec cinq personnes est bien plus efficace qu’un grand meeting. Les décisions sont prises plus vite et le compte rendu d’après réunion est plus clair. On gagne du temps pour achever la réunion.
Transmettre les informations utiles le plus vite possible
Elon Musk déteste la communication verticale qui, selon lui, prend trop de temps. Il impute ce manque de réactivité au fait que de trop nombreux process ralentissent l’efficacité. Il a donc instauré une communication horizontale dans ses entreprises, afin de gagner du temps dans le traitement de l’information.
La chaîne de communication doit être la plus efficace et simple possible. Il faut donc adopter un circuit court de communication. L’une des grosses difficultés pour lui en entreprise réside dans les problèmes d’échanges entre les différents départements. Lorsque l’information circule mal, on limite l’efficacité des actions.
Ainsi, pour gagner en productivité lors des échanges, il recommande d’instaurer des règles souples de communication, pour permettre aux informations de circuler avec un maximum de fluidité.
Limiter le nombre de réunions
Organiser des réunions quand on en sent réellement le besoin. Comme beaucoup de managers le savent, “la réunionite” n’est pas gage d’efficacité. Si la présence d’un preneur de décision n’est pas requise ou qu’un ordre du jour n’est pas clairement défini, la réunion n’a pas lieu d’être.
Pour Elon Musk, les réunions doivent être organisées seulement en cas de problème urgent ou majeur. Pour aborder des sujets qui ne nécessitent pas d’urgence, prévoyez des points rapides avec les personnes concernées.
Elon Musk a une recette finalement assez simple pour organiser une réunion efficace : convier un comité restreint, quitter les réunions non productives et éviter les meetings récurrents.
Pour être efficace, soyez minimaliste et percutant ! Ce sont les principales clés pour apercevoir une véritable amélioration de la productivité en entreprise.
Pour garantir le maximum d’échanges et de communication avec les membres de votre équipe, essayez les outils collaboratifs comme Beekast !
