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   Hugo NKeba-Dounot
 dans  Conseils
3 minutes

Pourquoi et comment organiser une réunion d’information pour votre entreprise

À destination de collaborateurs ou de clients potentiels, la réunion d’information permet de communiquer ou préciser certaines informations. Un outil à la portée de toutes les entreprises, et pourtant relativement peu utilisé. 

En interne, la réunion d’information permet de transmettre des messages à une équipe et de s’assurer que les collaborateurs disposent du même niveau d’information. Mais la réunion d’information est également un support efficace pour lever les doutes de potentiels clients. Vous souhaitez en savoir plus ? Retour sur l’intérêt de ce type de réunion et nos conseils pour la mettre en place.

 

À quoi sert une réunion d’information ?

Ce rendez-vous, le plus souvent récurrent et collectif, permet d’apporter des informations complémentaires sur un service ou un produit. La réunion d’information peut se dérouler en présentiel comme en ligne. Elle doit, dans tous les cas, offrir à votre audience des informations plus riches que celles données sur votre site internet ou vos brochures.

Pour cela, elle se déroule généralement en deux temps :

  • une présentation des produits ou services de l’entreprise ;
  • un temps de questions/réponses et d’échanges.

 

Mis à part ces grands principes, le format d’une réunion d’information reste plutôt libre. Vous avez donc la main pour façonner la réunion la plus pertinente et efficace pour votre entreprise !

Si l’objectif de la réunion d’information est de vendre son produit ou service, voyons ce qui la différencie d’autres formats. Ce type de réunion, permet notamment :

  • de créer une étape intermédiaire dans le parcours client entre l’intérêt et l’achat ;
  • de se concentrer sur la conversion de ces « leads » en « clients » ;
  • de créer un véritable engagement avec l’audience, et ainsi faciliter la conversion. 

 

En effet, lors d’une réunion d’information, vous créez un lien direct avec votre audience, vous permettant de capter l’attention de vos potentiels clients de manière plus efficace. Pour eux, s’inscrire ou se rendre à une réunion d’information est déjà un premier pas. Le moment venu, à vous de les convaincre !

 

Comment se déroule une réunion d’information ?

a) Bien préparer sa réunion en amont

Comme toujours, commencez par définir vos objectifs. Pensez aux messages et émotions que vous souhaitez faire passer, mais surtout à l’action « business » vers laquelle vous voulez pousser vos participants. Pour vous aider à transmettre vos messages, il est vivement recommandé de préparer un support de présentation. Cela permet de capter l’attention, renforce vos propos et favorise la mémorisation.

Pour aller plus loin, vous pouvez même créer un support interactif. Avec une solution comme Beekast, vous pouvez par exemple insérer des quiz au format QCM, des challenges ou encore proposer des sondages pour favoriser l’engagement.

 

b) Conseils pour structurer sa réunion d’information

Lors d’une réunion d’information, vos participants sont a priori intéressés par vos produits ou services, et sont présents pour lever leurs derniers doutes. Pour les convaincre définitivement de la pertinence de votre offre, il est alors conseillé de laisser une grande place aux échanges.

Si l’audience se montre souvent réceptive et multiplie les questions, enclencher les échanges peut parfois s’avérer plus délicat. Nous vous conseillons donc de prévoir quelques animations au cas où vous n’auriez pas suffisamment de questions. C’est typiquement dans cette situation qu’une solution interactive comme Beekast peut sauver vos réunions !

 

c) Anticiper l’après-réunion d’information

Toute réunion d’information a forcément des objectifs business fixés en amont. Par exemple : une inscription, un achat, ou encore la visite d’une landing page spécifique. Une fois la réunion passée, suivez donc ces résultats de près. 

Pensez également à recontacter les participants dans les jours suivants pour les relancer ou recueillir leurs retours. Sur Beekast, vous pouvez croiser ces informations avec les statistiques de la plateforme afin d’analyser votre réunion. Vous pouvez observer les activités qui ont le mieux fonctionné, les participants les plus ou les moins engagés, etc.

 

Autant de données précieuses pour vous améliorer d’une session à l’autre et rendre vos réunions d’informations plus efficaces !

 

Call to action

 

D’ailleurs, retrouvez notre webinaire sur la réunion d’information ici : https://www.youtube.com/watch?v=gn8nN0Z-eSI