Après avoir, dans un article précédent, évoqué les enjeux des réunions, en particulier les bonnes … je vous propose dans ce deuxième article de vous en dire un peu plus sur la Réuniologie et d’en évoquer le Modèle.
Le Modèle de la Réuniologie
Le Modèle de la Réuniologie démarre par une promesse où il est question de faire de chaque réunion un moment à la fois productif, engageant et apprenant.
Ces bonnes réunions apportent des bénéfices non seulement au collectif mais aussi à l’individu. Ainsi, l’organisation va pouvoir s’aligner et développer une culture de pleine utilisation de l’intelligence collective. L’individu y trouvera également son compte alors qu’il aura l’opportunité de contribuer et de se développer. Ces bonnes réunions vont ainsi contribuer à l’efficacité collective et l’épanouissement de chacun.
À un moment où les organisations font face au double défi du risque de perte de productivité collective et de désengagement individuel, il est clair que les opportunités sont nombreuses.
Pour que cela fonctionne, il convient d’appliquer 3 fondamentaux et 3 secrets.
Avant de parler de secrets, parlons des fondamentaux
- Tout d’abord, il faut s’imposer un cadre et des règles auxquels le plus grand nombre vont accepter de se conformer. À l’instar de tout sport collectif, sans règle, il n’y a pas de jeu.
- La présence réelle va également être une des exigences clés. Présence difficile à maintenir en continu alors que les sollicitations se multiplient. Récemment j’assistais à une réunion. Je surveillais du coin de l’œil mon voisin. Rien de ce qu’il se passait en dehors de la réunion ne pouvait lui échapper. Devant lui, un laptop ouvert. A côté du laptop deux smartphones. En bonus une montre connectée au poignet …
- Enfin, c’est sur une véritable écoute mutuelle que les échanges pourront se déployer et l’intelligence collective émerger.
Avez-vous remarqué le plaisir que l’on peut ressentir au plus profond de soi après avoir été écouté ?
Une fois le collectif engagé sur ces fondamentaux, la mise en œuvre de 3 secrets va permettre de délivrer la promesse.
Les 3 secrets
- Le premier secret, « commencer par la fin », invite à être clair sur l’objectif poursuivi. Lorsque l’on déclenche une réunion, démarre une réunion ou démarre un sujet dans une réunion, il convient d’exprimer en termes clairs le résultat attendu. Il convient d’apprendre à faire la différence entre « aborder un sujet », et « produire des idées » ou « prendre une décision ».
- Le deuxième secret « tous acteurs » fait référence à l’engagement et invite tout organisateur de réunion à identifier des leviers pour mettre au travail les participants, non seulement pendant la réunion, mais aussi avant et après. C’est la clé pour que la réunion soit efficace et source de satisfaction individuelle.
- Enfin, le 3ème secret « faire mieux demain » invite à évaluer toute réunion. Toute réunion doit se terminer par un temps même court consacré collectivement à s’interroger sur la qualité du résultat atteint, ainsi que sur la manière avec laquelle il a été atteint. C’est le moment pour identifier des pistes pour faire mieux la réunion suivante et installer l’organisation dans une spirale de progrès.
Lorsqu’une organisation me demande par où commencer, je lui recommande de mettre en œuvre l’exercice de l’évaluation.
En acceptant collectivement de s’interroger sur la performance de ses pratiques, un collectif et ses membres trouveront le chemin du progrès.
En paraphrasant, Rocky, le coq de Chicken Run : si vous décidez de transformer vos réunions, je vous recommande de faire preuve de courage, de discipline et de courage.
Sans doute serez-vous d’accord avec moi ?
« La joie est dans le progrès. »
Qui est Louis Vareille ?
