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   Loïc Thomas
 dans  Conseils
4 minutes

Flex-office : vers un nouvel aménagement de l’espace de travail

D’après une étude menée par JLL en 2020, à l’issu du premier confinement, 85 % des personnes interrogées déclaraient souhaiter continuer à télétravailler 2 à 3 jours par semaine.

Et si le flex office et l’abolition des frontières en entreprise était la solution pour s’adapter efficacement à l’émergence du travail hybride ? 

Le flex-office pour remplacer l’open space 

L’open space s’est développé au cours des années 1990-2000 dans l’idée de pouvoir rassembler, dans un même espace, un grand nombre de bureaux. Tous les collaborateurs disposaient alors de leurs propres bureaux attitrés, mais dans un espace commun. Ce concept, qui a connu des hauts et des bas, s’essouffle progressivement pour laisser place à une nouvelle tendance qui s’est particulièrement développée à l’issue du premier confinement en 2020 : le flex-office. Ce concept de desk sharing vise à effacer les limites de l’espace en entreprise. En arrivant le matin au bureau, chacun est libre de s’installer où il le souhaite. Cette tendance s’est généralisée avec le développement du nomadisme (le fait qu’un employé travaille ailleurs que dans l’enceinte des bureaux). En effet, avec le développement du télétravail, des études montrent que 40 % des bureaux sont inoccupés quotidiennement ! À une période où l’immobilier a un coût élevé, réduire le nombre de bureaux individuels apparait comme une véritable source d’économie. 

Le flex office redessine alors l’organisation interne et l’aménagement de l’espace. Naissent de vrais espaces de collaboration avec des salles de réunions, des espaces de coworking ou individuels comme les phonebox, qui sont très prisés pour garantir performance et productivité dans ce mode de travail.

Ses avantages 

Le flex-office propose de nombreux avantages, que ce soit pour l’entreprise comme pour les salariés. Instauré correctement, le bureau flexible apporte des avantages substantiels non négligeables. 

Pour l’entreprise 

Cette méthode organisationnelle offre la possibilité d’optimiser les espaces de travail. Il devient facile de créer un plus grand nombre d’espaces communs, d’échanges, de détente. Cela permet de renforcer l’attractivité de l’entreprise et son image de marque. Les salariés ont tendance à être plus fidèle et cela facilite le recrutement de talents. 

D’un point de vue financier, le gain est non négligeable sur le long terme pour l’entreprise. Il faut savoir que des bureaux inoccupés représentent un coût entre 12 000 et 14 000 euros par employés et par an ! Grâce au flex-office, on peut plus facilement adapter la taille des locaux. D’ailleurs, d’après l’étude de CBRE “La collaboration a besoin d’espace”, le flex office permet de réduire l’empreinte immobilière de 10 à 25 % selon les entreprises. 

Pour les salariés

Cet aménagement flexible des espaces de travail a des effets positifs sur l’efficacité, la productivité et la performance des salariés. En effet, cette nouvelle organisation permet de limiter l’ennui, de créer du lien social et de favoriser la créativité. Les salariés sont alors plus épanouis et plus investis. Mobilité, autonomie et échanges entre collègues sont inévitablement sources de bien-être. D’ailleurs, une étude de Bloom at work, a fait le constat que des employés épanouis sont en moyenne 86 % plus créatifs ! Alors, développer le flex office n’est-il pas un bon point pour améliorer la qualité de vie au travail ?

Boostée par le travail hybride, cette méthode organisationnelle flexible est source de cohésion de groupe et instaure une culture d’entreprise nouvelle et novatrice qui motive et engage les salariés

Ses enjeux 

La mise en place d’une telle méthode de travail nécessite de prendre en compte certains paramètres. En effet, l’organisation interne doit être adaptée : l’ensemble des collaborateurs doivent pouvoir bénéficier d’un ordinateur portable, la connexion wifi doit être performante, la mise en place d’un espace de stockage est obligatoire et des réseaux d’entreprises pour collaborer à distance sont grandement nécessaires. Ces mises en place ne sont pas sans coût ! Elles représentent un véritable budget pour les entreprises pour pouvoir s’adapter à un mode de travail hybride et nomade. Par exemple, l’entreprise Shadow propose de bénéficier d’un espace de stockage de logiciel sur le cloud ! Cela permet notamment de limiter certains coûts d’investissement dans des ordinateurs très puissants. 

Un autre poste de dépenses à prévoir dans le budget : l’aménagement des bureaux. En effet, si ce concept permet dans la plupart des cas de réaliser des économies sur le long terme, à court terme, le passage au flex office représente un véritable coût. La plupart du temps, les projets d’aménagement sont à adapter selon les besoins de chaque entreprise et la personnalisation des espaces coûte cher. 

Le management nécessite également d’évoluer : il se doit d’être de confiance, bienveillant et donc majoritairement horizontal. Et c’est de ce fait, que parfois, les managers ont du mal à trouver leur place (comment convoquer un salarié dans son bureau si ce concept n’existe plus ?).

Côté collaborateurs, certains apprécient avoir un bureau personnel. Ainsi, pour réussir à contrebalancer l’utilisation mutualisée des postes, il faut pouvoir créer les espaces de travail qui donnent envie de s’y installer. Néanmoins, certains métiers administratifs (comme ceux de la comptabilité ou du secrétariat) ont plus de mal à s’adapter à ce type de méthodes. Ils ont besoin d’utiliser beaucoup de papier et de rangement, ce qui complique la mise en place du flex office. 

 

Combiné au travail hybride et avec l’essor du télétravail, le flex office permet d’organiser des rotations de postes et d’apporter des solutions techniques pour optimiser l’espace et proposer des nouvelles méthodes de travail. Pour que cette transition soit efficace, durable et performante, il ne faut pas hésiter à communiquer, échanger, se former dans le but de co-construire ensemble le projet !  

D’ailleurs, pour vous aider dans cette transition, n’hésitez pas à faire appel aux outils collaboratifs comme Beekast. Ils permettent d‘échanger et de collaborer plus facilement en toutes circonstances.

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