A distance comme en présentiel, il est important de rassembler tous les membres de son équipe pour maintenir la meilleure dynamique possible. Un rendez-vous quotidien avec ses collaborateurs permet de conserver le sens du travail en équipe et de redonner de l’importance aux interactions sociales.
Facteur de motivation et d’engagement, la communication est l’un des piliers d’une équipe qui collabore efficacement !
En quoi consiste le daily meeting ?
Le daily meeting, ou daily scrum meeting, est une courte réunion d’équipe réalisée en première tâche au début de chaque journée. L’idée est de faire connaître à ses collaborateurs l’avancée des projets en cours et de les tenir au courant des objectifs de chacun.
Le format à adopter est simple et se réalise en trois temps :
- On annonce ce que l’on a fait la veille
- On communique sur ce que l’on a va faire le jour même
- On indique si l’on rencontre des difficultés ou des points bloquants
Ces trois points remplacent l’ordre du jour ce qui permet de gagner du temps.
L’objectif est de s’assurer que l’on va bien atteindre ses objectifs ; le cas échéant, comprendre pourquoi la tâche est plus compliquée que prévu.
Si l’on rencontre des difficultés dans nos tâches, nous pouvons directement alerter les membres de l’équipe pour obtenir de l’aide et lever les points de blocage.
En revanche, le but n’est pas de se justifier sur son temps passé sur certaines tâches, mais d’informer l’équipe de son avancée de manière concise. Pour que ces réunions soient efficaces, elles ne doivent pas durer plus de 15 minutes !
Quels sont ses avantages ?
Le daily meeting offre de nombreux avantages aux participants. En créant un rendez-vous récurrent, on fixe une habitude qui permet d’ancrer la motivation de chacun et de commencer la journée en se rappelant ses objectifs et ses missions. Cette motivation permet à chacun des collaborateurs de tenir ses engagements.
Au-delà de la motivation, ce type de réunion permet de discerner ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. On se rend davantage compte de l’avancée des projets et du respect des objectifs du sprint.
Chacun des collaborateurs gagne en efficacité car ces réunions de travail obligent tous les membres de l’équipe à maintenir une organisation dans leurs tâches quotidiennes. Il devient ainsi plus aisé de se rendre compte de la capacité et de la vélocité de chacun des membres de l’équipe.
Les objectifs de cette réunion résident également dans le fait de pouvoir maintenir une cohésion d’équipe, même à distance, et de gagner en réactivité sur des sujets pouvant concerner l’ensemble des collaborateurs.
Comment le rendre efficace ?
Si vous hésitez à mettre en place le daily meeting au sein de votre équipe, voici 5 conseils pour débuter sans faire d’erreurs.
Respecter un timing court
Comme évoqué précédemment, le daily doit durer 15 minutes maximum. Au-delà, les objectifs de la réunion ne sont plus remplis car l’attention de chacun diminue et la réunion n’est plus efficace. Cette réunion journalière ne consiste pas à faire un point de gestion de projet global ni arentrer dans les détails, mais seulement d’aborder ses tâches principales.
Utiliser un outil collaboratif pour mieux visualiser les tâches de chacun
Les outils collaboratifs apparaissent comme un véritable support pour organiser ces réunions et gagner en efficacité. Par exemple, avec l’utilisation de Beekast, chacun des collaborateurs peut remplir ses tâches quotidiennement sur un tableau virtuel grâce à des modèles de sessions d’activité prêts à l’emploi. Plus besoin de salle de réunion, optez pour le management visuel et maximisez l’efficacité de vos réunions journalières.
Préparer à l’avance ses listes d’actions
En s’organisant à l’avance et en définissant en amont l’ensemble des tâches à accomplir pour la journée, on gagne en efficacité dans l’ensemble des missions. En étant ordonné dès le début de la journée, nous avons tendance à garder un meilleur suivi de nos actions au quotidien.
Dynamiser vos daily meeting pour maintenir la concentration de chacun
Pour animer une réunion tout en maintenant la concentration de chacun des participants, il est primordial de rendre vos meetings interactifs. Pour cela, optez pour le partage d’écran, donnez la parole équitablement à chacun, rebondissez et intervenez régulièrement pour éviter que certains ne perdent le fil.
Pratiquer l’écoute active
L’écoute active permet à chacun de mieux considérer le travail des autres. Lorsque l’on perçoit de l’intérêt de la part des collaborateurs pour notre travail, cela de donne du sens à nos tâches, c’est un vecteur de motivation dans nos missions.
Au-delà du daily meeting, essayez également de daily stand up meeting ! Il fonctionne de la même manière que la daily meeting mais se tient debout pour maximiser son efficacité !
En attendant, si vous souhaitez découvrir nos templates de sessions pour organiser un daily meeting, créez votre compte gratuitement !