La réunionite vous guette ? Si vous souhaitez rendre vos réunions plus efficaces et gagner un temps précieux, le stand up meeting, littéralement « réunion debout », devrait vous intéresser. Il s’agit de tenir votre réunion debout pour que celle-ci soit courte, dynamique et aille droit au but. Bien connus des adeptes de scrum, du lean management, ou encore de la méthode agile, les stand up meetings séduisent aujourd’hui bien au-delà des équipes tech ! Retour sur 4 conseils simples pour le mettre en place.
Organisez votre stand up meeting en début de journée
Pour bien comprendre l’importance de ce moment, il faut revenir sur le déroulé de cette réunion. Elle suit en effet un rituel quotidien bien précis, où chaque membre de l’équipe prend la parole pour faire le point sur :
- l’état des lieux de la journée précédente ;
- les tâches et objectifs d’avancement pour la journée ;
- les éventuels obstacles et problèmes rencontrés.
Par définition, il est donc plus logique de démarrer la journée avec ce « daily meeting ». Il est ainsi conseillé de bloquer un créneau quotidien dans l’agenda de votre équipe pour vous assurer de leur disponibilité.
Encadrez la durée de votre réunion pour plus d’efficacité
La durée idéale d’un stand up meeting est généralement de 5 à 15 minutes. Le fait d’être debout est justement censé encourager à faire vite, car la position peut vite devenir inconfortable. Pour éviter de déborder, assurez-vous que les règles du jeu soient claires et connues de tous les participants. Il leur revient ensuite de bien préparer leur prise de parole pour que la réunion se déroule de manière fluide et ne dépasse pas le temps initialement prévu.
N’hésitez pas à désigner un « maître du temps », chargé de calibrer le temps de réunion en amont et de le faire respecter le moment venu. Il peut ainsi avertir lorsqu’il ne reste plus que quelques minutes et proposer d’organiser une autre réunion si nécessaire.
Limitez le nombre de participants à vos stand up meetings
Ce troisième conseil est intimement lié au précédent : s’il y a trop de membres, il vous sera difficile de tenir le timing imposé. Limiter le nombre de participants à une équipe projet restreinte permet également de faire en sorte que chacun se sente à l’aise pour prendre la parole. Les membres étant invités à proposer des solutions aux obstacles des autres, cela permet également de ne pas y passer trop de temps. Avant d’instaurer un stand up meeting, prenez donc le temps de bien réfléchir aux participants qui doivent réellement y prendre part.
Désignez un « scribe » pour garder une trace de la réunion
Pour suivre l’avancement de votre projet de manière efficace, il est indispensable de rédiger un compte rendu de réunion. Et le stand up meeting n’échappe pas à la règle ! Par souci d’efficacité et pour faciliter la relecture, nous vous conseillons d’opter pour une solution digitale. Avant la réunion, pensez donc à nommer un « scribe » qui sera chargé de prendre des notes, il s’agit d’un rôle clef pour une réunion efficace ! N’hésitez pas à faire tourner les rôles à chaque réunion pour booster l’engagement de vos membres.
Au-delà des notes classiques au format texte, vous pouvez également utiliser des formats plus innovants comme le Tableau et les nombreux modèles de réunion d’équipe disponibles sur Beekast. Autant de moyens de suivre l’avancement d’un projet dans le temps de manière visuelle, ludique et interactive !
Vous pensez que le stand up meeting pourrait être utile à votre entreprise dans le cadre de gestion de projets agiles ? Alors nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à le mettre en place. Vous l’avez compris, avec un peu de méthode et une équipe bien préparée, vous n’aurez besoin que de quelques minutes chaque jour pour faire avancer vos projets.
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