L’accélération du travail à distance a favorisé l’apparition de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux modes collaboratifs en entreprise. C’est dans ce contexte que la digital workplace tente de se créer une véritable place dans l’écosystème digital des entreprises.
Qu’est-ce qu’une digital workplace ?
Une digital workplace représente un environnement de travail numérique. Ce mode de fonctionnement en entreprise apparaît comme un bouleversement des limites temporelles et spatiales de l’espace de travail. Elle représente une nouvelle manière de collaborer, plus innovante et qui s’adapte à l’air du temps.
Au-delà d’un portail collectif d’entreprise, c’est une révolution digitale qui donne accès à un grand nombre d’applications dans l’idée de créer une nouvelle culture de la performance qui conjugue autonomie et collaboration.
Cette dématérialisation des services sert de fondations à la construction de l’entreprise de demain.
Ce terme existe depuis déjà une petite dizaine d’années lorsqu’en 2009, Paul Miller, le fondateur de la Digital Workplace a utilisé ce terme pour décrire l’utilisation d’un écosystème numérique et technologique au service de la performance des espaces de travail collaboratifs.
Pourquoi la mettre en place ?
Comme évoqué précédemment, la Digital Workplace s’adapte à l’émergence de nouveaux besoins, de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux outils technologiques. Elle permet d’adopter de nouvelles méthodes de travail plus efficaces et plus agiles permettant de gagner en efficacité grâce à des process plus performants.
Mais alors, de quelles manières améliorer les performances, la productivité et l’attractivité ?
Côté collaborateurs, la mise en place d’une Digital Workplace efficace et performante permet de cultiver leur satisfaction en leur proposant une meilleure expérience collaborateur au quotidien. En optimisant leur bien-être, la fidélité à leur entreprise est bonifiée et la rétention des collaborateurs est meilleure.
Grâce à la mise en place d’un accès à distance à tout ce qui était autrefois réservé à l’espace physique (documents, informations, réunions, accès à certains logiciels, etc) et en libérant chacun des limites d’espace et de temps, les collaborateurs peuvent bénéficier d’une meilleure accessibilité aux informations et documents. Ils peuvent développer une meilleure autonomie et gagner en efficacité permettant un gain de temps dans les process et les prises de décisions.
Cette méthode de fonctionnement concède également la possibilité de favoriser la collaboration et l’intelligence collective. En effet, grâce à l’utilisation des outils collaboratifs et des nouvelles technologies, on développe la possibilité de créer une vraie culture d’entreprise forte, et cela, peu importe l’endroit géographique. La communication interne peut se faire plus facilement, ce qui favorise, de fait, le transfert de compétences entre collaborateurs.
S’adapter à de nouvelles méthodes de travail plus modernes et compétitif est la meilleure manière de lier performance de l’entreprise et bien-être de ses collaborateurs ! Grâce à ces modes de travail dynamiques et innovants, créez une marque employeur forte qui fait vraiment la différence.
Comment la mettre en place ?
6 étapes pour réussir sa transition digitale
1/ Faire un état des lieux de l’existant
En faisant le point sur ce qui est déjà en place en interne, il est plus abordable de faire le bilan sur les éléments qui fonctionnent (ce qui n’ont pas besoin d’évoluer) et ceux qui sont à modifier (car apparaissent comme obsolètes).
2/ Définir les besoins des utilisateurs
Chaque entreprise, en fonction de ses habitudes et de son secteur d’activité, possède des besoins des différents dont la mise en oeuvre sera bien différente. Il est donc essentiel de définir ses véritables besoins afin de se lancer dans une transformation numérique qui a vraiment du sens.
3/ Avancer pas à pas dans la digitalisation des process
Pour cette étape, il est essentiel d’établir un plan afin d’avancer étape par étape dans cette transformation digitale. L’idée de confectionner un retro planning et une roadmap est pertinante pour toujours garder la main les évolutions en cours.
4/ Communiquer pour adopter les bonnes pratiques de conduite du changement
Comme dans beaucoup de situations, la communication est fondamentale pour aller au bout des projets. Informer et former vos collaborateurs sur toutes les évolutions pour que chacun puisse s’adapter à son rythme à ces nouvelles méthodes de travail.
5/ Instaurer en interne une vraie culture du digital
Qui dit transformation digitale dit inévitablement : adopter la culture qui va avec ! Pour cela, commencez simplement par intégrer des outils de communication simples comme un réseau social d’entreprise. Ils permettront à chacun des collaborateurs de s’adapter progressivement aux nouvelles applications métiers proposées par l’entreprise.
6/ Assurer la sécurité sur le long terme
Lorsque l’on souhaite bénéficier d’une digital workplace, l’idée est que cette méthode de travail fonctionne sur le long terme. Si tous les documents et les process finissent par être dématérialisés et fonctionner de manière numérique, il est essentiel de garantir une sécurité optimale pour ne pas risquer de perdre ses données ou se faire pirater.
La digital workplace apparait comme la nouvelle alternative pour optimiser sa productivité, son efficacité et sa performance en entreprise. Grâce aux outils collaboratifs comme Beekast, favorisez engagement et motivation dans vos équipes !