PowerPoint, les pièges à éviter

Les pièges à éviter

Dans une salle de classe, de réunion ou de conférence, un seul élément est immuable : l’écran blanc, sur lequel sera projetée une présentation PowerPoint. Sa couleur orange est reconnaissable dès les premières secondes, pas besoin d’être un expert développement VBA ou un maître dans l’art de la mise en page pour l’utiliser. Tout ce dont on a besoin, c’est de quelques cliquer-glisser et le tour est joué. Malheureusement, tout ceci n’est qu’une idée reçue.

Un formateur m’a dit un jour : « de toute la suite Office, PowerPoint est probablement le logiciel le plus complexe, parce qu’il a l’air si simple. Mais, pour une présentation, heureusement, un logiciel ne peut pas tout faire ».

Quelques slides, aussi simples à réaliser soient-ils, ne suffisent pas à donner une bonne prestation. Bien au contraire, parfois. Pour tirer le meilleur du logiciel le plus connu des suites bureautiques, il faut simplement garder en tête quelques pièges à éviter.

PowerPoint est un outil de communication

PowerPoint est un outil, pas un robot. C’est vous qui le maniez et vous devez connaître les règles pour qu’il fonctionne bien : regarder de loin un marteau ou l’utiliser comme une scie n’a jamais produit de résultats probants. Voici les consignes de sécurités pour un usage en toute sécurité de PowerPoint :

  • Quand utiliser PowerPoint ? Une présentation n’est pas (ou très peu) improvisée : votre intervention doit être pensée et scénarisée selon votre objectif. Powerpoint n’est pas le bon outil, un simple cahier fait l’affaire. Lorsque vous êtes prêts, construisez vos slides pour illustrer vos propos.

  • Comment utiliser Powerpoint ? Powerpoint est un outil de présentation, votre outil de traitement de texte est Word. Ne confondez pas les deux : la lecture parasite les mémoires auditives et visuelles ! Vos slides doivent venir appuyer votre discours (plus facile à dire qu’à faire, nous y reviendrons). Utilisez-les pour parler d’exemples bien précis, illustrer des propos avec des infographies ou des graphiques, montrer des photos ou même des vidéos. Rappelez-vous simplement que PowerPoint vous dessert si vous usez trop des fameux « bullet-points ».

  • Précautions d’utilisation : votre support de présentation et votre dossier papier (qu’il s’agisse d’un cours, d’une formation ou d’autre chose), ne doivent pas être le même document. Un dossier est un objet inanimé alors qu’une présentation vit et se vit.

Scénariser son intervention

PowerPoint intervient après que vous avez scénarisé vos propos. Pour filer la métaphore : on ne construit pas une maison en la dessinant au fur et à mesure. Il en va de même pour une présentation. Une fois que vous avez structuré un plan assez précis, vous pouvez commencer à créer votre support.

À partir de votre sommaire, imaginez des éléments qui viendront compléter vos propos. Voici quelques exemples des différents niveaux de discours :

Contexte Ce que vous dites Contenu de votre slide À éviter
Conférence les méthodes de management agiles Les conditions de réussite dans le déploiement des méthodes agiles Trois pictogrammes symbolisant les trois conditions sine qua non de réussite Une liste des conditions de réussite accompagnée d’explications
Réunion reporting d’une campagne de mailing à votre supérieur Les résultats sont bons comparé à l’année dernière Un graphique comparatif d’un ou deux indicateurs clés Un tableau reprenant l’ensemble des données
Formation la sécurité sur un chantier Étude de cas : guider un coéquipier lors de la manœuvre d’un engin Une photo ou un schéma de la scène en question Liste des choses à faire et ne pas faire

Créer un document interactif

Quel que soit votre objectif, il passe par l’interaction que vous aurez avec votre audience. Afin de maximiser l’impact de votre présentation, votre PowerPoint doit être conçu avec en tête le but de garder les participants le plus attentif possible.

La magie de PowerPoint est d’offrir bon nombre de possibilités pour rendre vos présentations vivantes : les animations et transitions. Attention, n’en abusez pas : ces animations doivent vous aider à scénariser votre intervention, pas polluer votre présentation !

Voici quelques idées d’animations, que vous pourrez télécharger à la fin de cet article et à coupler avec beekast pour un maximum d’interaction :

  • Un texte à trous
  • Un choix multiple
  • Une question accompagnée d’un chronomètre

Tant que les animations viennent vous aider à scénariser, la seule limite de PowerPoint est votre imagination !

Précautions d’usage

Derrière son apparente simplicité, PowerPoint est un logiciel exigeant, car il fait appel à des compétences de prise de parole. Si vous ne maîtrisez pas les bases de la finance, Excel vous sera inutile lors de la préparation d’un Compte de résultat. Il en va de même pour PowerPoint : scénarisez d’abord, puis travaillez vos illustrations et exemples afin de créer de l’interaction. Enfin, et seulement à ce moment, vous pourrez vous lancer dans la conception de vos slides.

Si vous êtes en panne d’inspiration, gardez en tête la méthode KISS (Keep It Simple and Stupid – Restez simple et stupide) : rien de tel qu’un peu d’humour et de simplicité pour être efficace.

Chez beekast, nous vous proposons un assistant gratuit pour mieux collaborer avec vos classes, lors de vos formations ou interventions. Essayez-le maintenant !

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