Fallbeispiel Total

Seminar mit 500 Teilnehmenden

Kontext

Die Abteilung für Forschung und Entwicklung von Total Holding organisierte ihr jährliches Event um die großen strategischen Ausrichtungen bis 2020 und die laufenden Projekte den unterschiedlichen Teams zu präsentieren.

Ziele

Auf einer einzigen Platform konnten alle praktischen Informationen mitgeteilt und die Plenarsitzungen dynamisiert werden, indem die Teilnehmenden sich mit Hilfe interaktiver Animationen einbrachten, und das Feedback zur Veranstaltung gesammelt werden.

Lösungen

Während der Präsentationen wurden die Funktionen Frage/Antwort über die Message Wall, Abstimmungen, Word Clouds, Selfie Wall und das Formular eingesetzt.

Dank der Message Wall haben die Teilnehmenden ihre Fragen direkt im Laufe der Präsentation gestellt. Die Fragen bei denen am häufigsten "Like" geklickt wurde, wurden am Ende jeder Präsentation in Frage-Antwort-Sessions beantwortet.

Mit der Word Cloud hat der Moderator die Versammlung auf originelle und produktive Art und Weise eröffnet und den Wissensstand der Teilnehmenden zum Thema abgefragt. Um zum Abschluss der Veranstaltung das Feedback der Teilnehmenden zu erfragen wurde erneut eine Word Cloud verwendet.

Eine erste Abstimmung, die in Form einer Umfrage durchgeführt wurde, war dazu da zu erfahren, welches Programm nach Ansicht der Teilnehmenden das am strategisch sinnvollste sei. Am Ende der Plenarsitzung wurde ein Quiz durchgeführt. Die Moderator hat so getestet ob die Teilnehmenden die Grundprinzipien der in den verschiedenen Präsentationen behandelten Themen verstanden haben.

Die Selfie Wall wurde während der Kaffeepause aktiviert um Selfies während der Pause und nach der Veranstaltung hochladen zu können. Die Selfies wurden zum Abschluss der Veranstaltung in Form eines Mosaiks um das Logo von Total angeordnet.

Die Animation Formular wurde im Sinne einer Umfrage zur Messung der Zufriedenheit verwendet. Sie wurde ebenfalls am Ende der Veranstaltung aktiviert und blieb mehrere Tage online um möglichst viel Rücklauf zu ermöglichen.

Noch dazu wurden die Rubriken Teilnehmende, Kalender, Liste (die Liste wurde genutzt um das Profil der Redner*innen zu präsentieren) und externe Website (um praktische Informationen zum Tagesablauf zu zeigen) verwendet

Ergebnisse

In Zahlen:
13 Animationen wurden angewendet
195 Fragen wurden direkt und im gesammelt
927 Likes auf der Message Wall
1,2 Wörter wurden durchschnittlich pro Teilnehmenden in die Word Cloud eingetragen
92% aller Teilnehmenden nahmen an der Umfrage zur Zufriedenheit teil
Das Kundenfeedback bezüglich Beekast fiel sehr positiv aus (5/5) sowohl bezüglich des Produkts, als auch bezüglich des Services.

Dank Beekast konnten die Teilnehmenden des Seminars auf die notwendigen und praktischen Informationen zugreifen, die zum reibungslosen Ablauf des Events nötig waren: Das detaillierte Programm, die Möglichkeit die Fragen den jeweiligen Redner*innen direkt zu stellen, sowie der Austausch mit neuen Gesprächspartnern.

Während den Präsentationen konnten die Teilnehmenden sich frei austauschen und ihre Fragen direkt stellen. Total konnte so die häufigsten und dringendsten Fragen herausfiltern. Dementsprechend konnte das Unternehmen herausfinden welche Themen für die Teilnehmenden wichtig sind. Die Word Clouds haben gezeigt welche Herausforderungen die Teilnehmenden für die Forschung und Entwicklung sehen und wie die Teilnehmenden die Veranstaltung bewerten. Diese beiden Animationen sind für die Organisatoren Indikatoren bezüglich der Erwartungen und der Wirkung der Veranstaltung. Die Abstimmungen haben ermöglicht die Themen mit Teilnehmenden interaktiv zu verzeichnen und produktiv zu nutzen. Die Selfie Wall hat den Abschluss der Veranstaltung originell eingeläutet und hat zusätzlich einen positiven Effekt auf das Gruppengefühl!