Fallbeispiel Pierre Fabre

International Convention

Kontext

Pierre Fabre Médicament hat Beekast das zweite Jahr in Folge ausgewählt um die Vorträge und Workshops seiner International Convention dynamisch zu gestalten.

Ziele

Das Ziel der Verwendung von Beekast in dieser Veranstaltungswoche war es die Teilnahme an den Seminaren und den Workshops dynamischer zu gestalten. Es ging darum die Momente, die die Redner*innen mit dem Publikum teilen zu Momenten der Teilhabe und Zusammenarbeit werden zu lassen.

Lösungen

Ein Projektleiter von Beekast hat das Orga-Team begleitet. Zusammen haben sie die unterschiedlichen Funktionen von Beekast besprochen und überlegt wo diese am kohärentesten und am geeignetsten bezüglich des Inhalts der Präsentationen eingesetzt werden können.
So wurden 8 Sessions mit Beekast umgesetzt: 2 Sessions in Vorträgen und 6 Sessions in Workshops. Während der Seminare war ein Experte von Beekast vor Ort um die unterschiedlichen Sessions zu koordinieren. Während die Redner und Rednerinnen sich auf ihre Vorträge konzentrieren konnten, kümmerte sich Beekast um das Back-Office der App.


Dank der Message Wall konnten die Teilnehmenden ihre Fragen direkt während den Vorträgen stellen. Die Redner*innen antworteten in einer Frage/Antwort Session.
Die Abstimmung mit Hilfe des Quiz war am häufigsten genutzt, sowohl in den Vorträgen als auch im Rahmen der Workshops. So konnten die Vortragenden die Teilnehmenden direkt zu Themen ihrer Wahl testen, die Ergebnisse sofort abrufen und dadurch tiefer auf Themen, die noch Erklärungsbedarf aufwiesen, eingehen.
Die Funktion Word Cloud ermöglichte es in den Workshops und Vorträgen Stimmungsbilder aufzuzeigen und die Meinungen der Teilnehmenden optisch ansprechend und synthetisch abzubilden.
Die Aktivität Formular wurde genutzt um eine Evaluation der Zufriedenheit mit der Veranstaltung durchzuführen. So wurde der traditionelle Fragebogen in Papierform durch eine digitale Version ersetzt. Das manuelle Auswerten der Fragebogen ist nicht mehr nötig. So konnte wirklich an Produktivität gewonnen werden!
Das Brainstorming hat es ermöglicht die Fragen der Teilnehmenden zu den verschiedenen angebotenen Themen zu sammeln. Indem das Brainstorming im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung stattfand, konnte die Veranstaltung besser auf die Anliegen der Teilnehmenden angepasst werden, indem aus den Ergebnissen des Brainstormings verschiedene Themenkategorien gebildet werden konnten.
Die Selfie Wall wurde zum Ende der Veranstaltung abgebildet. Dabei rahmten die Selfies das Logo des Seminars ein. Des Weiteren wurden die Rubriken Liste und personalisierte Seite zur Vorstellungen der Redner*innen im zweiten Plenum und zur Kommunikation einiger einleitender Worte genutzt.

Ergebnisse

In Zahlen :
439 Teilnehmende
42 Aktivitäten wurden mit Beekast in den beiden Vorträgen und den 6 Workshops verwendet
125 Nachrichten sowie 475 Likes wurden ausgetauscht
162 Likes auf der Message Wall
612 Stimmen bei den Abstimmungen
203 Wörter wurden in der Word Cloud abgebildet

Ein Bericht auf Basis der gesammelten Daten über das Event wurde dem Orga-Team des Events übermittelt. In einer Nachbesprechung mit dem Team von International Convention haben diese ihre gänzliche Zufriedenheit bezüglich der persönlichen Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung, sowie bezüglich der Applikation Beekast im allgemeinen, geäußert.