Une réunion avec votre chef ? Arrivez bien préparé.

Une réunion avec son chef n’est pas une réunion comme les autres. Compte tenu du lien hiérarchique, elle comporte souvent un fort enjeu, et fait ressentir une certaine pression. Raisons de plus pour arriver bien préparé. Dans ce billet, nous allons vous donner quelques conseils pour aborder ce type de réunion dans les meilleures conditions.

Nous allons ici nous intéresser aux réunions en bilatéral que vous pouvez avoir avec votre chef. Bien sûr, elles peuvent être très différentes selon la nature de la relation que vous avez avec votre boss. Mais certaines règles communes vont vous permettre de tirer le maximum de profit de ce genre de réunion.

1. Vous devez avoir des réunions avec votre chef

Le premier point à mentionner est que vous devez avoir des réunions avec votre chef. Parfois, ce n’est pas simple. Votre supérieur peut avoir un agenda extrêmement chargé, ou vous-même pouvez être accaparé par une multitude de projets et de tâches. Mais quoi qu’il en soit, vous devez absolument ménager des créneaux pour vous entretenir avec votre chef, et pas seulement en coup de vent autour de la machine à café. N’attendez pas la réunion d’évaluation annuelle : sollicitez vous-même votre patron pour avoir une réunion avec lui. Cela témoignera de plusieurs choses :

  • votre motivation pour votre travail ;
  • l’intérêt que vous portez à la relation avec votre chef ;
  • votre proactivité.

D’un point de vue très pratique, une réunion avec votre chef est l’occasion de faire le point sur les dossiers en cours, de débloquer des situations et de faire avancer votre carrière. Ne vous en privez pas !

2. Toute réunion doit avoir un objectif

Comme toute réunion, une réunion avec votre chef doit avoir un sujet et un ordre du jour. Si c’est vous qui êtes à l’origine de la réunion, c’est à vous de les proposer. Si c’est votre chef et qu’il ne vous a pas indiqué le thème ou le programme de la réunion, vous avez intérêt à les lui demander. A l’occasion d’une rencontre informelle, préalablement à la réunion, ou dans un courriel, interrogez-le sur le motif de la réunion et sur les principaux points qu’il souhaite aborder. Faites-le en faisant valoir que c’est à des fins d’efficacité. Ainsi, vous aurez des éléments qui vous permettront de préparer la réunion, en :

  • faisant le point sur les sujets ou les chantiers que votre chef souhaite évoquer ;
  • effectuant les recherches nécessaires ;
  • mettant en évidence des sujets connexes ou des prolongements intéressants pour compléter l’ordre du jour.

Psychologiquement, cela vous aidera également à aborder la réunion plus sereinement.

3. Une réunion pour aborder les problèmes et les solutions

Une réunion avec son chef n’est pas une conversation de salon. Elle doit servir à faire avancer les choses. Pendant votre travail de préparation, listez soigneusement les problèmes ou les enjeux auxquels vous êtes confronté. Pour chacun d’entre eux, identifiez des solutions ou des pistes. Puis, pendant la réunion, évoquez spontanément ces problèmes et ces solutions. Ne laissez pas planer d’ambiguïté ou de non-dits. Une réunion avec votre boss est une chance d’aborder les points les plus importants, de tester vos hypothèses, d’obtenir un soutien de sa part pour vous aider dans votre tâche. Mais tout ceci n’est possible que si les vrais sujets sont abordés.

4. Respectez le temps de votre chef…et le vôtre

Le temps est fondamentalement la ressource la plus rare. Respectez celui de votre chef. Soyez concis dans votre exposé. Allez droit au fait, en structurant votre propos. Cela fera de cette réunion un moment de productivité. Cependant, sachez en faire également un moment de convivialité. Sur la forme, restez souple et souriant. Mais sur le fond, soyez extrêmement rigoureux et professionnel. Vous montrerez ainsi à votre chef que vous savez que son emploi du temps et très chargé et que vous voulez faire bon usage de son temps.

Réciproquement, soyez respectueux de votre temps à vous. Il arrive bien souvent qu’un manager démarre une réunion en disant qu’en raison d’autres impératifs il ne dispose que d’une demi-heure là où une heure était initialement prévue. En fonction de la criticité des sujets devant être abordés, vous devriez alors immédiatement proposer que la réunion soit replanifiée. N’acceptez pas une réunion bâclée, surtout si c’est vous qui l’avez sollicitée. Agir ainsi nécessite de la confiance en soi et de l’aplomb, mais c’est le meilleur service à vous rendre et à rendre à votre chef. Si les sujets sont stratégiques ou sensibles, il faut leur consacrer le temps qu’ils méritent, et mieux vaut décaler la réunion que de tenir une réunion qui ne débloquera rien et ne sera au final qu’une perte de temps.

5. Que devez-vous retirer de la réunion ?

Au moment où vous entrez dans le bureau de votre patron ou dans la salle de réunion, vous devez avoir à l’esprit une vision claire de ce avec quoi vous voulez ressortir : quelles sont les questions auxquelles vous souhaitez des réponses ? Quelles orientations ou conseils attendez-vous de votre chef ?

Réciproquement, interrogez-vous sur ce que votre chef attend ou sur ce dont il a besoin. Il est très important que chacun d’entre vous sorte de la réunion en connaissant précisément les préoccupations, les besoins et les propositions de son partenaire. Car c’est bien sur le mode du partenariat que vous devez aborder la réunion avec votre chef. La réunion doit être un moment de coopération vous conduisant à trouver ensemble des solutions. C’est pourquoi vous devez en sortir avec une feuille de route claire, comprenant a minima la liste des prochaines actions à accomplir.

Il est important de produire une trace écrite de cette feuille de route, et plus généralement des points qui ont été évoqués pendant la réunion. N’omettez donc pas de rédiger un compte rendu, qui pourra servir de référence et évitera que les décisions ne soient oubliées. Des outils en ligne existent pour vous faciliter la tâche qui s’avèrent souvent plus efficaces que l’envoi d’un simple mail.

Une réunion avec votre chef est une chance pour vous permettre de mieux vous connaître sur le plan professionnel et sur le plan humain. Pour qu’elle soit mutuellement profitable, vous devez la préparer. Ensuite, bien sûr, pendant la réunion, sachez lâchez prise pour laisser advenir des solutions ou des pistes inattendues. Mais le meilleur moyen pour pouvoir laisser libre cours à une certaine dose d’improvisation est d’arriver sûr de soi en ayant bien préparé la réunion au préalable.

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