Organiser un événement (conférence, salon), c’est assurément beaucoup de travail. Mais en même temps, c’est se constituer un gisement de contenus inépuisable. Découvrez dans ce billet comment y parvenir et comment démultiplier l’impact de votre événement.

Organiser un événement est un élément phare dans tout dispositif promotionnel. Mais cela exige un budget non négligeable et demande beaucoup de temps. En mesurer les retours n’est pas évident. Sauf si… Sauf si vous considérez votre événement comme une source inépuisable de relations avec vos cibles et de contenus à réexploiter. Cet article va vous expliquer comment.

1. Créez une expérience inoubliable

Votre événement est d’abord un moment de vie. Pour qu’il marque les esprits en votre faveur, vous devez le rendre inoubliable. Pour cela, choisissez d’abord un bon lieu. Pendant plusieurs heures, vos intervenants et participants vont partager du temps ensemble, dans un lieu commun. A tout le moins, ce lieu doit être confortable. Si possible, sortez des sentiers battus. Pourquoi ne pas réunir vos conférenciers dans une salle de cinéma ou un théâtre art déco, au lieu du sempiternel centre de conférence ? Pourquoi ne pas vous rassembler dans la salle de congrès d’un parc d’attraction ou d’un parc naturel, pour joindre l’utile à l’agréable ?

La qualité de l’expérience que vont vivre vos visiteurs tient aussi bien sûr à la prestation de vos intervenants. C’est leur charisme et leur présence qui impressionnera vos participants, avant même la richesse de leurs diapositives ou la précision de leur discours. Choisissez donc des speakers qui soient à l’aise sur scène. N’hésitez pas non plus à prodiguer quelques conseils à vos intervenants en matière de posture et de langage corporel (5 astuces pour une présentation qui crève l’écran).

Par ailleurs, votre manifestation laissera un souvenir plus tenace à vos participants si vous les faites passer d’un rôle de spectateurs passifs à celui d’acteurs de votre événement. Pour cela, vous pouvez les faire participer en leur demandant de répondre à des sondages, de voter, de proposer des thèmes ou des mots clés affichés sur un écran, de live-tweeter votre événement… Utilisez toutes les possibilités offertes par la technologie pour créer un réel sentiment d’immersion chez votre public.

Enfin, si vous prévoyez une future édition de votre événement, n’oubliez pas de demander du feedback à votre assistance, à l’aide d’un formulaire de satisfaction papier ou en ligne. Vous saurez ainsi ce qu’ils ont apprécié et ce qui leur a moins plu, et vous pourrez améliorer l’expérience de vos visiteurs la prochaine fois.

2. Faites passer des messages mémorables

Pour que votre événement soit un succès, il faut à tout le moins que ceux qui y ont assisté s’en souviennent. Quelques astuces peuvent vous aider à atteindre cet objectif. Tout d’abord, attachez-vous à faire fonctionner tout le cerveau de vos participants. En effet, la mémoire fonctionne par association de souvenirs de diverses natures : sensations physiques (visuelles, sonores voire olfactives), émotions, argumentation logique… Misez sur tous ces éléments, en prévoyant des présentations très visuelles, des jingles, des intervenants passionnés, des présentations claires et synthétiques…

Deuxièmement, impliquez vos participants. Rappelez-vous la phrase de Confucius : « J’entends, j’oublie. Je vois, je me souviens. Je fais, je comprends. ». Associez vos visiteurs à la conception du programme de votre événement en amont, faites-le participer à l’aide d’outils interactifs pendant la conférence, optez pour des supports très visuels… Toutes ces techniques contribueront à ce que vos visiteurs se souviennent de votre événement.

Enfin, soyez pédagogue. Parce que la pédagogie est l’art de la répétition, répétez vos messages clés au moins trois fois par intervention, sous des formes différentes. Encore plus concrètement, n’hésitez pas à reprendre des formules chocs plusieurs fois tout au long de votre événement. Enfin, utilisez des schémas et autres représentations visuelles, qui marquent plus les esprits.

3. Déclinez votre événement en contenus recyclables

Une autre façon de capitaliser sur votre événement est de le transformer en usine à contenus. Quelques exemples :

  • Vous pouvez prendre des photos et les poster sur votre compte Instagram ou Flickr ;
  • Vous pouvez réaliser des vidéos de votre événement et les poster sur votre chaîne YouTube ;
  • Vous pouvez enregistrer les interventions de vos speakers (avec leur accord, bien sûr) et les diffuser sous forme de podcasts ;
  • Vous pouvez rédiger des synthèses des différents interventions et les publier sous forme de billet de blogs ;
  • Vous pouvez réaliser des infographies pour retranscrire les propos de vos intervenants sous forme visuelle ;

En procédant ainsi, vous transformez un événement circonscrit dans le temps en une somme de contenus pérennes qui vont pouvoir de surcroît vous alimenter en pistes commerciales (leads). Dès lors, vous pourrez faire entrer ces leads dans un entonnoir de vente, et en transformer une partie en clients.

Découvrez comment nourrir votre entonnoir de vente grâce à votre événement :

capture-decran-2016-10-17-a-10-52-49

4. Partagez votre événement et donnez-lui une portée incalculable

Grâce aux médias sociaux, vous pouvez utiliser votre événement pour faire connaître votre entreprise ou votre proposition de valeur bien au-delà de la salle de conférence. En amont, vous pouvez les utiliser pour drainer un public ciblé. Pendant l’événement, vous pouvez tweeter les principales citations clés et alimenter une conversation. Vous pouvez également utiliser des outils comme Periscope pour filmer les coulisses de votre événement ou diffuser des interviews exclusives sous forme de bonus. Les possibilités sont infinies. Les médias sociaux offrent ainsi à votre événement une caisse de résonance vous permettant de démultiplier son impact.

Pour tirer de la valeur de votre événement, vous ne devez pas le considérer comme un épisode promotionnel inscrit une fois pour toutes dans le temps mais comme un élément d’une démarche de communication à long terme. C’est cette approche qui vous permettra d’en tirer un bénéfice relationnel durable, pouvant lui-même déboucher sur des retombées financières.

Chez beekast, nous vous proposons un assistant pour mieux collaborer durant vos réunions. Essayez-le maintenant !

Contactez-nous

Nous vous répondrons en moins de 24h.