Le smartphone : ennemi numéro 1 des organisateurs de réunion ?

Si vous avez déjà été amené à organiser des réunions, vous avez dû être confronté à cette pratique… L’essor des nouvelles technologies a transformé le smartphone en un outil incontournable du quotidien. En 2015, 30% avouait utiliser leur téléphone portable en réunion. L’addiction technologique, mais également le trop-plein de réunion, a fait naître cette nouvelle pratique. Il suffit de regarder votre auditoire durant une réunion pour le remarquer. De nombreuses personnes n’écoutent que d’une oreille en consultant leur smartphone. Voir pas du tout ! Il faut 7 minutes à un salarié français pour se reconcentrer sur un autre sujet après avoir traité un email.

Mais alors, comment maintenir l’attention en réunion ?

Le phénomène de réunionite aiguë (pouvant également se définir comme la manie d’organiser des réunions) engendre un cercle vicieux : les salariés passent beaucoup (trop) de temps en réunion et, pour rattraper leur retard dans leur travail, se voient obligé de traiter leurs emails, même en réunion. Ces réunions s’avèrent alors coûteuses, peu productives et inefficaces. Si vous vous reconnaissez dans cette description, alors l’organisation et l’animation de vos réunions est sans doute à revoir !

Pour cela, vous pouvez percevoir ces outils comme une force plutôt qu’un fléau en les utilisant pour dynamiser votre réunion.

  • Commencez par épater votre auditoire en introduisant votre réunion de manière originale grâce à une activité “ice-breaker” : effet waouh garanti ! Vous pouvez, par exemple, leur demander de se positionner sur les deux axes d’une matrice, en lien avec le thème de votre réunion. Vous pouvez également demander la météo du jour à vos participants en leur demandant de répondre avec leur portable par des emojis (orageux, pluvieux, nuageux, ensoleillé).
     

  • Au fur et à mesure de votre présentation, vous pouvez mettre à contribution vos participants pour les inciter à utiliser leur smartphone à bon escient : sondages, QCM, brainstormings… Autant d’activités qui vous permettront de favoriser l’intelligence collective au sein du groupe, mais également de maintenir leur attention.
     

  • Enfin, vous pouvez terminer la session par un R.O.T.I (return on time invested) en demandant à vos participants d’attribuer une note à la réunion sur une échelle de 1 à 5, ou en leur proposant d’attribuer un qualificatif à ce temps de travail sur un nuage de mots.
     

Lorsque l’on sait que le coût estimatif d’une réunion d’une heure entre 6 personnes gagnant en moyenne 2000 euros brut par mois est de 700 euros, vous aussi sautez le cap du digital ! Pour estimer le coût de vos réunions et évaluer leur productivité, rendez-vous sur le site du Réuniomètre.

Avec Beekast, le smartphone n’est plus un ennemi, au contraire, il est mis à contribution, il est mis au service de l’animation de vos réunions. Pour essayer, c’est très simple, créer un compte gratuit sur notre site.


Sources : Etude Deloitte et Yahoo - 2015 Reuniometre

Contactez-nous

Nous vous répondrons en moins de 24h.