La matrice Eisenhower : un moyen simple pour maximiser sa productivité

Élaborée par Dwight David Eisenhower, le 34ème Président des États-Unis, cette matrice est aujourd’hui un incontournable en matière de productivité et de gestion du temps. Priorisez vos tâches et activités quotidiennes selon deux variables : l’importance et l’urgence !

L’objectif est de parvenir à accorder de l’importance à ce qui est essentiel et se défaire des tâches inutiles afin d’optimiser la gestion de son temps ainsi que sa productivité.

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.

– Dwight David Eisenhower

Schéma Matrice Eisenhower

Différencier l’important de l’urgent

Aussi bien applicable à la vie personnelle que professionnelle, cette matrice sépare les tâches et activités selon deux grandes variables : l’important et l’urgent.

  • L’important : les activités importantes nous donnent la possibilité de progresser dans l’accomplissement de nos objectifs professionnels comme personnels.

  • L’urgent : les activités urgentes sont, en revanche, souvent initiées par d’autres personnes (collègues, amis…) et sont à accomplir dans l’immédiat. Comme elles sont le fruit des réflexions d’autrui, ces tâches sont rarement importantes pour nous mais elles donnent la possibilité à nos collègues ou nos amis d’atteindre leurs propres objectifs.

Il est donc nécessaire de réussir à identifier les activités urgentes mais non importantes afin de se dégager du temps pour se concentrer sur les activités essentielles et augmenter sa productivité.

1. Activités urgentes et importantes

Cette première catégorie regroupe toutes les activités à accomplir en priorité.

Exemples :

  • Un dossier important à rendre pour la fin de semaine
  • Certains emails (opportunité d’affaire, offre d’emploi…)
  • Une voiture en panne

Mais souvent, ces tâches urgentes auraient pu ne pas l’être. Tout réside dans notre capacité à procrastiner. Ainsi, la voiture ne serait jamais tombée en panne si vous aviez fait la révision en temps voulu, et le dossier ne serait pas urgent si vous aviez commencé à le préparer la semaine précédente.

Du fait de la procrastination, la liste des tâches de cette catégorie peut être aisément réduite en étant proactif. En prenant les devants, vous pourrez gérer les imprévus (urgents et importants) plus aisément.

2. Activités importantes mais moins urgentes

Ce quadrant rassemble les tâches qui n’ont pas d’échéance pressante ou qui ne sont pas clairement définies. Cependant, ces activités sont très importantes pour atteindre ses objectifs à long terme.

Exemples :

  • La planification de la stratégie de son département/de l’entreprise
  • La définition et accomplissement des objectifs quotidiens
  • La création et le respect du budget alloué aux différentes actions à mener
  • Faire du sport

Si l’on en croit Eisenhower, nous sommes supposés consacrer la majorité de notre temps à l’accomplissement de ces activités. Pourquoi ? Car atteindre nos objectifs à long terme apporte une réussite personnelle et/ou un succès professionnel.

Mais souvent, nous nous perdons dans la différenciation entre les activités importantes et celles urgentes. De plus, le biais du moment présent intervient régulièrement dans notre gestion des tâches. Nous avons tendance à nous focaliser sur les choses pressantes, il nous est difficile de nous concentrer sur des projets qui n’ont pas de date butoir. Puisqu’ils sont plus abstraits, il est plus facile de procrastiner.

Afin de ne pas rallonger la liste des activités de la première catégorie, il faut donc clairement définir l’important et s’y consacrer activement !

3. Activités urgentes mais peu importantes

Ces activités requièrent notre temps et notre attention alors qu’elles ne nous donnent pas l’opportunité d’atteindre nos objectifs professionnels comme personnels. La grande majorité de ces activités sont des interruptions venant d’autres personnes. Ces personnes vous contactent car elles tentent d’atteindre leur but selon leurs propres priorités.

Exemples :

  • La grande majorité des mails
  • Les appels téléphoniques
  • Les notifications / SMS…

Le problème de ces tâches est qu’elles paraissent importantes, mais ne le sont pas. Nous avons donc l’impression de consacrer notre temps à quelque chose d’utile alors qu’en réalité nous stagnons dans la poursuite de nos objectifs. Ces tâches ne devraient pas être réalisées au détriment des activités importantes mais moins urgentes.

Dans le cas où vous considérez consacrer trop de temps à ces activités, c’est que vous êtes certainement quelqu’un de (trop) gentil. Mais il faut parfois savoir dire non à certaines sollicitations afin de vous concentrer sur vos propres objectifs à atteindre.

4. Activités ni urgentes ni importantes

Pour résumer simplement, ces activités sont des divertissements. Elles sont donc ni pressantes, ni utiles et ne servent pas à atteindre d’objectifs.

Exemples :

  • Lire le fils d’actualité de Facebook
  • Jouer à FIFA

Nous passons beaucoup (trop) de temps sur ces tâches. Il arrive même parfois que l’on se dise “mais je perds mon temps”.

Il ne faut pas se leurrer, il n’est pas possible de supprimer intégralement ces activités. En revanche, vous pouvez faire en sorte de les réduire au maximum, afin de vous concentrer sur les activités importantes (1. et 2.). Néanmoins, ces activités sont indispensables à notre équilibre ! Après une grosse journée de travail, il n’y a pas de quoi culpabiliser lorsque vous décidez de regarder un ou deux épisodes de série.

Fixez-vous une limite, et tentez de vous y tenir afin de consacrer plus de temps à d’autres activités, comme faire du sport par exemple !

Afin de parvenir à utiliser judicieusement la matrice d’Eisenhower, il faut réussir à discerner l’urgent de l’important et se concentrer sur ses propres objectifs au maximum. Pour y arriver, la question à se poser : « Est-ce que je fais cela parce que c’est important, ou bien simplement parce que c’est urgent ? ». Soyez proactif, concentrez-vous sur vos objectifs et accordez-vous quelques moments de décompression bien mérités !
Organisez facilement cette matrice sur Beekast, afin de déterminer les décisions urgentes et importantes à prendre avec votre équipe ! Essayez-le maintenant…
Contactez-nous

Nous vous répondrons en moins de 24h.