7 visages du cauchemar en réunion

Le Timide, la Grande Gueule, Monsieur Je-Sais-Tout… Qui ne les a pas rencontrés lors d’une réunion ? Ces quelques exemples de profils, parmi d’autres, sont difficiles à gérer pour l’animateur. Dans ce billet, nous allons en passer en revue sept. Pour chacun, nous allons émettre des hypothèses sur le désir psychologique qui se cache derrière leur comportement. Nous allons également vous livrer des pistes pour assouvir ou au contraire contenir ces désirs, de manière à contrecarrer l’effet négatif que peuvent produire ces personnages, voire à en tirer quelque chose de positif.

• Le Timide rougit dès qu’on le regarde dans les yeux.
• Il dissimule son visage derrière son écran d’ordinateur portable dès que l’animateur pose une question (et déteste les tablettes qui n’offrent pas la même protection).

Pour le Timide, la réunion est un moment de torture qui risque de l’exposer à tout instant. Ce qu’il attend secrètement de l’animateur, c’est qu’il le préserve de toute mise en avant.

Au lieu de chercher à tout crin à faire participer ostensiblement le Timide, l’animateur a intérêt à le faire participer selon des modalités discrètes qui lui conviennent mieux :

• Il peut solliciter les participants par écrit grâce à des outils interactifs. A cette occasion, nul doute que le Timide osera partager ses idées.
• Il peut reprendre les idées du Timide dans son récapitulatif de fin de réunion, mais sans forcément citer son nom à l’oral. Il fera paraître le nom du Timide dans le compte rendu écrit de la réunion.

Le Naïf fait fi des jeux politiques inhérents à toute organisation et dit tout haut… ce qu’il pense tout haut. Sa parole est décomplexée, il n’a pas peur d’énoncer des vérités toutes simples mais parfois sans diplomatie, ce qui pourrait lui coûter cher.

Le Naïf n’est pas un idiot. C’est soit un jeune peu habitué à la politique d’entreprise, soit une personne plus expérimentée que cette dernière fatigue. En général, c’est quelqu’un qui a envie de contribuer positivement et qui préférerait que les choses soient plus simples.

Le Naïf est précieux dans une organisation car c’est un générateur d’idées qui aide à penser en dehors du cadre. C’est pourquoi l’animateur de la réunion :

• Doit le préserver dans les organisations ou pendant les réunions particulièrement politiques, en tenant compte de ses idées mais en sachant l’arrêter avant qu’il ne « se grille » ;
• Le solliciter abondamment pendant les séances de brainstorming car il aide l’entreprise à penser out of the box.

L’Endormi a tendance à piquer du nez et présente un temps de latence significatif quand on lui pose une question.

On distingue l’Endormi congénital, heureusement rare, et l’Endormi de circonstance, beaucoup plus fréquent : ce dernier, tout simplement, s’ennuie terriblement pendant votre réunion.

L’Endormi réagit à son ennui en somnolant. La réunion ne l’intéresse absolument pas et il a trouvé un refuge dans un demi-sommeil. Ce qu’il craint par dessus tout, c’est que l’on vienne le déranger.

La curiosité, l’intérêt et l’excitation sont trois antidotes efficaces pour tirer l’Endormi de son ennui.

• Essayez de le motiver en l’impliquant dans la discussion à partir de ses centres d’intérêt
• Ludifiez les réunions en ayant recours à des techniques originales telles que la salve d’idées, une session de 15 à 30 minutes dont l’objectif est d’émettre le plus de propositions possibles sur un thème donné. Des applications mobiles ou autres outils interactifs peuvent vous aider.

Madame Fait-Autre-Chose passe son temps à tapoter sur son smartphone. Souvent, à la fin, elle pose des questions qui ont déjà été abordées ou débattues amplement au cours de la réunion.

Cette personne a de l’énergie mais elle n’a pas envie de la mettre au service de la réunion. Elle profite de toutes les occasions pour s’évader dans d’autres activités.

Oubliez les réflexes de vieux maîtres d’école consistant à mettre en défaut l’attention de Madame Fait-Autre-Chose en lui posant une question sur ce qui vient d’être dit. Si vous lui faites perdre la face, elle risque de se braquer et de ne plus du tout participer.

Au contraire, canalisez son énergie en lui confiant une mission : prendre des notes en vue de la rédaction du compte rendu, prendre des notes au tableau blanc, etc. Plus vous l’impliquez, si possible de manière ludique, plus elle se sentira partie prenante de la réunion et moins elle aura envie de se réfugier dans des activités annexes.

La Grande Gueule est facile à reconnaître : c’est la personne qui intervient le plus souvent et dont les interventions sont les plus longues sans qu’elles soient les plus pertinentes. Autre caractéristique : elle prend un malin plaisir à dézinguer en fin de réunion les conclusions auxquelles le groupe est parvenu.

Si la Grande Gueule a un ego surdimensionné, on peut penser qu’elle a surtout un ego blessé. Le nombre et la véhémence de ses interventions sont à la mesure de son manque caché de confiance en soi. En testant les limites du groupe et de l’animateur, elle veut voir jusqu’où elle peut aller sans être rejetée, et se rassurer sur sa propre valeur.

• S’opposer à la Grande Gueule ne sert à rien. Elle cherche justement la confrontation et retournera votre énergie contre vous. Au contraire, commencez par reconnaître ce qui est valable dans ses interventions. Cela la désarçonnera et soignera son ego blessé.
• Ne réagissez pas aux provocations de la Grande Gueule. Répondez-y. C’est très différent. Dans le premier cas, vous êtes dans le mode action-réaction, et vous entrez dans son jeu. Dans le second cas, vous apportez une réponse appropriée et posée. Sur un ton calme, mais ferme, interrompez l’interrupteur et répétez les règles de la réunion, qui s’appliquent à tous : écoute, respect, prise de parole à son tour. Parlez lentement, en ménageant des silences. Puis donnez la parole à une autre personne.

Le Pessimiste aime à souligner que la situation est pire que ce qui a été évoqué. Esprit logique, il brille à démontre par A+B que les solutions proposées sont vouées à l’échec.

De toutes façons, il n’y a pas de solution.

On peut faire deux hypothèses sur le désir sous-jacent du Pessimiste. Certains Pessimistes sont certainement des âmes tristes ou inquiètes, qui demandent à être consolées ; d’autres ressentent peut-être juste un malin plaisir à saper le moral de leurs collègues.

• Essayez de tirer de la valeur des remarques du Pessimiste en décelant des points d’ombre qui auraient été oubliés.
• Concentrez sa négativité sur un point unique de son argumentation. Prenez-le temps d’en prendre note, reconnaissez sa part de vérité. Puis passez à autre chose et ne revenez plus sur les propos du Pessimiste.

Monsieur Je-Sais-Tout aime faire commencer ses phrases par « je ». Il assène des vérités avec une grande confiance, sans apporter de justifications ou d’exemples concrets.

Monsieur Je-Sais-Tout n’est jamais si prolixe que lorsqu’un décideur ou un responsable hiérarchique est présent dans la salle. Il espère briller et se faire bien voir.

Donnez satisfaction au désir sous-jacent de Monsieur Je-Sais-Tout : accordez-lui sa minute de gloire, en relevant dans son propos une ou deux pépites. Toutefois, ajoutez-y de la valeur en les justifiant par les arguments solides qui leur manquent. Puis veillez à ce que les autres participants puissent s’exprimer de manière équilibrée, sans que Monsieur Je-Sais-Tout n’accapare la parole.