Jouer pour vos réunions de début d'année. Et si c'était possible ?

Les serious games ont fait leur grand retour au sein des réunions, en interne ou avec des clients. C’est un bon moyen de créer de l’interaction sans perdre de vue l’objectif. Mais si les plus grandes entreprises font appel à des spécialistes, c’est qu’il y a quelques écueils à éviter. Pour mobiliser l’intelligence collective, il faut être capable de faire taire les plus bavards et engager les grands timides. Il faut savoir mobiliser autours des domaines de compétences de tous.

En début d’année, nous avons pensé à vous ! Pour vous permettre de faire un point dynamique et constructif, nous vous proposons quelques exercices originaux pour lesquels vous pouvez utiliser Beekast. En organisant une réunion en vous fondant sur cette courte liste, vous serez en mesure de faire un bilan, puis d’avancer sur les sujets critiques de l’année à venir puis de conclure pour s’assurer que vos collaborateurs ont bien retenu les informations essentielles !

Créer une frontière et donner le ton : l’échauffement créatif.

Un bon moyen de s’assurer que les participants soient dans les meilleures dispositions pour aborder les sujets à venir est l’échauffement créatif. Cet exercice à deux objectifs : matérialiser le début de la réunion et mettre ses collaborateurs à l’aise les uns avec les autres.

Il vous faudra : des objets hétéroclites (au moins autant que de participants)

Pour : 8 à 25 participants

Une manière de procéder, très simple, consiste à diviser les participants de manière aléatoire en quelques groupes. On dispose ensuite les objets sur une table, avant de leur demander d’un choisir un. Une fois installés, on donne alors la consigne : imaginer une histoire à partir de ces objets. Elle peut-être l’année à venir pour votre société comme l’histoire des fondateurs : l’idée et de mobiliser la créativité et générer les premiers échanges.

Faites le bilan et identifiez les points d’incompréhension avec le dessin

schema-reunion

En début d’année, il est souvent l’heure de faire un bilan et de s’assurer de l’adhésion de vos collaborateurs à votre vision. Pour cela, rien de tel que le dessin. L’objectif est de faire un bilan pour rebondir sur les points qui suscitent le plus de questions : on parlera de point d’incompréhension, mais on veut évidemment dire « point de blocage ». C’est une manière d’échanger et de commencer un brainstorming sur de bonnes bases.

Il vous faudra : quelques feuilles de papier au format A3, des feutres, de quoi accrocher les dessins et des gommettes de deux couleurs différentes (ou Beekast)

Pour : 10 à 30 participants

Toujours en groupe, ou individuellement, les participants répondent à une question en dessinant. À titre d’exemple, vous pouvez leur demander « comment travailler ensemble cette année pour attaquer le marché européens ? ». Une fois les chefs-d’œuvre terminés, accrochez-les et demandez aux participants de coller des gommettes vertes sur les éléments des dessins qui leur parlent le plus et des gommettes rouges sur celles qui suscitent l’incompréhension. Ceci fait, demandez à ceux qui n’ont pas produit le dessin de tenter de l’expliquer. La personne (ou le groupe) à l’origine s’expliquera dans un second temps.

Beekast vous permet une variante digitale. Une fois les dessins accrochés au mur, une personne par groupe est chargée de prendre en photo son chef d’œuvre pour le poster sur le mur de l’événement. Les participants peuvent alors commenter les productions des autres groupes. De cette manière, vous évitez la phase de collage des gommettes et vous gardez une trace de tout ce qui se dit, que vous pourrez ensuite exporter !

Brainstormez et priorisez les idées pour l’année à venir

Donnez l’opportunité à vos collaborateurs de s’exprimer et donner leur avis. En les faisant travailler individuellement, puis en petit groupe et enfin en plénière, vous mobilisez toute votre audience. Cette technique est très utilisée pour générer de nouvelles idées et les prioriser. Vous êtes à ce moment dans une phase de foisonnement : les idées doivent fuser. Puis vous les prioriserez au travers d’un vote.

Il vous faudra : des feuilles au format A4, un écran de projection ou un whiteboard

Pour : 5 à 50 personnes

Individuellement, chacun répond à une question posée par cinq propositions. Puis, en groupe de 3 à 5 personnes, on met en commun et les cinq idées les plus pertinentes sont retenues. Un groupe après l’autres, elle sont énoncées à l’oral et le présentateur les inscrit sur un tableau pendant que les autres réagissent (l’animateur peut modérer les propos).

Une fois toutes les idées listées, on lance un vote individuel (les participants peuvent voter pour deux propositions), qui permet de prioriser. L’intérêt de cet exercice est de permettre à tous de s’exprimer : les restitutions des idées se font en groupe et permettent aux plus timides de donner leur avis. Beekast peut vous accompagner sur ces problématiques de vote : créez simplement une animation vote avec les différentes propositions et laissez les participants s’exprimer librement, même les plus timides !

Le brainstorm est une animation plus complexe à maîtriser qu’elle ne le paraît : elle peut prendre du temps et certaines personnes, plus timides, tendent à s’effacer. C’est pour vous aider à mieux gérer cette phase cruciale que Beekast a lancé un module pensé pour répondre à cette problématique (disponible en janvier 2017). Vous pourrez digitaliser ces moments, sans pour autant sacrifier l’interaction et le dialogue !

Traitez un sujet critique et préparez sa communication

Si certains des sujets ayant émergé sont difficiles à aborder et / ou cruciaux, le face-à-face peut-être un bon angle d’attaque. En constituant deux équipes qui s’affrontent autour d’une question, on balaie une bonne partie des arguments et réponses pour éclaircir des sujets complexes et préparer sa communication. L’objectif est, en montant les équipes l’une contre l’autre, d’envisager de nombreux scénarios et les mesures qui ont été prises pour les éviter. Le cas échéant, les mesures qu’il faudra prendre.

Il vous faudra : des feuilles de papier au format A5 ou A4 et des feutres

Pour : 8 à 30 participants

Constituez deux équipes de même taille et expliquez leur les règles : autour d’une question (par exemple, devons-nous attaquer le marché Italien en 2017 ?), l’une devra penser aux risques et l’autre aux parades. L’équipe A marque un point quand l’autre n’a pas de parade et l’équipe B lorsqu’elle a une parade. Attention, les deux équipes ne communiquent pas, elles doivent donc envisager un maximum de scénarios !

Chacun de leur côté les deux groupes constitués listent des risques et des parades sur des cartes en papier. Choisissez alors une personne dans chaque équipe, dont le rôle sera d’espionner pour aiguiller ses coéquipiers, sans toutefois leur dévoiler les arguments adverses : « avez-vous pensé aux concurrents français également présent en Italie ? ».

Lorsque tous les arguments sont prêts, faites se lever les deux équipes et placez les face-à-face. Les deux personnes désignées pour équilibrer le jeu se placent alors entre les deux pour prendre des notes. Ceci fait, l’équipe A peut alors abattre une de ses cartes risque, à laquelle l’équipe B répond par une carte Parade. L’équipe A peut opposer un nouveau risque à chaque carte parade. Dès que l’une des équipes est à court d’argument sur un sujet, elle donne le point à ses adversaires.

Au terme de cet exercice, vous disposerez d’une liste de risques liés à un objectif et des arguments qui viennent les contrer. Certains risques resteront peut-être sans réponse et ce sera l’occasion d’en débattre avec vos collaborateurs.

Concluez avec un jeu de résumé

Pour mettre un terme à votre séance de jeux de productivité, vous pouvez proposer un dernier jeu : le résumé. C’est le terme de votre réunion et vous devez vous assurer que cette journée passée avec vos collaborateurs a bien porté ses fruits. L’exercice de résumé force les participants à se focaliser sur des mots-clés qui capturent les moments forts de votre réunion.

Il vous faudra : un écran de projection ou un whiteboard

Pour : 5 à 50 personnes

Proposez à vos participants, en groupes ou individuellement, de résumer leur avis sur les sujets évoqués à l’aide de phrases (pas une suite de mots sans lien) très courtes :

  • 1er tour : 20 mots
  • 2ème tour : 10 mots
  • 3ème tour : 5 mots

Entre chaque tour, toutes les propositions sont inscrites sur un tableau. Vous pouvez les soumettre à un vote afin d’identifier ce qui a été retenu de la journée. Si les participants sont nombreux, vous pouvez leur demander un travail collectif pour les premiers tours, puis un travail individuel.

En construisant des phrases courtes, les participants doivent éliminer ce qui leur a paru secondaire au cours de votre réunion et se concentrent uniquement sur ce qui a été important à leurs yeux : ce qu’ils retiendront. Cela vous permettra de vous assurer que vous avez bien transmis toute l’information. Si ça n’était pas le cas, vous pouvez en profiter pour appuyer sur un point en particulier et vous assurer de la bonne compréhension de votre public.

Ne perdez pas de vue pourquoi vous jouez

Avec ces quelques méthodes, vous avez les clés d’une réunion réussie. Parce que vous ferez réfléchir vos collaborateurs de manière individuelle et collective, sur des champs d’expertises variés, vous vous assurez de tirer le meilleur du groupe. C’est un des usages de l’intelligence collective. Néanmoins, il faut être prudent sur plusieurs aspects.

Veillez à bien gérer votre temps : certains exercices sont plus longs que d’autres. Il est également parfois difficile de gérer son public. Mais le plus important reste la structure de votre journée : une réunion efficace s’organise en trois temps, avec des pauses :

  • Introduction / foisonnement d’idées (échauffement créatif, dessin, brainstorm)
  • Exploration / débat (face-à-face)
  • Convergence / priorisation (résumé)

Le déroulé idéal

N’oubliez pas non plus tous les outils digitaux qui sont à votre disposition, tant pour activer l’intelligence émotionnelle que pour vous faciliter la tâche d’analyse des rendus !

Chez beekast, nous vous proposons un assistant pour mieux collaborer durant vos réunions. Essayez-le maintenant !

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