Étude de cas : Des idées innovantes pour faire de votre séminaire d’entreprise un moment de partage

Les séminaires de fin d’année sont une étape charnière dans le développement de l’activité d’une entreprise. Total Holdings a rassemblé 500 participants à l’occasion du séminaire annuel de leur service R&D. Leur objectif lors de cette plénière ?

  • identifier les enjeux des années à venir
  • libérer la parole et permettre à chacun de poser ses questions
  • dynamiser les présentations tout au long de la plénière
  • recueillir les feedbacks sur ce mode de séminaire

Total Holdings, à l’aide de l’outil et des équipes de Beekast, a imaginé un événement innovant pour atteindre ces objectifs !

Identifier les enjeux et sujets clés pour l’année à venir

Total souhaitait créer une atmosphère favorable à l’échange et créer une rupture avec le quotidien en amorçant la plénière par un ice-breaker. Les ice-breakers sont des activités simples qui ont pour but d’instaurer un climat de confiance propice aux discussions et de rapprocher les participants.

Voir notre article pour des idées d’ice-breaker innovants

Total a fait le choix d’un Nuage de Mots. Les organisateurs ont pu poser une question afin d’identifier les défis et challenges de chacun : “Quels challenges vous êtes-vous fixés pour l’année à venir ?”. Les participants peuvent répondre à la question à l’aide de mots (un seul à la fois) ou même d’émoticônes, pour créer en direct un nuage constitué de leurs réponses : plus un mot est soumis, plus il grossit par rapport aux autres !

Les participants ont soumis de nombreux mots (ou emojis) et ont ri avec leurs voisin(e)s lorsqu’ils imaginaient les réponses qu’ils allaient soumettre : mission accomplie. Avec plus de 600 mots, le rendu final était impressionnant et a permis au speaker d’introduire son sujet en s’appuyant sur ce résultat.

Libérer la parole et récolter toutes ces questions qui brûlent les lèvres

La timidité et la pudeur restent un frein à la prise de parole en public au sein duquel nombre de collaborateurs se refusent à poser leurs questions. Pour Total, l’objectif était de maximiser le nombre de questions posées et d’apporter un maximum de réponses tout en prenant en compte la réalité : le temps restreint !

Afin de recueillir toutes les questions de son auditoire, Total a incité ses participants à utiliser le Mur de Messages de Beekast.Le mur de message permet d’envoyer ses remarques ou interrogations par SMS ou via une application, afin d’augmenter le nombre de questions posées. Grâce à un système de like, l’audience a pu prioriser les questions et les intervenants ont simplement eu à les lire avant d’apporter des réponses qui intéressaient réellement les invités. Évidemment, afin de mettre en avant ces questions, elles étaient projetées sur un grand écran !

Près de 40% des participants ont pu poser leur question soit quelques 200 questions posées ! Et grâce au plus de 900 likes sur les messages, l’équipe Total et ses intervenants, ont pu faire le tri des questions et répondre aux plus pertinentes pendant les périodes de Q&A.

Animer les plénières et dynamiser, rythmer les présentations

Pour Total, lors de cette présentation des objectifs stratégiques, il était important que la communication soit aussi bien ascendante que descendante. Dans le but de dynamiser la plénière et de garder les invités attentifs, les intervenants ont présenté les objectifs et les challenges puis ont recueilli l’avis des participants sur la vision, la stratégie et le programme à mettre en place à leurs yeux.

Afin de valoriser la communication ascendante et d’engager son auditoire autour des problématiques présentées par ses intervenants, Total a fait l’usage de plusieurs activités. Ils ont mis en place plusieurs activités de Vote. Les sondages, qu’ils soient amusants ou non, détendent l’atmosphère et valorisent le sentiment d’appartenance.

Un public consulté est un public enjoué ! Chez Total, la participation de leur auditoire au sondage leur a permis de rassembler des informations stratégiques pour remplir leurs objectifs, mais aussi d’impliquer et garder l’audience attentive. Ces résultats permettent aux intervenants de construire un projet à long terme porté par toute une assemblée de collaborateurs impliqués dans cette démarche.

Rassembler les feedbacks des collaborateurs sur ce mode de séminaire

À la clôture de leur séminaire, l’équipe organisatrice a fait le choix de demander à tous les participants de répondre à un questionnaire de satisfaction. Grâce à ce questionnaire, Total a montré qu’ils étaient à l’écoute de leurs participants, et ont par la même occasion rassemblé de nombreux retours quant au déroulement de ce séminaire.

Pour Total, il était important de recueillir l’avis de ses participants sur l’événement. Ils ont donc fait le choix de partager un Formulaire en direct via Beekast dès la clôture de leur événement afin que les participants donnent un retour à chaud.

L’équipe organisatrice a partagé le questionnaire de satisfaction dès la clôture du séminaire et a fait le choix de le laisser ouvert durant plusieurs jours pour que les retardataires aient aussi le temps de le faire. Ce choix s’est avéré payant puisque 92% des participants y ont répondu !

Fédérer son assemblée en image

Avec la volonté de maximiser les interactions durant leur séminaire, Total a prouvé qu’il était primordial pour eux de placer l’humain au centre de leur événement. Afin de conclure leur séminaire sur une note sympathique, ils ont choisi de clôturer leur événement autour d’une “Photo de famille” innovante.

Total a fait le choix d’utiliser le Mur de selfies. Les participants ont envoyé une ou plusieurs photos, qui ont défilé directement sur l’écran géant avant de constituer une mosaïque en perspective du logo de Total.

Total a fait le choix de lancer l’activité pendant une pause. Les participants ont donc eu la possibilité de faire un selfie seul, à deux ou avec leur équipe. De très nombreux selfies ont été envoyés et le résultat final a été partagé aux collaborateurs dans le message de remerciements.

La mise en place de ces activités a pour but de vous aider à collaborer et dynamiser vos événements en impliquant votre auditoire. Libérez la parole dès le début de vos séminaires afin de tirer le meilleur de votre événement !

Chez Beekast, nous vous proposons un assistant pour mieux collaborer durant vos événements. Essayez-le maintenant !
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