Quel rôle joue le cadre physique et émotionnel dans vos réunions ?

En l’espace de cinq ans, le nombre d’espaces de coworking a augmenté de 785% en Ile-de-France (étude menée par le réseau national de conseil en immobilier Arthur Loyd) ! Aujourd’hui, ces espaces sont très prisés par les freelances et les startups mais pas seulement… de plus en plus d’entreprises utilisent les salles privatives comme salles de réunion.

Pourquoi ? Parce que ce changement de cadre leur apporte un regain de productivité au cours de leurs ateliers et réunions. Un changement de cadre physique, mais pas uniquement : travailler dans un environnement nouveau apporte un changement de cadre émotionnel, propice à la collaboration efficace.

Le cadre est un vecteur d’efficacité

Le cadre, lorsqu’il s’agit de collaboration, s’entend selon deux acceptions. La première est un changement physique de cadre : le lieu, l’organisation de l’espace, l’occupation que vous en faites, etc.

Le changement de cadre peut également se faire de manière émotionnelle. Ce sont de nouvelles méthodes de conduite de réunion (poussées par les outils collaboratifs digitaux ou encore des activités interactives permettant de libérer la parole, notamment) : un agenda spécifique, un leadership nouveau, l’intervention d’un coach, etc.

Ces deux aspects permettent d’instaurer un nouveau cadre, à la fois sur les plans émotionnels et physiques, qui, s’ils sont bien maîtrisés, apporteront sans aucun doute le regain de productivité que vous cherchez. Votre objectif est une réunion mens sana in corpore sano (un esprit sain, dans un corps sain).

Changer de cadre physique, comment ?

L’espace permet de bouleverser les habitudes et appuie l’organisateur dans sa conduite de la réunion.

Un lieu nouveau

Envisagez par exemple de louer une salle dans un espace de coworking. Les bénéfices sont nombreux : vous créez une rupture avec le cadre habituel de travail et rendez l’occasion spéciale. Un moment de collaboration privilégié, en marge des tâches quotidiennes.

Notre équipe travaille régulièrement au Närma, un espace de coworking inspiré des pays scandinaves où le calme et la sérénité règnent. Le propriétaire des lieux est aux petits soins, de sorte que, lorsque nous travaillons dans cette salle, nos équipes assimilent le lieu à la créativité et à un modèle de réunion particulièrement efficace.

Ce qui peut être perçu comme un inconvénient, le coût de la location, amène en réalité une logique ROIste, qui est loin d’être négative pour une réunion : l’organisateur mobilise alors chacun des participants afin d’atteindre ses objectifs, fixés en amont. Le cadre physique impacte l’organisation.

Dans le cas où vous ne sauriez pas où trouver un lieu, plusieurs sites internet vous permettent de trouver une salle proche de vos locaux, adaptée à vos besoins, comme Bird-Office, entre autres.

Organisation et occupation de l’espace

La manière dont vous disposez la salle et dont vous l’occupez affecte le déroulement de votre atelier ou de votre réunion : chaque dispositif renvoie à une conduite implicite. Quelques pistes à explorer :

  • Une table invite à s’installer et rappelle un cadre connu : celui du bureau. L’absence de table, en revanche, induit une perte des repères habituels et créé une attente, replaçant l’organisateur au centre de l’attention, dans l’attente de consignes.
  • L’organisation en rond place les participants au même niveau et invite à l’échange. Un placement en U, met en avant un modérateur et invite les participants à échanger entre eux.
  • Du mobilier comme des fauteuils, des canapé ou des tables basses créé une ambiance connue, mais en rupture avec celle du bureau, propice pour des lancements de nouveaux projets ou des séances de créativité.

Appuyez le cadre émotionnel sur le cadre physique

La localisation du lieu, la disposition et l’occupation de l’espace constituent une base solide qui permet de déployer une forme de cadre plus subtile : le cadre émotionnel.

En proposant un lieu nouveau, voire insolite, vous asseyez un leadership et affirmez la volonté de mener une réunion différente de celles auxquelles vos collaborateurs peuvent être confrontés au quotidien. Vous vous imposez comme la personne qui organise cette réunion et qui est responsable de son bon déroulement.

En amont de l’atelier, proposez un agenda simple, mais à la fois strict et flexible (c’est possible, ça ?). Veillez à lier les moments de la réunion à des objectifs ou des livrables, le plus S.M.A.R.T possible (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et Temporel) et présentez les simplement. Par exemple, pour un atelier créatif :

  • Ice-breaker : se présenter et faire connaissance, lancer la journée avec un atelier de présentation innovant.
  • Session de brainstorming pop-corn : faire émerger des idées et sélectionner trois pistes d’amélioration de notre processus d’onboarding des nouvelles recrues
  • Activité Battle : identifier 3 points forts et 3 faiblesses de notre processus d’onboarding des nouvelles recrues actuel

Cet agenda ne comporte pas d’horaires, mais il présente les grands moments de la journée, ainsi que des objectifs clairs. Vous imposez le rythme, un leadership nouveau et une ambiance de travail décontractée.

Mens sana in corpore sano - Un esprit sain dans un corps sain

Repenser le cadre des réunions est un art : jouez avec les cadres physiques et émotionnels afin de tirer le meilleurs de tous. Testez de nouveaux lieux, de nouveaux ateliers, de nouveaux outils… Les résultats sont très souvent surprenants et positifs !

Chez Beekast, nous vous proposons un assistant pour mieux collaborer durant vos réunions. Essayez-le maintenant !
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