Et si la cause d’une réunion improductive était l’ennui ? La solution est alors l’implication de ses collaborateurs. Impliquer et favoriser les échanges est un vecteur de motivation, mais aussi, et surtout, cela permet de mobiliser l’intelligence collective. L’intelligence collective est une synergie intellectuelle, elle résulte de la confrontation des connaissances et des idées de chacun. Pour cela, il faut des réunions participatives.
1. Limitez les réunions aux plus utiles
Une réunion inutile est vouée à l’échec. Vos collaborateurs ne participeront pas, vous perdrez votre temps et le leur. Assurez-vous dans un premier temps que vous avez besoin d’un temps de travail collectif, autrement vous constaterez un manque d’implication… Et de productivité.
2. Informez et préparez vos participants
Vous avez peu de temps donc assurez-vous de transmettre les documents, consignes et objectifs à tout le monde avant le jour J. Au début de la réunion, rappelez l’ordre du jour et plongez dans le vif du sujet. Rien ne vous empêche de prévoir un café avant ou après votre réunion, mais essayez d’éviter les frictions liées à l’organisation, elles sont un frein à la productivité.
3. Lancez votre réunion de manière originale
Introduisez votre réunion à l’aide d’un ice-breaker. Un ice-breaker est une courte activité visant à mettre vos participants en condition et à faire les présentations, si besoin. Vous aborderez le sujet de manière ludique et créerez une rupture avec le temps de travail en autonomie. C’est pour cette raison que de nombreux cabinets de consulting utilisent cette méthode : instaurer un climat de confiance et d’écoute dès les premiers échanges avec leurs clients leur permet de tirer plus de ces moments. Découvrez dans cet article 5 idées d’ice-breakers à mettre en place pour vos réunions.
4. Attribuez des rôles pour une conduite de réunion collective
Ces rôles informels mettent vos interlocuteurs à contribution, les obligeant ainsi à participer. L’organisateur de la réunion hérite très souvent de la position de modérateur, de time-keeper et de contributeur. Mais davantage partager ces tâches permet de se concentrer sur le contenu et la participation à la réunion.
Désignez par exemple :
- un time-keeper, qui se chargera de maximiser la productivité durant le temps imparti
- un facilitateur, qui s’assurera que tous les aspects du sujet soient abordés
- un scribe, qui prendra des notes durant toute la réunion et rédigera le compte-rendu.
5. Soignez votre présentation, pour une réunion pertinente
Chez Beekast, nous disons “KISS”, pour Keep It Stupid Simple (Restez Simple Comme Bonjour) !
Appuyez votre message avec vos slides : il serait dommage que votre audience soit trop occupée à les lire pour vous écouter ! Vos participants sont venus collaborer, pas vous lire, autrement, un mail aurait probablement suffit.
Même le plus beau des tableaux Excel reste un tableau Excel… Préférez des graphiques simples, mettant en avance des chiffres bien choisis, des photos de vos réalisations, de vos événements… Et énoncez vos chiffres. Vous transmettrez les données complètes au terme de la réunion si besoin.
