4 astuces pour organiser une réunion collaborative… à distance !

A l’ère des nouvelles technologies, la mobilité et le travail à distance redéfinissent les espaces de travail et notre manière de collaborer : la distance n’est désormais plus une barrière à la collaboration. Si, ces nouveaux modes de travail collaboratifs ont tardé à se développer en France, ils concernent aujourd’hui près d’un actif sur 5, selon le ministère du travail. Il devient alors nécessaire d’adopter de nouvelles pratiques pour favoriser la collaboration à distance, comme la réunion en ligne. Cependant, cela peut parfois s’avérer compliqué…

Aujourd’hui, nous vous proposons 4 conseils pour organiser une réunion collaborative réussie à distance :

1. Préparer en amont votre réunion

Ce n’est pas parce qu’une réunion se déroule à distance que vous ne devez pas tenir compte de son organisation ! Comme pour chaque réunion, il est primordial de la préparer en amont pour s’assurer qu’elle soit efficace et productive. Vous devez donc définir des objectifs à atteindre et un timing à respecter. Après cela, vous pourrez vous concentrer sur la préparation d’un support de présentation attractif. Pour cela, vous devez vous assurer que votre présentation ne soit pas monotone en variant les slides et les activités en fonction des objectifs que vous vous serez définis.

2. Utiliser la visioconférence

Bien-souvent, par manque de connaissance ou de moyens, les réunions à distance se déroulent uniquement par le biais de conférences téléphoniques. L’inconvénient est que les interlocuteurs ne peuvent pas se voir et ils ont alors tendance à s’interrompre et à se couper la parole plus souvent. C’est également source de désorganisation et de perte de productivité car cela empêche de savoir qui prend la parole. Pour remédier à toutes ces problématiques, nous vous préconisons d’utiliser une solution comme Beekast qui vous permet d’organiser des réunions à distance, audio et vidéo, avec jusqu’à 50 participants. Cela favorisera des échanges fluides et vous permettra de capter l’attention de vos participants.

3. Créer des interactions et dynamiser votre réunion

L’apparition d’une frontière technologique fait parfois disparaître certaines bonnes pratiques qui sont pourtant aussi importantes en présentiel qu’en distanciel. Pour favoriser la convivialité dès le début de votre réunion à distance, vous devez :

  • Rappeler aux participants qu’il est important que chacun se présente au début de la réunion s’ils ne se connaissent pas et/ou ne disposent pas d’une webcam
  • Gérer la prise de parole pour s’assurer que même les plus timides donnent leurs avis
  • Impliquer vos collaborateurs et/ou clients en leur posant des questions et en leur proposant des activités. Pour dynamiser votre réunion à distance et favoriser le collaboratif, vous pouvez utiliser une solution comme Beekast qui vous proposera des animations comme : brainstorming, vote, sondage, notation, classement de proposition… N’oubliez pas que l’interactivité est la clé de la productivité !

4. Rédiger et diffuser un débriefing

A l’issue de ce moment de travail, il est nécessaire de réaliser et de communiquer un résumé de la réunion à l’ensemble des participants. Pour vous faciliter la tâche, Beekast vous permet de centraliser l’ensemble des documents diffusés au cours de la réunion, mais également d’automatiser le compte-rendu afin de gagner du temps !

Chez Beekast, nous vous proposons un assistant pour mieux collaborer durant vos réunions. Essayez-le maintenant !
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