Ce qui fait la valeur d’une réunion, ce sont ses participants. Mais encore faut-il qu’ils participent. Loin des recettes toutes faites, la connaissance de quelques ressorts psychologiques et grands principes va vous aider à encourager une participation fructueuse lors de vos réunions.
Rien n’est plus pénible pour un animateur de réunion que de se retrouver devant un public inerte, attendant passivement « que ça passe ». Pour éviter cela, voici quelques conseils, qui ne sont pas des trucs, mais des grands principes que vous pouvez adapter à votre organisation.
1. La reconnaissance
Dans son célèbre ouvrage How to make friends and influence people, Dale Carnegie expliquait, dès 1936, le besoin fondamental de reconnaissance de tout être humain. L’entreprise est l’un des lieux où s’exprime ce besoin de reconnaissance. Chacun a envie d’y être reconnu, tout simplement en tant que personne, d’une part, et d’autre part, en tant que collaborateur avec un poste et une mission précis. C’est le premier levier de motivation pour que vos collaborateurs participent.
La reconnaissance commence par des choses très simples : être capable d’appeler les gens par leur nom et savoir précisément quel est leur rôle dans l’entreprise. Pourtant, ces basiques ne sont pas toujours au rendez-vous, notamment dans les grandes sociétés. Pour aller plus loin, l’animateur de la réunion a intérêt, autant que possible, à associer les participants, en amont, à l’ordre du jour. Quels sujets souhaitent-ils voir aborder ? Quelles questions se posent-ils ? Cela ne doit pas être un effet de manche : si l’animateur interroge les participants en amont, il faut que leurs retours se traduisent dans le contenu de la réunion. Sinon, gare à la déception !
Enfin, « reconnaissance », en français, a aussi le sens de gratitude. A la fin de la réunion, l’animateur doit exprimer cette gratitude à tous ceux qui ont participé. Un récapitulatif des principales contributions, en mentionnant leurs auteurs, montre que celles-ci ont bien été prises en compte, et favorisera la participation lors de la prochaine réunion.
2. La sincérité
La participation ne doit pas être un simulacre. Elle doit apporter de la valeur ajoutée. Cela signifie que les contributions individuelles doivent avoir des conséquences concrètes. Comme nous l’avons déjà mentionné, elles seront récapitulées en fin de réunion. Mais elles doivent aussi se retrouver dans le compte rendu. En cas de désaccords entre les participants, ceux-ci ne seront pas gommés. Au contraire, les différents points de vue seront présentés, avec diplomatie, mais aussi avec précision.
D’autre part, à quoi bon reprendre les contributions des uns et des autres dans le compte rendu si l’on n’en tient pas compte dans les faits ? Les apports individuels doivent nourrir la réflexion et orienter les décisions.
Enfin, et surtout, la participation ne doit pas être sanctionnée. Ne rejouez pas le scénario de la « Campagne des cent fleurs » : en 1957, Mao avait encouragé la critique du Parti, avant de lancer une répression féroce de ce ceux qui avaient parlé ! Pour que les gens participent lors de vos réunions, ils doivent avoir un sentiment de sécurité, et ne pas craindre que ce qu’ils diront pourra être retenu contre eux.
3. L’exigence
Une des manières d’encourager la participation en réunion est de la réclamer. L’exigence est la contrepartie de la reconnaissance : l’animateur reconnaît la valeur de ceux qu’il a réunis, et en échange il exige d’eux une contribution. Ainsi, la participation ne doit pas être une option. L’apport d’idées, le questionnement, la formulation de propositions pendant les réunions font partie intégrante de ce qui est attendu des collaborateurs dans l’entreprise.
Ceci doit être affirmé par le management, et chacun doit en avoir clairement conscience. Le message peut être formulé avec souplesse, mais il faut qu’il passe. Quand on sait le coût que représente une réunion (que l’on peut estimer par une formule simple : temps passé par chaque participant * son salaire * nombre de participants), on comprend que la réunion ne saurait être un synonyme de sieste ou d’écoute passive.
4. L’économie
Vos collaborateurs doivent percevoir l’utilité des réunions si vous voulez qu’ils participent. Pour cela, vous devez d’abord en limiter le nombre. Pour chaque réunion, tâchez également de limiter le nombre de participants. De la sorte, vous ferez faire des économies à votre entreprise, comme nous l’avons déjà mentionné. Mais c’est aussi l’un des aspects de la reconnaissance. En effet, en limitant le nombre de réunions, vous reconnaissez le fait que vos collaborateurs sont occupés, et vous montrez que vous ne les sollicitez qu’à bon escient. En n’invitant que les personnes qui peuvent vraiment apporter quelque chose aux discussions, vous reconnaissez le rôle, les compétences et les connaissances de ceux que vous invitez.
Enfin, l’économie consiste aussi à ne solliciter les participants que sur ce qui compte vraiment. Demandez leur avis sur les points vraiment importants : vous montrerez ainsi que vous valorisez leur intelligence et prenez leur participation au sérieux.
5. Le dynamisme
Lorsqu’un meeting est vivant, on a plus envie de participer. C’est humain. C’est pourquoi il faut éviter les réunions trop formelles. Essayez d’insuffler une dose de décontraction. Vous pouvez pour cela recourir aux visuels, à l’utilisation de tableaux blancs ou de tableaux numériques. Veillez également à votre langage corporel : adoptez une posture ouverte, regardez les gens, déplacez vous… Votre communication non verbale contribuera à mettre les participants à l’aise.
Si la culture d’entreprise s’y prête, vous pouvez aussi ludifier vos réunions (« gamification ») : utilisez un chronomètre interactif, des indicateurs visuels identifiant les points traités et ceux restant à couvrir, des compteurs de contributions permettant de calculer des scores individuels, etc.
La participation en réunion est le fruit de la culture de l’entreprise et de son approche des réunions. Celles-ci doivent être vues comme des moments de cohésion, de débats et de productivité. La prise en compte de leviers psychologiques fondamentaux et le recours à des techniques simples vous permettront d’obtenir cette participation tant recherchée, et surtout une participation utile.
