Ce que font vraiment les participants pendant vos événements

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Organisateur d’un événement, vous y mettez tout votre cœur. Mais il n’en est pas toujours de même de vos participants : certains  consultent leurs e-mails, d’autres réservent leurs prochaines vacances ou « likent » des vidéos de chatons…  Comment s’en apercevoir, comment l’expliquer, et surtout comment réagir ?

Vous avez travaillé pendant des mois sur un événement à portée stratégique : séminaire de motivation interne, présentation d’une nouvelle offre, atelier de formation… A juste titre, vous en attendez un retour. Mais pendant que vous êtes sur la scène, êtes-vous bien sûr que les participants vous suivent ? Allez-vous vraiment retirer le bénéfice que vous attendez ?

1. Détecter la perte d’attention

Dans le feu de l’action, il n’est pas toujours facile de s’apercevoir que vos auditeurs ne vous écoutent pas ou plus. Pourtant, certains signes ne trompent pas :

– Les visages sont baissés au lieu de vous regarder ou de regarder votre présentation ;

– Un brouhaha commence à monter de la salle ;

– Au contraire, un silence de mort règne, personne ne réagissant à vos arguments clés ou à vos pointes d’humour.

Cependant, ces signaux restent subtils. Pour pouvoir les détecter, vous devez, en tant qu’animateur, ménager des pauses dans votre discours pour mesurer, à plusieurs reprises, que votre public est toujours avec vous. Ces pauses peuvent être de plusieurs ordres :

– Vous interpellez votre public par une question ;

– Vous sollicitez des questions dans la salle ;

– Vous ponctuez votre discours par des sessions d’interactivité (nuages de mots clés, sondages, quizzes…)

En fonction du degré de participation de vos auditeurs, vous pouvez alors estimer leur intérêt pour votre discours.

2. Comprendre l’absence ou la perte d’intérêt pour votre événement

Une typologie des participants va nous aider à comprendre pourquoi certains, à un moment donné, n’écoutent plus ce que vous ou vos intervenants racontez.

Schématiquement, on peut séparer les participants à un événement en deux sous-ensembles :

les volontaires, ceux qui se sont inscrits de leur propre chef à votre événement, parce que le programme les intéressait ;

les « commis d’office », ceux qui participent à votre événement parce que leur chef (ou leur client) leur a demandé de le faire.

Les membres de chacun de ces sous-ensembles ont deux options : participer activement à l’événement auquel ils assistent, ou faire tout autre chose.

Le fait est que les moyens modernes, notamment l’Internet et le Wi-Fi, généralement disponibles désormais dans tout événement digne de ce nom, offrent un vaste éventail de possibilités pour se divertir au lieu de participer activement :

– Consulter ses e-mails personnels ou professionnels ;

– Travailler sur un rapport ou un dossier important ;

– Bavarder sur les médias sociaux ;

– Regarder des vidéos, le casque vissé dans les oreilles, en plombant au passage la bande passante disponible pour les autres participants…

Mais pourquoi certains inscrits à votre conférence ou à votre séminaire vont-ils participer, alors que d’autres vont faire tout autre chose ?

Le tableau suivant va nous aider à y voir plus clair en distinguant quatre profils psychologiques :

Type de participant / comportement
Volontaires
« Commis d’office »
Participent activement
Les impliqués
Les consciencieux
Font tout autre chose
Les déçus ou les décrocheurs
Les rebelles

Les impliqués ont souhaité participer à votre événement et, en cohérence avec leur inscription, ils écoutent et participent.

Les « consciencieux » auraient préféré ne pas être là, mais ils sont professionnels : ils écoutent et participent.

Les déçus fondaient un grand espoir dans l’événement auquel ils avaient décidé de participer, mais finalement ils ne trouvent pas ce qu’ils attendaient. Parmi eux, certains s’en aperçoivent tout de suite, d’autres, les décrocheurs, renoncent à vous suivre au bout d’un certain temps.

Les rebelles n’avaient pas envie de venir et ils comptent bien rendre ces moments les moins pénibles possible en travaillant ou en s’amusant.

On comprend aisément que ce sont les deux dernières catégories, les déçus / décrocheurs et les rebelles qui vont ici nous préoccuper.

3. Ranimer l’attention et la participation

Mieux vaut prévenir que guérir : la première chose à faire est donc de travailler en amont pour éviter le phénomène de déception. Cela passe par deux choses :

– Un ciblage précis de vos participants, pour que ne soient inscrites que des personnes dont les centres d’intérêt coïncident avec le programme de votre événement ;

– Une participation des inscrits à la conception du programme de l’événement.

Interrogez les futurs participants sur les sujets qui les intéressent, les questions qu’ils se posent, les intervenants qu’ils aimeraient voir prendre la parole, etc. Selon la nature de votre audience (par exemple : collaborateurs internes / participants externes ; a priori actifs ou plutôt dans l’expectative…), différents degrés de concertation sont possibles, allant du vote sur une série de propositions jusqu’à une véritable co-construction du programme.

En procédant ainsi, vous réduisez le risque  d’avoir des déçus dans votre assistance. Mais vous n’êtes pas tout à fait à l’abri d’avoir des décrocheurs : malgré votre préparation méticuleuse, certains cessent de vous suivre au bout d’un moment.

Vous devez donc être capable de « repêcher » les décrocheurs. Pour cela, vous devez absolument avoir du feedback pendant le cours même de l’événement, comme nous l’avons vu dans la première partie. Les sondages, nuages de mots et autres interactions vont agir comme autant de balises vous permettant de rectifier le tir, pour recentrer votre discours sur les attentes de vos participants.

Reste le cas des rebelles : ils sont là, physiquement, dans la salle, mais leur esprit est ailleurs.  Ils se sont fait une préconception sur votre événement : vous devez donc les surprendre. Leur montrer que, après tout, cet événement n’est pas si inintéressant.

Je me souviens avoir craint m’ennuyer terriblement lors d’un séminaire sur un sujet abscons auquel un ancien employeur m’avait demander d’assister. Or, j’ai été agréablement surpris par la réalisation d’un challenge en direct par l’animateur, appuyé par des votes. Je me suis laissé prendre au jeu et conserve de cet événement un souvenir de dynamisme qui a contribué, après coup, à me forger une image positive de l’organisateur.

En réalité, les rebelles constituent une chance : si vous réussissez à les surprendre et à les embarquer, ils deviennent bien souvent les premiers ambassadeurs pour vos futurs événements.

Bien cibler les personnes que vous invitez et les associer à la conception de votre événement sont les meilleurs moyens d’éviter les déceptions et les comportements contre-productifs. Gardez toutefois en mémoire qu’un événement n’est pas un film dont le scénario serait totalement écrit à l’avance. C’est pourquoi les outils d’animation jouent deux rôles complémentaires : mesurer l’attention de votre audience et la ranimer au besoin.

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