« Chérie j’ai rétréci ta présentation ! »

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Qui n’a jamais somnolé à l’occasion d’une présentation fleuve ? C’est le rôle de l’organisateur de l’événement d’éviter ce désagrément. Tout le monde y gagne : l’organisateur, mais aussi l’assistance et, en fin de compte, les intervenants eux-mêmes.

En cette fin de séminaire, confortablement installé dans votre fauteuil, dans une semi-pénombre, vous sombrez insensiblement dans une douce torpeur à l’écoute de cette n-ième intervention qui n’en finit pas… Cela vous rappelle quelque chose ? Pourtant, le speaker racontait peut-être des choses passionnantes. Si seulement sa présentation avait été plus courte…

Pourquoi c’est à l’organisateur de contrôler la durée des présentations

Si l’on décroche lors d’une intervention, ce n’est pas nécessairement à cause de sa longueur. La principale cause d’inattention n’est pas la durée de la présentation, mais l’ennui qu’elle suscite. Comme l’explique le formateur et coach TJ Walker, « un discours de trois minutes peut être trop long si vous êtes incroyablement ennuyeux ». C’est la raison pour laquelle l’intervenant ne doit pas se focaliser sur la durée de son discours mais sur son intérêt.

L’organisateur de l’événement doit fixer un cadre au préalable, en indiquant à chaque speaker la durée qui lui est allouée. Ensuite, il doit revoir les présentations, pour s’assurer qu’elles entrent bien dans ce cadre, l’idéal étant bien sûr de procéder à une simulation.

S’il s’avère que la présentation est manifestement trop longue, l’organisateur ne devrait pas laisser l’intervenant seul la raccourcir. Mieux vaut qu’il travaille avec lui, en apportant son expérience : son regard extérieur est précieux pour sélectionner les points qui passionneront le public.

Certes, cela nécessite un investissement important de la part de l’organisateur. Mais est-ce que cela ne fait pas partie de son rôle ? En participant au travail de sélection des éléments clés dans chaque présentation, il contribue également à laisser du temps aux autres intervenants pour s’exprimer. Il en va de l’équilibre de l’événement dans son ensemble.

Des présentations plus courtes retiennent mieux l’attention de l’assistance

Quelle est la durée idéale d’une présentation ? Plusieurs études tendent vers la même conclusion : entre 15 et 20 minutes. L’une des premières expériences significatives sur ce sujet a été menée par la Marine américaine (US Navy) dans les années 70. L’armée voulait maximiser la valeur du temps d’instruction des recrues. Alors que les chercheurs s’attendaient à une durée optimale de l’ordre d’une heure, ou à tout le moins d’une demi-heure, ils eurent la surprise de constater qu’après 18 minutes l’attention des recrues chutait massivement.

Plus près de nous, une expérience menée en 2007 par Maureen Murphy de l’University of North Texas a comparé deux groupes d’adultes écoutant des présentations en univers professionnel : le premier groupe assistait à des présentations d’une heure d’affilée, tandis que le deuxième assistait à des présentations d’une heure mais entrecoupées toutes les 20 minutes par de petites pauses. Résultat : les personnes du deuxième groupe appréciaient davantage les présentations, restituaient davantage d’informations quand on les interrogeait juste après et avaient un meilleur taux de mémorisation après un mois.

En réalité, il n’y a pas de norme en matière de durée de présentation. Encore une fois, si votre orateur est passionnant, il pourra captiver l’attention de votre auditoire pendant des durées plus longues. Tous les auditoires ne sont pas non plus les mêmes. Mais ce qu’il faut retenir de ces études, c’est qu’il vaut mieux découper son sujet en plusieurs présentations relativement brèves (de l’ordre de vingt minutes en moyenne), plutôt de que faire de longues présentations magistrales.

Mais que faire pendant les pauses ? Celles-ci peuvent être consacrées tout simplement à de la décontraction, un relâchement de la tension ou du networking. Mais elles peuvent aussi être exploitées pour inviter l’assistance à participer à des activités en lien avec l’exposé : poser des questions, faire un petit jeu, répondre à un sondage, prendre part à une session de créativité, etc. Ceci participe de ce que les pédagogues appellent l’« apprentissage actif », propice au maintien de l’attention.

Faire plus court, c’est aussi l’intérêt de l’intervenant

Au vu de ce qui précède, on comprend que l’intervenant lui-même a tout intérêt à ne pas prolonger inutilement sa prise de parole. En faisant une présentation plus courte, ou en aménageant des pauses créatives au cours de son exposé, il retiendra mieux l’attention de son auditoire. Au final, son message aura plus d’impact.

Par ailleurs, la créativité est affaire de contrainte. Comme l’a dit en son temps le poète et dramaturge anglais T.S. Eliot : « Forcée à fonctionner dans un cadre strict, l’imagination tourne à plein régime, et produit ainsi ses idées les plus riches. Sans aucune contrainte, le travail risque de s’éparpiller ». En contenant son intervention dans un temps plus réduit, l’orateur est obligé de faire preuve d’imagination pour condenser son discours avec un minimum de perte. Il cherchera à dire autant, mais en moins de mots, ou à se concentrer sur l’essentiel. Dans les deux cas, son discours aura plus de substance et d’intensité.

Troisièmement, en maintenant sa durée de présentation dans les limites du raisonnable, il ménage du temps pour une ou plusieurs sessions de questions-réponses. En engageant son public, il favorise l’assimilation, et ses réponses seront l’occasion pour lui de dire ce qu’il n’aurait pas eu le temps de dire pendant son exposé formel.

Last but not least, en parlant moins longtemps, l’intervenant se garde du temps pour écouter les présentations des autres. Ce-faisant, il maximise l’utilité qu’il retire de sa participation à l’événement, en apprenant également des autres.

En veillant à ce que les interventions ne s’éternisent pas, l’organisateur d’un événement contribue à ce que chacune d’entre elles soit une véritable pépite riche en informations. C’est aussi l’occasion d’explorer d’autres modes de présentation, avec plus d’originalité et d’impact que les discours traditionnels.

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